Vous avez la possibilité de demander une validation sur une facture, afin de faire valider les informations de la facture par une ou plusieurs personnes (validateurs) qu'elles aient ou non un compte Libeo.
Vous pouvez inviter le validateur sur votre compte afin de lui donner un accès restreint à votre compte Libeo et qu'il puisse gérer les demandes de validation que vous lui envoyez directement sur Libeo : https://help.libeo.io/fr/articles/5880643-ajouter-des-membres-a-mon-equipe#h_f8746685be
Vous retrouvez toutes les demandes envoyées quelque soit leur statut dans l'onglet « Achats » puis « En validation ».
Demander une validation
Ces demandes de validation peuvent se faire à deux endroits, dans les onglets « Réception » et « Documents ».
Vous pouvez demander une validation pour votre facture à un ou plusieurs validateurs en même temps et/ou en plusieurs étapes si besoin.
Depuis l'onglet Réception
Cliquez sur l’onglet « Achats » ;
Cliquez sur l’onglet « Réception » ;
Cliquez sur la facture à contrôler ;
Cliquez sur l'encart « Demande de validation » ;
Ajoutez l'adresse mail du ou des validateurs devant donner leur validation ou choisissez des mails déjà enregistrés ;
Si besoin ajoutez plusieurs étapes de validation ;
Cliquez sur « Enregistrer » ;
Une fois toutes vos données saisies sur la facture, cliquez sur « Envoyer en validation ».
Depuis l'onglet Documents
Cliquez sur l’onglet « Achats » ;
Cliquez sur l’onglet « Documents » ;
Cliquez sur la facture pour laquelle vous souhaitez faire une demande de validation.
En bas du volet de droite, cliquez sur la flèche à côté du bouton principal.
Enfin, cliquez sur « Demander une validation » ;Ajoutez l'adresse mail du ou des validateurs devant donner leur validation ou choisissez des mails déjà enregistrés ;
Si besoin ajoutez plusieurs étapes de validation ;
Cliquez sur le bouton vert « Demander une validation ».
A savoir
Validation envoyée à plusieurs validateurs : La demande de validation sera envoyée à tous les validateurs simultanément.
Retrouvez l'ensemble des demandes de validation faites aux validateurs dans l'onglet « En validation ».
Si un refus est émis par un seul validateur, la facture ne sera plus accessible par les autres validateurs et vous la verrez apparaitre dans l'encart « En attente de corrections . Un email informatif vous sera envoyé.
Validation en plusieurs étapes à un ou plusieurs validateurs : Lorsque les validateurs de l’étape 1 valident tous la facture, alors la demande de validation sera envoyée aux validateurs de l’étape 2 et ainsi de suite.
Retrouvez l'ensemble des demandes de validation faites aux validateurs dans l'onglet « En validation ».
Si un refus est émis par un seul validateur, la facture ne sera plus accessible par les autres validateurs et vous la verrez apparaitre dans l'encart « En attente de corrections . Un email informatif vous sera envoyé.
Retrouvez l'ensemble des demandes de validation faites aux validateurs dans l'onglet « En validation ».
Retrouvez l'ensemble de vos documents à corriger ainsi que les commentaires laissés par le ou les validateurs pour correction en cliquant sur l'onglet « En validation » puis l'encart « En attente de corrections ».
Gérer mes demandes de validation
Si vous êtes validateur et que vous avez accès aux comptes Libeo vous demandant de valider des documents, vous pouvez gérer vos demandes de validation directement depuis votre compte Libeo en cliquant sur l'onglet « En validation ».
Modifier ou supprimer un validateur
Annuler une demande de validation
Les demandes de validation peuvent être annulées uniquement par l'administrateur du compte ou par un membre de l'équipe ayant le droit d'annuler les validations.
Donnez ce droit à un ou plusieurs membre de votre équipe : https://help.libeo.io/fr/articles/8058346-gerer-les-acces-et-les-droits-des-membres.
Notifier mes validateurs
Pour éviter d’envoyer trop de notifications, Libeo regroupe les demandes de validation envoyées au validateur en un seul e-mail envoyé chaque jour à 17h.
Vous avez toujours la possibilité d’envoyer une notification immédiate au validateur :
Sur le formulaire de contrôle de la facture ;
Cliquez sur l'encart « demander une validation » ;
Sélectionnez « immédiatement » dans « notifier le validateur ».
Si vous souhaitez changer la configuration pour que par défaut ce soit « immédiatement » qui soit coché, cliquez sur « Configuration » puis dans l'encart « Notifications » et cochez Envoyer par défaut immédiatement les e-mails de demande de validation.
Choisissez également de recevoir un mail de confirmation, lorsque votre validateur a validé la demande en cochant Recevoir un e-mail quand la demande est validée.
Il n'est pour l'heure pas possible d'envoyer des demandes de validation en masse.
A savoir
Pour gagner du temps, vous avez la possibilité de créer des règles d'automatisation sur les validateurs selon le fournisseur, le montant ou la catégorie : https://help.libeo.io/fr/articles/5880668-mes-automatisations.
Proposez à vos validateurs d'enregistrer le lien qu'ils ont reçu par mail dans les favoris de leur navigateur internet. Ainsi, il suffira simplement de recharger la page pour retrouver toutes les factures en attente de validation envoyées et cela, en temps réel.
⚠️ Le lien ne sera valable qu'un mois, si votre validateur clique sur le lien et que celui-ci a expiré, il aura la possibilité de demander un nouveau lien pour retrouver l'ensemble de ses demandes de validation.
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