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La comptabilité analytique vous permet de répartir une dépense entre plusieurs postes de coûts, et ainsi de suivre votre budget trimestriel ou annuel de manière fine.
Créer mes codes analytiques
Lorsque vous créez des axes, il est important de réfléchir à vos axes et de les choisir avec soin pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
En effet, une dépense pourra être affectée à 2 axes comme Ville et Équipe par exemple et autant de sections que besoin.
Le montant d'un axe correspond toujours au montant HT de votre compte d'achat et cette dépense se répartit entre les différentes sections de l'axe. Il est donc possible qu'une dépense puisse être affectée à la fois à une ou plusieurs villes et à une ou plusieurs équipes.
Le nombre d'axes que vous pouvez ajouter sur Libeo est limité à 5.
Créer un par un mes codes analytiques
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur « Configuration » ;
Cliquez sur la section « Codes analytiques » ;
Cliquez sur « Ajouter un axe » ;
Renseignez le nom de l’axe et ajouter autant de sections que vous le souhaitez, puis, cliquez sur « Enregistrer ».
Importer l'ensemble de mes codes analytiques en une fois
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur « Configuration » ;
Cliquez sur « Importer votre plan comptable et analytique » en haut à droite ;
Choisissez l'encart « Analytique » ;
Téléchargez le modèle, remplissez-le et enregistrez-le au format CSV ou XLS ;
Revenez sur l'encart « Analytique » et cliquez sur « Importer votre analytique » ;
Sélectionnez le fichier créé à partir du template.
Sachez qu'une fois votre plan comptable intégré, vous avez la possibilité d'automatiser l'apposition de compte comptable et d'axe analytique pour chaque fournisseur en amont du contrôle.
Vous pouvez paramétrer ces automatisations lors de l'import de vos fournisseurs : https://help.libeo.io/fr/articles/5880646-creer-mes-fournisseurs
⚠️ Les axes seront enregistrés par ordre d’apparition sur votre fichier.csv.
L’ordre des axes correspond à la configuration de votre logiciel comptable.
Modifier, ajouter ou supprimer mes axes analytiques et mes sections
Modifier ou supprimer un axe ou une section
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur « Configuration » ;
Cliquez sur la section « Codes analytiques » ;
Pour supprimer un axe, cliquez sur le logo poubelle, pour le modifier, cliquez sur le crayon.
⚠️ Les axes peuvent être supprimés uniquement lorsqu’ils n’ont été affectés à aucune facture. Toutes les sections sauf celle par défaut peuvent être supprimées même si elles sont utilisées.
Ajouter un axe ou une section
Pour ajouter un axe, cliquez sur « Ajouter un axe » en bas à droite ;
Entrez les informations du nouvel axe et section le composant ;
Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
⚠️ Les modifications sont rétroactives sur les factures précédemment contrôlées. Aucune ligne d’extourne ne sera générée sur votre export comptable.
⚠️ Si vous supprimez une section (en cliquant sur le logo poubelle) la section sera désactivée et inutilisable. Cette suppression ne sera pas rétroactive sur les factures déjà contrôlées.
Utiliser mes axes analytiques sur mes factures
Une fois sur le formulaire du contrôle :
Cliquez sur la section « Vérifier comptabilité et axes analytiques » ;
Vous pourrez ajouter de l’analytique sous chaque compte d’achat ;
Choisissez l’axe, puis la section analytique relative à la dépense du compte d'achat choisi ;
Renseignez ensuite le montant en % ou en absolu à affecter à la section ;
Vous pouvez ajouter autant de sections que vous le souhaitez : le montant à affecter se remplit automatiquement avec le montant HT restant à affecter 🙂
À savoir
Vous pouvez aussi ajouter autant d’axes que vous le souhaitez, néanmoins le montant affecté par axe correspond au montant total HT du compte d'achat choisi.
Vous avez la possibilité d'entrer des montants positifs ou négatifs en fonction de si le montant de votre compte d'achat est positif ou négatif : https://help.libeo.io/fr/articles/8333243-indiquer-un-montant-negatif-sur-mon-compte-d-achat
⚠️ Si vous ajoutez plusieurs axes sur un compte d'achat, alors le total de toutes les sections affectées correspond au total HT de la facture.
Exemple : Compte comptable est "Achats et marchandises" pour 75€ HT
Axe 1 est "Sites" composé de 2 sections : "Lille" pour 50€ et "Paris" pour 25 €
Si vous ajoutez un 2ᵉ axe dans ce cas, le total de l'axe et donc des sections choisies sera également de 75€ HT.
Exemple : Compte comptable est "Achats et marchandises" pour 75€ HT
Axe 1 est "Sites" composé de 2 sections : "Lille" pour 50€ et "Paris" pour 25 €
Axe 2 est "Équipe" composé de 3 sections : "Marketing" pour 25€, "Communication" pour 25€ et "Ressources humaines" pour 25€.
À savoir
Si vous souhaitez rendre l'analytique obligatoire lors du contrôle d'une facture, vous pouvez cliquer sur l'onglet « Comptabilité » puis sur l'onglet « Configuration » et cliquer sur la carte Codes analytiques ». Ici, il vous suffit de cocher « Rendre obligatoire l'affectation analytique ».
Suivre mes dépenses par axe et section analytique
Une fois l’analytique paramétrée, vous allez pouvoir suivre directement dans Libeo les dépenses imputées à chaque code, mois par mois.
Pour y accéder, rendez-vous dans l’interface de suivi des dépenses :
Depuis le tableau de bord : section “Analysez vos postes de dépense”, cliquez sur “Répartition des dépenses”
Depuis la rubrique “Achats” : onglet “Documents”, cliquez sur la carte “Répartition des dépenses”.
À savoir
Vous pouvez aussi donner accès à une partie de ces informations à un membre de votre équipe. Il/elle aura accès à tous les documents affectés à un code analytique, ainsi qu’au tableau ci-dessus, filtré sur le code en question.
Ajouter des membres à mon équipe : https://help.libeo.io/fr/articles/5880643-ajouter-des-membres-a-mon-equipe
Créer et suivre des budgets de dépenses
Les budgets vous aideront à anticiper et contrôler vos dépenses, et ainsi d’éviter les dépassements inattendus.
Dans Libeo, ils sont construits sur les axes et sections analytiques que vous avez paramétrés.
Vous avez ainsi la possibilité de définir un budget de dépense pour :
une section analytique, ex : “Marketing” ou “Magasin Toulouse”
une période, ex : “1ᵉʳ Janv. - 31 Déc.”
Chaque dépense imputée sur la section analytique concernée sera prise en compte dans le budget.
Créer et gérer des budgets : https://help.libeo.io/fr/articles/8746086-creer-et-gerer-des-budgets
Exporter ma comptabilité analytique
Aujourd’hui, vous pouvez exporter votre comptabilité analytique à l’aide des modèles d’export comptables pré-définis ou personnalisés. Vous pouvez retrouver les modèles proposés dans l'onglet « Comptabilité » puis « Export comptable ».
Exporter avec un modèle pré-défini
Retrouvez nos modèles d'export comptable ainsi que toute la méthodologie d'export depuis Libeo et d'import dans votre logiciel comptable : https://help.libeo.io/fr/collections/3294765-traiter-ma-comptabilite
Exporter avec un modèle personnalisé
Vous pouvez aussi créer un modèle personnalisé et choisir d’exporter votre comptabilité analytique. Pour cela, lors de la création de votre export, sélectionnez la case « Exporter l’analytique » ou bien, ajoutez la colonne « Code analytique ».
Créez un modèle personnalisé : https://help.libeo.io/fr/articles/5881145-exporter-ma-comptabilite-a-partir-d-un-modele-personnalise
⚠️ Les modèles personnalisés ne sont compatibles qu’avec un seul axe et plusieurs sections. Si vous avez plusieurs axes, utilisez plutôt les modèles pré-définis : https://help.libeo.io/fr/collections/3687298-importer-mes-ecritures-dans-mon-logiciel-de-comptabilite
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