Vous avez la possibilité de gérer les informations de vos clients depuis l'onglet « Clients » ou sur la fiche de votre client.
Ajouter, modifier ou supprimer des informations d'un client
Depuis l'onglet « Clients », cliquez sur la fiche du client pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier des informations.
Vous pouvez ainsi le renommer, ajouter les informations légales, des documents, des contacts et adresses.
Modifier le nom d'un client
Choisissez la fiche client à renommer ;
Passez sur le nom et cliquez sur le bouton d'édition au niveau du nom de votre client ;
Modifiez le nom de celui-ci.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer, dès lors que vous cliquez en dehors du nom, celui-ci se met à jour. Cette action est rétroactive sur les factures contrôlées pour ce client.
Vous pouvez modifier ou supprimer l'adresse d'un contact en cliquant sur les 3 petits points de la fiche contact.
Ajouter les informations légales
⚠️ Le pays est obligatoire pour tous vos clients, et un client professionnel doit avoir ses informations légales. Sans ces informations, vous ne pourrez pas contrôler ses factures et avoirs de vente.
Mon client est un particulier
Si celui-ci est un particulier, cliquez sur les 3 petits points au niveau des informations légales et choisissez « Convertir en particulier ».
Dans ce cas aucune informations légales ne sera remplie et la facturation électronique ne s'appliquera pas à ce client.
Renseignez ensuite son pays en cliquant sur « Modifier le pays ».
À savoir
Si jamais vous souhaitez modifier le type de client de « Particulier » à « Professionnel », vous pouvez cliquer de nouveau sur les 3 petits points et « Convertir en professionnel ».
Mon client est un professionnel
Au niveau du bloc « Informations légales », cliquez sur « Ajouter un identifiant société » ;
Sélectionnez le pays du client ;
Renseignez son SIREN ou SIRET s'il est français, ou son numéro d'immatriculation et son numéro de TVA intracommunautaire s'il est étranger ;
Enregistrez.
Vous pourrez ensuite ajouter son adresse de facturation électronique depuis l'onglet « Facturation et paiement ».
Pour corriger ces informations, cliquez sur les 3 petits points du bloc et choisissez « Modifier les informations légales ».
Vous pouvez aussi choisir « Supprimer les informations légales ». Le client reste alors un professionnel sans entreprise rattachée, et vous ne pourrez plus contrôler ses factures de vente tant que vous n'aurez pas renseigné de nouvelles informations légales.
Configurez les informations relatives à l'émission de vos factures électroniques : Émettre mes factures de vente au format électronique
Retrouver les clients aux informations légales manquantes
Depuis l'onglet « Clients », la colonne « Infos légales » affiche « Non renseigné » pour les clients à compléter.
Cliquez sur « Plus de filtres » ;
Dans la section « Complétude », cochez « Informations légales manquantes » ;
Vous pouvez aussi filtrer par « Type de client » ou par « Pays ».
Pour modifier plusieurs clients en une fois, cochez-les puis choisissez en bas de page « Repasser en « Particulier » » ou « Modifier le pays ».
Ajouter ou supprimer des documents
Cliquez sur l'onglet « GED » de la fiche client pour ajouter des documents relatifs à votre client, tel qu'un contrat, des conditions, un RIB, etc.
Tous les documents ajoutés depuis la fiche client sont disponibles, modifiables et supprimables via vos documents GED.
Modifier mes préférences de relance
Cliquez sur l'onglet « Relances » pour personnaliser vos plans de relance dans Libeo et modifier vos préférences de relance pour chacun de vos clients.
Archiver, supprimer ou fusionner mes clients
Archiver un client
Afin d'avoir une liste lisible de tous les clients avec lesquels vous travaillez, vous pouvez décider d'archiver un client.
Cliquez sur l'onglet « Clients » ;
Cliquez sur la case à côté du ou des clients à archiver ;
Tout en bas à droite, cliquez sur les 3 petits points et sélectionnez « Archiver »
Celui-ci disparaît de la liste de vos clients.
À savoir
Retrouvez la liste complète de vos clients actuels et archivés en cliquant sur « Afficher les clients archivés ».
Désarchivez un client en cliquant sur la case à côté de son nom puis les 3 petits points et « Désarchiver ».
Les clients archivés n'apparaitront plus dans les menus de sélection, mais resteront visibles sur les factures existantes et l'historique. Ils apparaitront en gris en bas de la liste et sont quand même sélectionnables si besoin.
Supprimer un client
Cliquez sur l'onglet « Clients » ;
Cliquez sur la case à côté du ou des clients à supprimer ;
Cliquez sur le bouton vert en bas à droite « Supprimer ».
⚠️ Vous ne pourrez pas supprimer un client pour lequel des factures qui lui sont associées ont été payées via Libeo.
Fusionner deux clients
Exporter l'ensemble de mes clients
Vous pouvez exporter l'ensemble de vos clients créés dans Libeo sous fichier excel. Cela vous permet de récupérer un fichier contenant toutes les informations relatives à vos clients (nom du client, SIRET, type, pays, numéro de TVA, plan de relance, etc.).
Vous pouvez ainsi récupérer toutes ces informations et si besoin effectuer des changements en masse afin de les importer de nouveau.
Cliquez sur l'onglet « Clients » ;
Cliquez sur la flèche au niveau du bouton « Ajouter un client » ;
Cliquez sur « Exporter vos clients ».
Un fichier excel se télécharge sur votre ordinateur contenant la liste de tous les clients de votre société. Vous pouvez le retrouver dans le dossier « Téléchargements » de votre ordinateur.
Importer de nouveau mes clients
Si vous souhaitez les importer de nouveau pour mettre à jour les informations de vos clients, copiez-collez depuis le fichier exporté les colonnes dans les colonnes du fichier d'import des clients et importez de nouveau.