Ajoutez vos fournisseurs, centralisez leurs informations et établissez des règles d'automatisation pour la saisie et le règlement de leurs factures.
Vous pouvez décider de créer vos fournisseurs au fur et à mesure lors du contrôle de vos factures, les créer un par un ou alors les importer en une fois.
⚠️ Pour pouvoir contrôler les factures et avoirs d'un fournisseur, celui-ci doit avoir un type (professionnel ou autre) et un pays. Un fournisseur professionnel doit également avoir ses informations légales renseignées.
Créer mes fournisseurs lors du contrôle d'un document
Vous pouvez décider de créer un fournisseur lorsque vous recevez une première facture de celui-ci et que vous la contrôlez. Si le fournisseur n'existe pas encore, Libeo vous propose de le créer depuis le volet de contrôle en renseignant son type, son pays et ses informations légales.
Sinon recherchez le fournisseur depuis « Rechercher une entreprise par nom ou SIRET ».
Si votre fournisseur est un particulier, une association ou un organisme public qui n'a pas d'immatriculation ou ne possède pas de SIRET, choisissez « Autre ».
A savoir
Lors du contrôle d'une 1er facture d'un fournisseur, les catégories et comptes comptables renseignés sont gardés en mémoire pour qu'au prochain contrôle de facture. Vous n'ayez pas à les re-renseigner. Une règle d'automatisation sera donc créée sur le fournisseur que vous pourrez retrouver dans l'onglet « Automatisations ».
Créer mes fournisseurs depuis l'onglet Fournisseurs
Créer un par un mes fournisseurs
Cliquez sur « Ajouter un fournisseur » en haut à droite ;
Choisissez le type de fournisseur :
« Professionnel » pour une entreprise ;
« Autre » pour un particulier, une association ou un organisme public qui n'a pas d'immatriculation ;
Sélectionnez le pays du fournisseur ;
Pour un professionnel, renseignez ses informations légales :
En France, recherchez l'entreprise par son nom ou son SIRET ;
À l'étranger, recherchez l'entreprise par son nom lorsque le registre du pays est disponible, ou renseignez le numéro d'immatriculation et le numéro de TVA intracommunautaire ;
Pour un fournisseur « Autre », indiquez uniquement son nom ;
Cliquez sur « Enregistrer ».
À savoir
Les informations demandées dépendent du pays du fournisseur professionnel :
France : SIREN ou SIRET ;
Belgique, Royaume-Uni et Irlande : numéro d'immatriculation obligatoire (Numéro BCE, Company Registration Number, Numéro CRO) ;
Autres pays de l'Union européenne : numéro d'immatriculation ou numéro de TVA intracommunautaire ;
Hors Union européenne : numéro d'immatriculation et son type (ABN, CIN, EIN ou Autre).
Importer l'ensemble de mes fournisseurs en une fois
Cliquez sur la flèche en haut à droite puis « Importer vos fournisseurs » ;
Téléchargez le modèle, remplissez le et enregistrez le au format XLS.
Liste des champs disponibles
Le nom du fournisseur est obligatoire pour l'import. Renseignez aussi ses informations légales afin de pouvoir contrôler ses factures dès leur réception.
Les autres champs permettent de créer des règles d'automatisation :
Le nom du fournisseur ;
L'IBAN ;
Le compte auxiliaire ;
Le moyen de paiement par défaut ;
Les numéros des comptes d'achat à associer au fournisseur ;
⚠️ si vous entrez des informations dans la colonne « numéro du compte d'achat », il faut avoir intégré au préalable votre plan comptable.
La catégorie à affecter au fournisseur ;
Si vous souhaitez affecter plusieurs catégories à un même fournisseur, listez simplement vos catégories dans la colonne dédiée du fichier, en les séparant par une “,” ;
Le ou les validateurs devant valider les factures du fournisseur ;
Si vous souhaitez affecter plusieurs validateur à un même fournisseur, listez simplement les validateurs dans la colonne dédiée du fichier, en les séparant par une “,” ;
L'adresse du fournisseur ;
Les informations légales du fournisseur (voir ci-dessous).
Si vous indiquez dans les colonnes des emails de validateur ou des catégories qui n’existent pas dans Libeo, les informations seront créées au moment de l’import fichier fournisseur, en même temps que vos règles d’automatisation.
En cas d’erreur (ex : email erroné), vous verrez une modale d’erreur qui vous invite à modifier le format de l’email et à importer à nouveau le fichier .
Champs supplémentaires disponibles sur pour les clients en abonnement Illimité :
Une règle de date de paiement (colonnes date_de_paiement_jour et date_de_paiement_regle, avec les valeurs « jours avant l'échéance » et « jours après l'échéance ») ;
Les codes analytiques.
⚠️ Si vous entrez des informations dans les colonnes « codes analytiques », pensez à intégrer au préalable votre comptabilité analytique.
Colonnes des informations légales
type_de_fournisseur : « professionnel » ou « particulier » (« autre » est aussi accepté) ;
pays_immatriculation : code pays à 2 lettres (FR, BE, DE, ES, etc.) ;
numero_d_immatriculation : le SIRET pour un fournisseur français, le numéro du registre du pays pour un fournisseur étranger ;
type_d_identifiant : SIRET, Numéro BCE, Handelsregisternummer, NIF, Company Registration Number (CRN), Numéro CRO, Partita IVA, Numéro RCS, KVK-nummer, Numéro IDE (UID), Numéro d'immatriculation, ABN, CIN, EIN ou autre ;
numero_de_tva : le numéro de TVA intracommunautaire.
⚠️ Pour un fournisseur particulier, seul le pays est attendu : laissez vides le numéro d'immatriculation, son type et le numéro de TVA.
Pour un fournisseur professionnel hors de France, le numéro de TVA peut remplacer le numéro d'immatriculation, sauf en Belgique, au Royaume-Uni et en Irlande où le numéro d'immatriculation reste obligatoire.
Le fichier permet aussi de mettre à jour vos fournisseurs existants : passer un professionnel en particulier et inversement, ajouter ou modifier le pays d'un particulier, ajouter, modifier ou supprimer les informations légales d'un professionnel.
A savoir
Si vous entrez le numéro d'immatriculation (le SIRET pour un fournisseur français) ainsi que l'Iban de vos fournisseurs, alors Libeo sera en mesure de vérifier si l'Iban correspond à votre fournisseur.
Une fois rempli, importez le fichier
Cliquez sur « Importer vos fournisseurs » en haut à droite ;
Cliquez sur « Importer le document » et sélectionnez le fichier créé au préalable ;
Vos fournisseurs s'importeront sous quelques minutes.
⚠️ Merci de respecter le format ainsi que les colonnes affichées dans le modèle sinon votre fichier ne pourra pas être importé.
Le modèle d'import a changé en septembre 2026. Si vous utilisez un ancien fichier, téléchargez de nouveau le modèle depuis Libeo pour pouvoir renseigner les informations légales de vos fournisseurs.
Créer mes fournisseurs depuis la vue 360
Si vous avez plusieurs comptes sur Libeo, vous pouvez créer un fournisseur avec toutes les informations (SIREN, IBAN, compte auxiliaires, etc.) depuis la vue 360 afin qu'il apparaisse sur tous vos comptes.
Création des règles d'automatisations
Lors de l’import du fichier fournisseurs, si vous avez rempli ces colonnes, des règles d’automatisations seront créées et affectées au fournisseur. Vous avez la possibilité de les modifier, de les supprimer ou d'en ajouter en cliquant sur le nom de votre société puis l'onglet « Automatisations ».
Gérer les informations de mes fournisseurs
Si vous souhaitez ajouter, modifier, fusionner ou supprimer des informations relatives à vos fournisseurs : Gérer les informations relatives aux fournisseurs.