Avec Libeo, pas besoin de faire la saisie à la main, c'est notre OCR qui travaille !
Néanmoins, vous aurez à opérer une vérification des champs et au besoin vous pourrez rajouter des éléments.
Contrôler ma facture
Cliquez sur l'onglet « Contrôler » ;
Cliquez sur le bouton « Contrôler » au niveau de la facture de votre choix ;
Vous accédez à la page de contrôle.
Si vous voyez un symbole ⚠️ attention c'est que Libeo suspecte un doublon.
Si le document comporte plusieurs factures, il faudra procéder à un découpage en cliquant sur les pointillés avec les ciseaux qui se trouvent entre les différentes pages.
Vous avez la possibilité dans le volet de contrôle en cliquant sur les 3 petits points à côté du type de document (ici Facture) de :
Télécharger la facture ;
Supprimer la facture.
Fournisseur
Libeo identifie le fournisseur grâce au SIRET indiqué sur la facture ou le nom du fournisseur ;
Si votre fournisseur existe déjà sur votre compte, il sera indiqué « Déjà partenaire » à côté du nom du fournisseur.
Si votre fournisseur est un nouveau fournisseur, il sera indiqué « Nouveau partenaire ».
Si rien ne s'affiche, cherchez manuellement le fournisseur ;
Si le message « Aucun résultat pour ... » s'affiche c'est que ce fournisseur ne semble pas être répertorié sur votre compte, dans ce cas cliquez sur « Voir les suggestions du réseau Libeo » ;
Si votre recherche n'aboutit pas ou que vous ne souhaitez pas utiliser la base de données proposée, cliquez sur « Créer le fournisseur » ;
Celui-ci apparaitra dans l'onglet « Fournisseurs ». Vous pourrez compléter ses informations si besoin : https://help.libeo.io/fr/articles/8061953-gerer-les-informations-de-mes-fournisseurs
Si vous avez souscrit à un plan Expert, vous pouvez ajouter plusieurs comptes généraux et ainsi modifier le compte général lors du contrôle : https://help.libeo.io/fr/articles/6659772-parametrer-mes-comptes-generaux.
Informations
Libeo saisie la date de facturation, la date d'échéance, le numéro de facture, les totaux HT et TTC ainsi que la devise ;
Si vous avez souscrit à un plan Expert, vous avez la possibilité de créer une règle d'automatisation sur la date d'échéance en vous rendant sur la fiche fournisseur ou lors de l'import en masse de vos fournisseurs :
Au besoin, rajoutez des catégories ainsi qu'une description. Les catégories serviront à analyser plus finement vos dépenses.
Par défaut l'ensemble des utilisateurs peuvent créer des catégories, mais cela est paramétrable : https://help.libeo.io/fr/articles/8058346-gerer-les-acces-et-les-droits-des-membres
Vérifier comptabilité et axes analytiques
Comptabilité simple
Choisissez la comptabilité simple si vous souhaitez associer un compte comptable ainsi qu'un compte de TVA à une facture.
Comptabilité avancée
Choisissez la comptabilité avancée si vous souhaitez ventiler votre facture sur plusieurs comptes comptables, TVA ou codes analytiques (plan Expert uniquement).
A savoir
Un plan comptable est disponible par défaut sur Libeo, vous avez la possibilité d'importer votre propre plan : https://help.libeo.io/fr/articles/5880665-integrer-mon-plan-comptable
Par défaut, lors du contrôle d’une facture tous les utilisateurs de votre compte peuvent voir et saisir les informations de comptabilité, mais cela est paramétrable : https://help.libeo.io/fr/articles/8058346-gerer-les-acces-et-les-droits-des-membres
Vous pouvez indiquer des montants négatifs dans vos comptes d'achat pour gérer les redevances, royalties ou commission par exemple : https://help.libeo.io/fr/articles/8333243-indiquer-des-montants-negatifs-sur-vos-comptes-d-achat-lors-du-controle-d-une-facture
Lorsqu'un utilisateur n’a pas ce droit lors du contrôle d'une facture, alors
soit vous avez préalablement défini une règle d’automatisation des comptes comptables appliqués sur ce fournisseur et alors la facture sera affectée au compte prédéfini.
soit vous n'avez pas défini de règle et alors la facture sera affectée aux comptes par défaut « Compte d'attente 471000 » et « TVA déductible 445660 »
Associer vos commandes ou avoirs
Si vous avez intégré précédemment des bons de livraisons, commandes, factures proforma ou avoirs non utilisés, Libeo vous propose de les associer votre facture.
Commandes
Vous pouvez associer une ou plusieurs commandes à votre facture :
Avoirs
Vous pouvez également associer un avoir, ce qui permettra de diminuer le reste à payer de la facture : https://help.libeo.io/fr/articles/5881131-utiliser-un-avoir-sur-une-facture#h_8088ea33d3
⚠️ Seuls les avoirs non utilisés et d'un montant inférieur à votre facture sont proposés.
Demander une approbation
Il est possible de demander une approbation à une ou plusieurs personnes, utilisatrices ou non de Libeo, afin de finaliser le contrôle de la facture : https://help.libeo.io/fr/articles/5881073-demander-une-approbation-sur-une-facture
Modifier vos options de paiement
Sur Libeo vous pouvez organiser l'ensemble de vos factures que vous comptiez les payer en dehors ou sur la plateforme. Par défaut la méthode de paiement via Libeo sera choisie dans l'encart « Modifier vos options de paiement ».
Néanmoins vous avez la possibilité de changer la méthode de paiement en cliquant sur l'encart et choisissez de la payer en dehors de Libeo
A savoir
Si pour certains fournisseurs vous réglez toujours en dehors de Libeo, alors vous avez la possibilité de mettre en place un automatisme pour gagner du temps : https://help.libeo.io/fr/articles/5880646-creer-mes-fournisseurs.
Ainsi à la fin du formulaire de contrôle il y aura l’indication que la facture est réglée en dehors le Libeo (en CB chèque...), vous n'aurez donc pas à l'indiquer plus tard.
Continuer plus tard ou Valider
Une fois que vous avez fait toutes les vérifications :
Si vous cliquez sur « Continuer plus tard » si vous ne souhaitez pas valider immédiatement la facture, les informations renseignées seront enregistrées ;
Si vous cliquez sur « Valider » ou « Valider et envoyer en approbation » ;
La facture ira dans l'onglet « Payer » et se verra attribuer le statut correspondant à ce que vous aurez indiqué ou fait lors du contrôle.
A savoir
Lors du contrôle d'une 1ere facture d'un fournisseur, tous les champs indiqués créeront automatiquement une règle d'automatisation, vous avez la possibilité d'en créer de nouvelles ou de les modifier via l'onglet « Automatisations » : https://help.libeo.io/fr/articles/5880668-creer-ou-modifier-mes-regles-d-automatisations
Tous les champs remplis lors de cette étape pourront être modifiés par la suite au besoin : https://help.libeo.io/fr/articles/5881124-modifier-ou-supprimer-une-facture
Vous avez la possibilité d'importer des règles d'automatisation lors de l'import en masse de vos fournisseurs : https://help.libeo.io/fr/articles/5880646-creer-mes-fournisseurs#h_ab981131d8
Vidéo tutoriel