Finis les Excel ou l’attente de la clôture comptable pour savoir où vous en êtes : créer et suivre vos budgets de dépenses sur Libeo offre une visibilité précise sur vos finances. Cela vous permet de mieux anticiper et contrôler vos dépenses, et ainsi d’éviter les dépassements inattendus !
Les budgets sont disponibles sur l'abonnement Illimité. Contactez votre chargé.e de compte pour en savoir plus.
Dans Libeo les budgets sont construits sur les axes et codes analytiques que vous avez configurés.
Vous avez ainsi la possibilité de définir un budget de dépense pour :
Une section analytique, par exemple : « Département Marketing » ou « Magasin Toulouse » ;
Une période, par exemple : « 1ᵉʳ Janv. - 31 Déc.».
Chaque dépense imputée sur la section analytique concernée sera prise en compte dans le budget.
Créer mes codes analytiques
Assurez-vous dans un premier de temps de paramétrer votre plan analytique (en savoir plus sur les axes analytiques).
C’est grâce à la saisie d’un code analytique (ex : « Département Marketing ») sur une facture, que la dépense sera prise en compte au sein du budget en question.
Créer un budget
Une fois vos codes analytiques créés :
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Cliquez sur l'encart « Budget » ;
Puis cliquez sur « Créer un budget ».
Configurer votre budget
La section analytique sur laquelle vous souhaitez créer le budget ;
Le montant alloué au budget sur toute la période de validité ;
La période de validité.
Pour un projet dont vous ne connaissez pas la date de fin vous pouvez mettre une date très éloignée dans le futur.
Votre budget est maintenant créé !
Éditer un budget
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Cliquez sur l'encart « Budget » ;
Sur une des cartes budgétaires, cliquez sur l’icône « crayon » en haut à droite ;
Modifiez les informations de votre budget.
Suivre votre budget
Une fois vos budgets définis, vous pouvez y accéder, ainsi qu’au suivi des dépenses par code analytique, à plusieurs endroits dans Libeo :
Depuis votre tableau de bord, rubrique « Analysez vos postes de dépenses » cliquez sur « Consulter vos dépenses » ;
Sur la page « Achats », depuis l'onglet « Documents », cliquez sur la carte « Répartition des dépenses » en haut du tableau ;
Sur la page « Fournisseurs », cliquez sur « Vos dépenses » en haut à droite du tableau.
Une fois sur la modale de suivi budgétaire, vos budgets s’affichent selon :
Leur montant, les budgets les plus importants s’affichent en premier ;
Leur période, les budgets les plus récents s’affichent en premier.
Affichez tous vos budgets en cliquant sur « Voir plus » ou en filtrant :
Par section analytique ;
Par date.
Pour accéder aux détails des dépenses de chacun des budgets, consultez le tableau de suivi juste en dessous 👇 . Il vous indique les dépenses réalisées chaque mois sur la section analytique du budget.
Pour accéder au détail de chaque dépense, cliquez sur les cellules du tableau de suivi.
À savoir
Lors de la validation d’un document dans Libeo (onglet « En validation »), les budgets apparaîtront dans le panel de validation.
L'utilisateur limité a ainsi toutes les informations nécessaires à la validation du document et au suivi de son budget (en savoir plus sur le rôle d'utilisateur limité). Au clic sur la carte, il peut accéder au suivi budgétaire.
Dans le cas de paiement partiel d’une facture (ou d’utilisation partielle d’un avoir), et d’une multi-imputation analytique, les montants indiqués sont calculés au prorata. Ex : une facture de 100€ avec un solde de 50€, et avec 50% sur le code A et 50% sur le code B, Libeo indiquera 25€ dans « Payé » sur le budget du code A.