Libeo vous propose trois scénarios de relance différents que vous pouvez personnaliser comme bon vous semble.
Pour les configurer, rendez-vous dans la page « Configuration » puis « Relances clients ».
Ajouter votre logo d’entreprise
Le logo d’entreprise est ce qui permet à vos partenaires (clients ou fournisseurs) de vous identifier plus facilement. Dans le cas de l’envoi de factures de vente ou de relances, c’est important de rassurer votre client sur la provenance de la facture. Cela permettra de réduire la crainte d'hameçonnage.
Afficher votre logo sur les emails clients est donc fortement recommandé.
Cette action est possible depuis la page « Configuration » puis « Relances clients » ou depuis l'onglet « Société » en cliquant sur le nom de votre société
Définir un plan de relance par défaut
Choisissez le plan de relance qui sera appliqué à vos clients par défaut, dans le cas où vous n’auriez pas spécifié de plan particulier
Modifier un plan de relance
Pour chaque plan de relance, vous pouvez modifier les éléments suivants :
le titre du plan ;
Quelques exemples :
Bon payeur, Mauvais payeur, Intermédiaire ;
Petits comptes, Grands comptes, Particuliers.
le contenu texte de chaque email envoyé ;
l’activation ou non du rappel à échéance ;
le nombre de rappels avant échéance ;
le nombre de relances après échéance ;
le délai qui s’écoule entre chaque étape.
Gérer le délai entre chaque étape
Le délai entre chaque étape d’email est défini par rapport à l’échéance de la facture. Ainsi, les rappels avant échéance sont calculés en jours AVANT l’échéance, les relances après échéance sont calculées en jours APRÈS échéance.
L’idée est de vous donner un indicateur pour doser la sévérité de l’email : plus on s’éloigne de l’échéance dans le temps, plus vous pouvez vous permettre d’adopter un ton sévère.
⚠️ Vous ne pouvez pas :
envoyer 2 emails le même jour
envoyer plusieurs emails à échéance (le délai pour les rappels et les relances doit être différent de 0)
Consulter le template d’email
Cet encart en haut à droite de la fenêtre de personnalisation des relances vous permet de jeter un œil à l’email qui sera envoyé à votre client. Comme expliqué plus haut, pensez à ajouter votre logo d’entreprise pour donner de la réassurance à vos clients sur la provenance de la facture.
Affecter un plan de relance à un client
Vous avez plusieurs manières d’affecter un plan de relance à un client.
Depuis le fichier d’import des clients
Dans le fichier template d'import de clients, remplissez la colonne dédiée au plan de relance.
⚠️ Il faut que le nom que vous renseignez ici soit bien identique au titre du plan que vous avez défini dans Libeo (ex : grands comptes, petits comptes, bon payeur, mauvais payeur…). Les majuscules ne sont pas importantes.
Retrouvez le fichier d'import clients pour importer en une seule fois tous vos clients dans Libeo : https://help.libeo.io/fr/articles/8746148-creer-mes-clients-dans-libeo
Depuis la page « Clients »
Dans chaque fiche client, si vous avez sélectionné l’option « Envoyer les factures et relancer », vous pourrez choisir le plan de relance à associer au client.
Depuis le tableau des clients, vous pourrez aussi choisir quelle procédure de relance choisir en fonction du client :
Relancer avec le plan de relance de votre choix ;
Uniquement envoyer les factures, sans relancer ;
Ne pas envoyer les factures ni relancer.
Depuis le formulaire d’envoi de facture à un client
Cliquez sur le bouton « Options de relance » pour changer la configuration de relance du client en question. L’effet est immédiat.
A savoir
Si vous créez un client sans plan de relance associé, nous lui affecterons le plan de relance par défaut. Vous pourrez changer cette information à tout moment avec l’une des méthodes décrites ci-dessous.
Tout changement de plan de relance est immédiat. Cela veut dire que si vous changez le plan de relance d’un client donné alors que des factures sont en cours de procédure, pour ce client, alors elles basculeront sur la nouvelle procédure.