Les budgets sont disponibles sur l'abonnement Illimité.
Finis les fichiers Excel ou l’attente de la clôture comptable pour savoir où vous en êtes dans votre trésorerie !
Créez et suivez vos budgets de dépenses sur Libeo pour avoir une visibilité précise sur vos finances. Cela vous permet de mieux anticiper et contrôler vos dépenses, et ainsi d’éviter les dépassements inattendus !
Comment fonctionne les budgets ?
Dans Libeo, les budgets sont construits sur les axes et sections analytiques que vous avez configurés. Vous pouvez également choisir de le construire sur la section analytique affectée à vos documents ou à vos transactions bancaires.
Vous avez ainsi la possibilité de définir un budget de dépense pour :
Une section analytique, par exemple : « Département Marketing » ou « Magasin Toulouse » ;
Une période, par exemple : « 1ᵉʳ Janv. - 31 Déc. ».
Chaque dépense imputée sur la section analytique concernée sera prise en compte dans le budget.
Pré-requis : créer mes sections analytiques
Assurez-vous dans un premier de temps d'avoir configuré votre comptabilité analytique.
C’est grâce à la saisie d’une section analytique (ex : « Département Marketing ») sur un document d'achat ou une transaction bancaire que la dépense sera prise en compte au sein du budget en question.
Créer mon budget
Une fois vos sections analytiques créées :
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Cliquez sur l'encart « Budgets » ;
Puis cliquez sur « Ajouter un budget ».
Configurer mon budget
La section analytique sur laquelle vous souhaitez créer le budget ;
Le montant alloué au budget sur toute la période de validité ;
La période de validité ;
Type de budget (Documents ou transactions).
Pour un projet dont vous ne connaissez pas la date de fin, vous pouvez mettre une date très éloignée dans le futur.
Votre budget est maintenant créé !
Modifier, supprimer ou archiver mon budget
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Cliquez sur l'encart « Budgets » ;
Sur une des cartes budgétaires ;
Cliquez sur « Modifier » en haut et modifiez les informations de votre budget ;
Cliquez sur « Supprimer » en haut pour supprimer votre budget ;
Cliquez sur « Archiver » en haut pour ne plus voir apparaître votre budget, les informations seront conservées et vous pourrez y accéder depuis le bas de la page « Budgets archivés ».
Suivre mes budgets
Budgets sur mes documents
Une fois vos budgets définis, vous pouvez y accéder, ainsi qu’au suivi des dépenses par section analytique, à plusieurs endroits dans Libeo :
Depuis mon tableau de bord
Rubrique « Analysez vos postes de dépenses » cliquez sur Tout voir au niveau du tableau « Répartition des dépenses » et choisissez « Budget sur les documents ».
Depuis l'onglet « Achats »
Depuis l'onglet « Documents », cliquez sur Consulter au niveau de la carte « Répartition des dépenses » en haut du tableau ;
Depuis l'onglet « Fournisseurs »
Cliquez sur l'onglet « Fournisseurs », cliquez sur « Vos dépenses » en haut à droite du tableau.
Une fois sur la modale de suivi budgétaire, vos budgets s’affichent selon :
Leur montant, les budgets les plus importants s’affichent en premier ;
Leur période, les budgets les plus récents s’affichent en premier.
Affichez tous vos budgets en cliquant sur « Voir plus » ou en filtrant :
Par section analytique ;
Par date.
Pour accéder aux détails des dépenses de chacun des budgets, consultez le tableau de suivi juste en dessous 👇. Il vous indique les dépenses réalisées chaque mois sur la section analytique du budget.
Pour accéder au détail de chaque dépense, cliquez sur les cellules du tableau de suivi.
À savoir
Lors de la validation d’un document dans Libeo (onglet « En validation »), les budgets apparaîtront dans le panel de validation.
L'utilisateur limité a ainsi toutes les informations nécessaires à la validation du document et au suivi de son budget (en savoir plus sur le rôle d'utilisateur limité). Au clic sur la carte, il peut accéder au suivi budgétaire.
Dans le cas de paiement partiel d’une facture (ou d’utilisation partielle d’un avoir), et d’une multi-imputation analytique, les montants indiqués sont calculés au prorata. Ex : une facture de 100€ avec un solde de 50€, et avec 50% sur le code A et 50% sur le code B, Libeo indiquera 25€ dans « Payé » sur le budget du code A.
Budgets sur mes transactions
Vous pouvez ventiler vos transactions sur des sections analytiques et ainsi créer des budgets sur vos Transactions.
Une fois vos budgets définis sur vos transactions, vous pouvez y accéder, ainsi qu’au suivi des dépenses par section analytique, à plusieurs endroits dans Libeo :
Depuis l'onglet « Transactions »
Cliquez sur l'onglet « Transactions » > « Comptes bancaires », depuis une transaction sur laquelle une section analytique a été renseignée, retrouvez le budget alloué à cette section analytique.
Depuis mon tableau de bord
Rubrique « Analysez vos postes de dépenses » cliquez sur Tout voir au niveau du tableau « Répartition des dépenses » et choisissez « Budget sur les transactions »
