Avant la réception des factures, formalisez et suivez vos besoins d’achat directement dans Libeo.
Grâce à la fonctionnalité Demandes d’achat, sollicitez facilement les validations nécessaires auprès de votre équipe et gardez le contrôle sur vos dépenses.
Chaque demande est suivie en temps réel et dispose d’un historique de validation et de commentaires pour favoriser la collaboration. Vous gardez ainsi la maîtrise complète du cycle d’achat, du besoin à la facture.
Créer une demande d’achat
Depuis l'onglet Achats, cliquez sur l’onglet Demandes :
Cliquez sur « Demander une dépense » ;
Renseignez la date prévue de dépense, le montant HT et la devise ;
Choisissez un fournisseur existant sur Libeo ou ajoutez-en un nouveau pour simplifier la correspondance avec la commande ou la facture à venir ;
Décrivez clairement le besoin ou le motif de la dépense ;
Ajoutez les adresses emails des validateurs qui doivent approuver la demande.
À savoir
Les demandes de validation ne peuvent être faites qu'aux membres de l'équipe.
Ajouter des informations complémentaires
Dans l’onglet Champs optionnels, vous pouvez :
Joindre des pièces justificatives (formats .xls, .jpg, .png, .pdf jusqu’à 50Mo) pour appuyer votre demande ;
Ajouter un ou plusieurs axes analytiques afin de répartir le montant de la dépense selon vos critères internes de suivi budgétaire.
À savoir
L'ajout d'une section analytique permet de visualiser l'impact de cette dépense sur votre budget et ainsi visualiser si vous avez le budget nécessaire à cette dépense.
Gérer mes demandes d'achat en tant que demandeur
Modifier ou supprimer ma demande
Vous pouvez modifier une demande d'achat en cliquant dessus et en éditant la demande en cliquant sur le crayon.
Vous pouvez supprimer votre demande en cliquant dessus et cliquer sur le bouton vert en bas « Supprimer ».
Modifier le validateur de ma demande
Vous pouvez modifier le validateur de la demande d'achat en cliquant dessus et cliquer sur le bouton vert en bas « Modifier la validation ».
Ma demande d'achat est validée
Vous recevrez un mail pour vous en informer que votre demande a été validée.
Ma demande d'achat est refusée
Vous recevrez un mail pour vous en informer que votre demande a été refusée et doit être revu.
Gérer mes demandes d'achat en tant que validateur
Retrouvez les demandes d'achat faites par les membres de votre équipe depuis l'onglet Achats, cliquez sur l’onglet Demandes.
Cliquez sur une demande et choisissez de valider ou de refuser la demande.
Valider la demande
Si vous validez la demande, vous pouvez mettre un commentaire et la personne ayant fait la demande de dépense recevra un mail. Vous pouvez choisir de créer une carte à usage unique pour le membre de votre équipe afin qu'il puisse effectuer sa dépense.
Vous retrouvez l'ensemble des demandes de validation que vous avez validées depuis l'onglet Achats > Réception > X à associer et vous pourrez associez ces demandes à vos documents d'achat tels qu'une commande ou une facture.
À savoir
Si des sections analytiques ont été affectées à la demande d'achat et que vous associez la demande à une facture ou une commande n'ayant pas d'automatisation d'analytique, alors l'analytique de la demande d'achat sera automatiquement transmise sur le document d'achat.
Refuser la demande
Si vous refusez la demande, vous pouvez mettre un commentaire et la personne ayant fait la demande de dépense recevra un mail.
