Avec Libeo, pas besoin de faire la saisie à la main, c'est notre OCR qui travaille !
Néanmoins, vous aurez à opérer une vérification des champs et au besoin vous pourrez ajouter des éléments.
Contrôler ma facture
Depuis l'encart « Validation rapide »
Consultez le détail de l'article sur le contrôle automatique par Intelligence artificielle : https://help.libeo.io/fr/articles/8675545-controler-mes-factures-par-intelligence-artificielle-ia
Pour contrôler automatiquement vos factures sans les consulter :
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Dans l'encart « Validation rapide » ;
Cochez les factures et validez en masse.
Le tour est joué !
Depuis l'encart « Ces documents requièrent votre attention »
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Cliquez sur « Contrôler » au niveau de la facture à contrôler ;
Vous accédez au volet de contrôle du document.
Si vous voyez un symbole ⚠️ en orange, c'est que Libeo suspecte un doublon.
⚠️ Si le document comporte plusieurs factures, il faudra procéder à un découpage en cliquant sur les pointillés avec les ciseaux qui se trouvent entre les différentes pages afin de scinder le document en plusieurs documents à contrôler.
Télécharger, convertir ou supprimer le document
Vous avez la possibilité dans le volet de contrôle en cliquant sur les 3 petits points à côté du type de document de :
Télécharger la facture, l'avoir ou la commande ;
Supprimer la facture, l'avoir ou la commande.
Fournisseur
Reconnaissance du fournisseur
L'OCR de Libeo identifie le fournisseur grâce au SIRET indiqué sur le document.
Si votre fournisseur n'a pas indiqué de SIRET sur le document, l'OCR de Libeo cherche le nom du fournisseur indiqué sur le document.
Ainsi, si votre fournisseur existe déjà sur votre compte, il sera indiqué « Déjà partenaire » à côté du nom du fournisseur.
Si votre fournisseur est un nouveau fournisseur, il sera indiqué « Nouveau partenaire ».
Mon fournisseur n'est pas reconnu
Si rien ne s'affiche, vous avez la possibilité de :
Chercher manuellement votre fournisseur dans la liste des fournisseurs enregistrés sur votre compte et puis sélectionnez-le.
Si malgré la recherche, vous avez un message « Aucun résultat pour ... », c'est que ce fournisseur n'est pas répertorié sur votre compte, dans ce cas cliquez sur « Voir les suggestions du réseau Libeo » ;
Si votre recherche n'aboutit pas ou que vous ne souhaitez pas utiliser la base de données proposée, cliquez sur « Créer le fournisseur » ;
Celui-ci apparaitra dans l'onglet « Fournisseurs ». Vous pourrez compléter ses informations si besoin : https://help.libeo.io/fr/articles/8061953-gerer-les-informations-de-mes-fournisseurs
Modifier le compte général
Vous pouvez ajouter plusieurs comptes généraux et ainsi modifier le compte général lors du contrôle : https://help.libeo.io/fr/articles/6659772-parametrer-mes-comptes-generaux.
Informations
Libeo saisie la date de facturation, la date d'échéance, le numéro de facture, les totaux HT et TTC ainsi que la devise ;
En fonction de certains abonnements, vous avez la possibilité de créer une règle d'automatisation sur la date d'échéance en vous rendant sur la fiche fournisseur ou lors de l'import en masse de vos fournisseurs :
Au besoin, ajoutez des catégories ainsi qu'une description. Les catégories serviront à analyser plus finement vos dépenses.
Par défaut l'ensemble des utilisateurs peuvent créer des catégories, mais cela est configurable : https://help.libeo.io/fr/articles/8058346-gerer-les-acces-et-les-droits-des-membres
Vérifier comptabilité et axes analytiques
Ventiler votre facture sur un ou plusieurs comptes d'achat, compte de TVA ou codes analytiques* (*Disponible sur certains abonnements uniquement).
A savoir
Un plan comptable est disponible par défaut sur Libeo, vous avez la possibilité d'importer votre propre plan : https://help.libeo.io/fr/articles/5880665-integrer-mon-plan-comptable
Par défaut, lors du contrôle d’une facture tous les utilisateurs de votre compte peuvent voir et saisir les informations de comptabilité, mais cela est configurable : https://help.libeo.io/fr/articles/8058346-gerer-les-acces-et-les-droits-des-membres
Vous pouvez indiquer des montants négatifs dans vos comptes d'achat pour gérer les redevances, royalties ou commission par exemple : https://help.libeo.io/fr/articles/8333243-indiquer-des-montants-negatifs-sur-vos-comptes-d-achat-lors-du-controle-d-une-facture
Lorsqu'un utilisateur n’a pas le droit de « Voir la comptabilité » lors du contrôle d'une facture, il ne pourra pas accéder à l'encart Vérifier comptabilité et axes analytiques.
Soit vous avez préalablement défini une règle d’automatisation sur les comptes comptables (achat, TVA, analytique) à appliquer sur ce fournisseur et dans ce cas, la facture sera ventilée sur les comptes prédéfinis.
Soit vous n'avez pas défini de règle d'automatisation et dans ce cas, la facture sera ventilée sur les comptes par défaut « Compte d'attente 471000 » et « TVA déductible 445660 »
Associer mes commandes ou avoirs
Si vous avez intégré précédemment des bons de livraisons, commandes, factures proforma ou avoirs non utilisés, Libeo vous propose de les associer votre facture.
Commandes
Vous pouvez associer une ou plusieurs commandes à votre facture :
Avoirs
Vous pouvez également associer un avoir, ce qui permettra de diminuer le reste à payer de la facture : https://help.libeo.io/fr/articles/5881131-utiliser-un-avoir-sur-une-facture#h_8088ea33d3
Demander une validation
Il est possible de demander une validation à une ou plusieurs personnes, utilisatrices ou non de Libeo, afin de finaliser le contrôle de la facture : https://help.libeo.io/fr/articles/5881073-demander-une-validation-sur-une-facture
Modifier mes options de paiement
Sur Libeo vous pouvez organiser l'ensemble de vos factures que vous comptiez les payer en dehors de Libeo (CB, chèque, LCR...) ou sur via Libeo.
Par défaut, la méthode de paiement via Libeo sera choisie dans l'encart « Modifier vos options de paiement ».
Néanmoins, vous avez la possibilité de changer la méthode de paiement en cliquant sur l'encart et choisissez de la payer en dehors de Libeo
A savoir
Si pour certains fournisseurs, vous réglez toujours en dehors de Libeo, alors vous avez la possibilité de mettre en place un automatisme pour gagner du temps : https://help.libeo.io/fr/articles/5880646-creer-mes-fournisseurs.
Ainsi à la fin du formulaire de contrôle il y aura l’indication que la facture est réglée en dehors le Libeo (CB, chèque...), vous n'aurez donc plus à l'indiquer pour les prochaines factures de ce fournisseur.
Continuer plus tard ou Valider
Une fois que vous avez fait toutes les vérifications, vous pouvez choisir de cliquer sur :
« Continuer plus tard » si vous ne souhaitez pas valider immédiatement la facture, les informations renseignées seront enregistrées.
« Envoyer en validation » pour valider et envoyer au validateur. La facture contrôlée ira dans l'onglet « En validation » et vous passerez à la prochaine facture à contrôler.
« Valider » pour valider la facture. La facture contrôlée ira dans l'onglet « Paiements » vous passerez à la prochaine facture à contrôler et vous passerez à la prochaine facture à contrôler.
« Préparer le paiement » depuis la flèche du bouton afin de préparer le paiement de la facture contrôlée immédiatement.
Retrouvez l'intégralité des factures contrôlées dans l'onglet « Achats » puis « Documents »
A savoir
Lors du contrôle d'une 1ere facture d'un fournisseur, tous les champs indiqués créeront automatiquement une règle d'automatisation, vous avez la possibilité d'en créer de nouvelles ou de les modifier via l'onglet « Automatisations » : https://help.libeo.io/fr/articles/5880668-creer-ou-modifier-mes-regles-d-automatisations
Vous avez la possibilité d'importer des règles d'automatisation lors de l'import en masse de vos fournisseurs : https://help.libeo.io/fr/articles/5880646-creer-mes-fournisseurs#h_ab981131d8
Tous les champs remplis lors de cette étape pourront être modifiés par la suite au besoin : https://help.libeo.io/fr/articles/5881124-modifier-ou-supprimer-une-facture
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