Fonctionnalité disponible uniquement sur l'abonnement Illimité.
La comptabilité analytique vous permet de répartir une dépense entre plusieurs postes de coûts, et ainsi de suivre votre budget trimestriel ou annuel de manière fine.
Créer mes axes et sections analytiques
Lorsque vous créez des axes, il est important de réfléchir à vos axes et de les choisir avec soin pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
En effet, une dépense pourra être affectée à 2 axes comme Ville et Équipe par exemple et autant de sections que besoin.
Le montant d'un axe correspond toujours au montant HT de votre compte d'achat et cette dépense se répartit entre les différentes sections de l'axe.
Il est donc possible qu'une dépense puisse être affectée à la fois à une ou plusieurs villes et à une ou plusieurs équipes.
Le nombre d'axes que vous pouvez ajouter sur Libeo est limité à 5.
Créer et ajouter un par un mes axes et sections analytiques
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur « Configuration » ;
Cliquez sur la section « Codes analytiques » ;
Cliquez sur « Ajouter un axe » ;
Renseignez le nom de l’axe et ajouter autant de sections que vous le souhaitez, puis, cliquez sur « Enregistrer ».
À savoir
Si vous souhaitez rendre l'analytique obligatoire lors du contrôle d'un document d'achat, vous pouvez cocher « Rendre obligatoire l'affectation analytique ».
Vous pouvez indiquer un axe comme non exportable comptablement. Ce dernier ne sera donc jamais présent dans les exports comptables (par fichier et par API).
Importer l'ensemble de mon plan analytique en une fois
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur « Configuration » ;
Cliquez sur « Importer votre plan comptable et analytique » en haut à droite ;
Choisissez l'encart « Analytique » ;
Téléchargez le modèle, remplissez-le et enregistrez-le au format CSV ou XLS ;
Revenez sur l'encart « Analytique » et cliquez sur « Importer votre analytique » ;
Sélectionnez le fichier créé à partir du modèle.
Sachez qu'une fois votre plan comptable intégré, vous avez la possibilité d'automatiser l'apposition de compte comptable et d'axe analytique pour chaque fournisseur en amont du contrôle.
Vous pouvez configurer ces automatisations lors de l'import de vos fournisseurs.
⚠️ Les axes seront enregistrés par ordre d’apparition sur votre fichier.csv.
L’ordre des axes correspond à la configuration de votre logiciel comptable.
Modifier ou supprimer mes axes et mes sections analytiques
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur « Configuration » ;
Cliquez sur la section « Codes analytiques » ;
Pour supprimer un axe, cliquez sur le logo poubelle, pour le modifier, cliquez sur le crayon.
⚠️ Les axes peuvent être supprimés uniquement lorsqu’ils n’ont été affectés à aucun document ou transaction. Toutes les sections sauf celle par défaut peuvent être supprimées même si elles sont utilisées.
À savoir
Si vous supprimez une section (en cliquant sur le logo poubelle) la section sera désactivée et inutilisable. Cette suppression ne sera rétroactive pas sur les documents déjà contrôlées, les transactions sur lesquelles la section est utilisée ou sur les budgets concernés.
Si vous modifiez le nom ou le code d'une section, la modification sera rétroactive sur les documents contrôlés avec cette section, transactions ainsi que les budgets concernés.
Ventiler l'analytique sur mes factures et avoirs
Une fois sur le formulaire du contrôle :
Cliquez sur la section « Vérifier comptabilité et axes analytiques » ;
Vous pourrez ajouter de l’analytique sous chaque compte d’achat ;
Choisissez l’axe, puis la section analytique relative à la dépense du compte d'achat choisi ;
Renseignez ensuite le montant en % ou en absolu à affecter à la section ;
Vous pouvez ajouter autant de sections que vous le souhaitez : le montant à affecter se remplit automatiquement avec le montant HT restant à affecter 🙂
À savoir
Vous pouvez aussi ajouter autant d’axes que vous le souhaitez, néanmoins le montant affecté par axe correspond au montant total HT du compte d'achat choisi.
Vous avez la possibilité d'entrer des montants positifs ou négatifs en fonction de si le montant de votre compte d'achat est positif ou négatif.
Si vous souhaitez rendre l'analytique obligatoire lors du contrôle d'un document, vous pouvez cliquer sur l'onglet « Comptabilité » puis sur l'onglet « Configuration » et cliquer sur la carte « Codes analytiques ». Ici, il vous suffit de cocher « Rendre obligatoire l'affectation analytique ».
Si vous ajoutez plusieurs axes sur un compte d'achat, alors le total de toutes les sections affectées correspond au total HT de la facture.
Exemple : Compte comptable est "Achats et marchandises" pour 75€ HT
Axe 1 est "Sites" composé de 2 sections : "Lille" pour 50€ et "Paris" pour 25 €
Si vous ajoutez un 2ᵉ axe dans ce cas, le total de l'axe et donc des sections choisies sera également de 75€ HT.
Exemple : Compte comptable est "Achats et marchandises" pour 75€ HT
Axe 1 est "Sites" composé de 2 sections : "Lille" pour 50€ et "Paris" pour 25 €
Axe 2 est "Équipe" composé de 3 sections : "Marketing" pour 25€, "Communication" pour 25€ et "Ressources humaines" pour 25€.
Ventiler l'analytique sur mes commandes
De la même façon que sur vos factures, vous pouvez répartir les montants d'un bon de commande sur différents axes analytiques, en définissant des pourcentages pour chaque section afin de gérer vos budgets.
Une fois sur le formulaire du contrôle de votre commande :
Cliquez sur la section « Vérifier comptabilité et axes analytiques » ;
Choisissez l’axe, puis la section analytique ;
Renseignez ensuite le montant en % ou en absolu à affecter à la section ;
Vous pouvez ajouter autant de sections que vous le souhaitez : le montant à affecter se remplit automatiquement avec le montant HT restant à affecter.
Utiliser l'analytique sur mes demandes d'achat
Lors de la création d'une demande d'achat pour valider une dépense, vous pouvez indiquer des axes et sections analytiques, afin de visualiser l'impact de cette dépense sur votre budget et ainsi visualiser si vous avez le budget nécessaire à cette dépense.
Ventiler l'analytique sur mes transactions bancaires
De la même manière que sur vos documents d'achat, vous pouvez répartir les montants d'une transaction bancaire sur différents axes analytiques, en définissant des pourcentages pour chaque section. Vous pouvez définir des budgets propres à vos transactions bancaires.
Cliquez sur l'onglet « Transactions » ;
Cliquez sur l'onglet « Comptes bancaires » en haut ;
Cliquez sur une transaction et cliquez sur l'onglet « Analytique » afin de répartir vos dépenses.
À savoir
Vous avez la possibilité de créer une règle d'automatisation pour répartir vos dépenses sur les sections analytiques souhaitées.
Suivre mes dépenses par axe et section analytique
Une fois l’analytique configurée, vous allez pouvoir suivre directement dans Libeo les dépenses imputées à chaque code, mois par mois.
Pour y accéder, rendez-vous dans l’interface de suivi des dépenses :
Depuis le tableau de bord : section « Analysez vos postes de dépense », cliquez sur Tout voir au niveau de la « Répartition des dépenses ».
Depuis la rubrique « Achats » : onglet « Documents », cliquez sur Consulter au niveau de la carte « Répartition des dépenses ».
À savoir
Vous pouvez aussi donner accès à une partie de ces informations à un membre de votre équipe. Il aura accès à tous les documents affectés à une section analytique, ainsi qu’au tableau ci-dessus, filtré sur la section en question.
Créer et suivre des budgets de dépenses
Les budgets vous aideront à anticiper et contrôler vos dépenses, et ainsi d’éviter les dépassements inattendus.
Dans Libeo, ils sont construits sur les axes et sections analytiques que vous avez configurés.
Vous avez ainsi la possibilité de définir un budget de dépenses pour :
une section analytique, ex : “Marketing” ou “Magasin Toulouse”
une période, ex : “1ᵉʳ Janv. - 31 Déc.”
Chaque dépense imputée sur la section analytique concernée sera prise en compte dans le budget.
Exporter ma comptabilité analytique
Aujourd’hui, vous pouvez exporter votre comptabilité analytique à l’aide des modèles d’export comptables pré-définis, personnalisés ou par intégrations par API.
Vous pouvez retrouver les modèles proposés dans l'onglet « Comptabilité » puis « Export comptable ».
⚠️ Les modèles personnalisés ne sont compatibles qu’avec un seul axe et plusieurs sections. Si vous avez plusieurs axes, utilisez plutôt les modèles pré-définis.
