Avec Libeo, pas besoin de faire la saisie à la main, c'est notre OCR qui travaille !
Néanmoins, vous aurez à opérer une vérification des champs et au besoin vous pourrez ajouter des éléments.
Contrôler ma facture
Les différentes sections
Les différentes sections
Section « Validation rapide »
Une facture peut être contrôlée automatiquement et sans la consulter si elle répond à certains critères permettant le contrôle automatique par Intelligence artificielle.
Dans ce cas, la facture apparaitra dans l'encart « Validation rapide » de l'onglet « Réception ». Contrôlez automatiquement vos factures traitées par IA :
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Dans l'encart « Validation rapide » ;
Cochez les factures et validez en masse.
Le tour est joué !
Section « Ces documents requièrent votre attention »
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Cliquez sur « Contrôler » au niveau de la facture à contrôler ;
Vous accédez au volet de contrôle du document.
Si vous retrouvez le symbole ⚠️ c'est que votre document est considéré comme doublon.
⚠️ Si le document comporte plusieurs factures, il faudra procéder à un découpage en cliquant sur les pointillés avec les ciseaux qui se trouvent entre les différentes pages afin de scinder le document en plusieurs documents à contrôler.
À savoir
Nous traitons d'hors et déjà les factures éléctroniques importées sur votre compte. Vous retrouvez la mention « Facture électronique » dans la colonne type.
Section « Documents indésirables »
La section « Documents Indésirables » regroupe les documents non facturables ou les doublons importés par mail sur Libeo.
Télécharger, convertir ou supprimer ma facture
Vous avez la possibilité dans le volet de contrôle en cliquant sur les 3 petits points à côté du type de document de :
Télécharger la facture ;
Déplacer dans la GED ;
Supprimer la facture.
Vous pouvez également faire ses actions en cliquant sur « Contrôler » puis en haut à gauche du document sur les 3 petits points à côté du type de document.
À savoir
Retrouvez qui a importé la facture au sous la date d'import ou depuis le document en cliquant sur « Contrôler » puis en haut à gauche du document en dessous du type de document.
Si le document a été envoyé par mail, vous pouvez également retrouver le mail envoyé.
1. Fournisseur
Reconnaissance du fournisseur
Reconnaissance du fournisseur
L'OCR (reconnaissance optique de caractères) identifie le fournisseur grâce au SIRET indiqué sur le document.
Si votre fournisseur n'a pas indiqué de SIRET sur le document, l'OCR de Libeo cherche le nom du fournisseur indiqué sur le document.
Ainsi, si votre fournisseur existe déjà sur votre compte, il sera indiqué « Déjà partenaire » à côté du nom du fournisseur.
Si votre fournisseur est un nouveau fournisseur, il sera indiqué « Nouveau partenaire ».
Mon fournisseur n'est pas reconnu
Mon fournisseur n'est pas reconnu
Si rien ne s'affiche, vous avez la possibilité de :
Chercher manuellement votre fournisseur dans la liste des fournisseurs enregistrés sur votre compte et puis sélectionnez-le.
Si malgré la recherche, vous avez un message « Aucun résultat pour ... », c'est que ce fournisseur n'est pas répertorié sur votre compte, dans ce cas cliquez sur « Voir les suggestions du réseau Libeo » ;
Si votre recherche n'aboutit pas ou que vous ne souhaitez pas utiliser la base de données proposée, cliquez sur « Créer le fournisseur ».
Celui-ci apparaitra dans l'onglet « Fournisseurs ». Vous pourrez compléter ses informations si besoin.
À savoir
Vous pouvez mettre à jour le compte auxiliaire de votre fournisseur lors du contrôle.
Vous pouvez également mettre à jour l'IBAN de votre fournisseur ou le renseigner.
IBAN en vert : L'IBAN trouvé sur le document et celui du fournisseur sont identiques.
IBAN en orange : L'IBAN détecté sur le document (FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXX) est différent de celui du fournisseur.
IBAN en rouge : L'IBAN a été reconnu sur le document sera ajouté au fournisseur.
2. Informations
Libeo saisie la date de facturation, la date d'échéance, le numéro de facture, les totaux HT et TTC ainsi que la devise.
Vous avez la possibilité de mettre un pourcentage dans la case de TVA afin que le calcul se fasse automatiquement.
En fonction de certains abonnements, vous avez la possibilité de créer une règle d'automatisation sur la date d'échéance en vous rendant sur la fiche fournisseur ou lors de l'import en masse de vos fournisseurs.
Au besoin, ajoutez des catégories ainsi qu'un commentaire interne.
Les catégories serviront à analyser plus finement vos dépenses.
Par défaut, l'ensemble des utilisateurs peuvent créer des catégories, mais cela est configurable.
Il est également possible d’ajouter une pièce jointe complémentaire (document, image, justificatif) afin de centraliser toutes les informations utiles à son traitement. Ces documents sont accessibles par les validateurs et les ajouts/suppressions sont visibles dans le fil d’activité.
3. Vérifier comptabilité et axes analytiques
Modifiez le compte général ou le journal d'achat si besoin et ventilez votre facture sur un ou plusieurs comptes d'achat, compte de TVA ou codes analytiques ainsi qu'une période et date de comptabilisation.
À savoir
💡 Vous pouvez faire des calculs afin d'entrer des montants dans les champs comptables. Par exemple 32,92+2,98 puis entrer cela mettra automatiquement 35,90€.
Un plan comptable est disponible par défaut sur Libeo, vous avez la possibilité d'importer votre propre plan ou d'ajouter des comptes un par un.
Lors du contrôle d’une facture, tous les utilisateurs de votre compte peuvent voir et saisir les informations de comptabilité, mais cela est configurable.
Vous pouvez indiquer des montants négatifs dans vos comptes d'achat pour gérer les redevances, royalties ou commission ainsi que vos comptes de TVA.
Vous pouvez ajouter un compte de consigne/déconsigne.
Lorsqu'un utilisateur n’a pas le droit de « Voir la comptabilité » lors du contrôle d'une facture, il ne pourra pas accéder à l'encart Vérifier comptabilité et axes analytiques.
Soit vous avez préalablement défini une règle d’automatisation sur les comptes comptables (achat, TVA, analytique) à appliquer sur ce fournisseur et dans ce cas, la facture sera ventilée sur les comptes prédéfinis.
Soit vous n'avez pas défini de règle d'automatisation et dans ce cas, la facture sera ventilée sur les comptes par défaut « Compte d'attente 471000 » et « TVA déductible 445660 ».
Vous pouvez donner le droit à un utilisateur d'uniquement gérer l'analytique.
4. Associer mes demandes d'achat, commandes ou avoirs
Si vous avez intégré précédemment des demandes d'achat, commandes ou avoirs non utilisés, Libeo vous propose de les associer votre facture.
Demandes d'achat
Vous pouvez associer une ou plusieurs demandes d'achat à votre facture.
Commandes
Vous pouvez associer une ou plusieurs commandes à votre facture.
Avoirs
Vous pouvez également associer un avoir, ce qui permettra de diminuer le reste à payer de la facture.
5. Demander une validation
Il est possible de demander une validation à une ou plusieurs personnes, utilisatrices ou non de Libeo, afin de finaliser le contrôle de la facture.
6. Modifier mes options de paiement
Vous pouvez indiquer que la facture est payée via Libeo ou en dehors de Libeo.
À savoir
Si pour certains fournisseurs, vous réglez toujours en dehors de Libeo, alors vous avez la possibilité de mettre en place une règle d'automatisation sur le fournisseur.
7. Commentaire interne
Vous pouvez mettre un commentaire en interne qui sera vu par les autres membres de l'équipe et apparaîtra dans le fil d'activité de la facture une fois contrôlée.
8. Continuer plus tard ou Valider
Une fois que vous avez fait toutes les vérifications, vous pouvez choisir de cliquer sur :
« Continuer plus tard » si vous ne souhaitez pas valider immédiatement la facture, les informations déjà renseignées seront enregistrées.
« Envoyer en validation » pour valider et envoyer au validateur. La facture contrôlée ira dans l'onglet « En validation » et vous passerez à la prochaine facture à contrôler.
« Valider » pour valider la facture. La facture contrôlée ira dans l'onglet « Paiements » et vous passerez à la prochaine facture à contrôler.
« Valider et préparer le paiement » depuis la flèche du bouton afin de préparer le paiement de la facture contrôlée immédiatement.
À savoir
Lors du contrôle d'une 1ʳᵉ facture d'un fournisseur, tous les champs indiqués créeront automatiquement une règle d'automatisation, vous avez la possibilité d'en créer de nouvelles ou de les modifier via l'onglet « Automatisations ».
Vous pouvez importer des règles d'automatisation lors de l'import en masse de vos fournisseurs.
Tous les champs remplis lors de cette étape pourront être modifiés par la suite au besoin.