Il existe 3 méthodes pour créer vos clients sur votre compte Libeo :
Importer en masse vos clients
Créer un par un vos clients manuellement
Créer un par un vos clients lors du contrôle d'une facture
⚠️ Le pays est obligatoire pour tous vos clients, et un client professionnel doit avoir ses informations légales. Sans ces informations, vous ne pourrez pas contrôler ses factures et avoirs de vente.
Importer en masse mes clients depuis Libeo
Depuis l'onglet « Clients », cliquez en haut à droite sur la flèche à côté d'ajouter un client et choisissez « Importer vos clients » ;
Téléchargez le modèle d’import depuis la fenêtre qui s’ouvre ;
Remplissez le fichier pour chaque client avec :
Son nom (ce champ est obligatoire) ;
Son Siret (clients français) ;
Les contacts clients (emails séparés par des virgules si plusieurs) (ce champ est obligatoire) ;
La procédure de relance ;
Le nom du scénario de relance choisi (Le scénario de relance devra être créé au préalable, voir article Personnaliser mes relances clients) ;
Son compte auxiliaire ;
Son type : « particulier » ou « professionnel » ;
Son pays, en code ISO à 2 lettres (la France est appliquée par défaut) ;
Son numéro d'immatriculation (clients étrangers uniquement) ;
Son numéro de TVA ;
S'il est assujetti à la TVA : « oui » ou « non » ;
L'émission de facture électronique : « hérité », « activée » ou « désactivée ».
⚠️ En cas d’erreur, Libeo vous invitera à retravailler votre fichier :
en-tête non reconnu
plan de relance non reconnu : il faut bien reprendre le nom du plan de relance, tel qu’il apparaît sur votre compte (les majuscules ne sont pas importantes)
format de Siret non reconnu (un Siret est composé de 14 caractères)
⚠️ Un client particulier n'a pas d'informations légales : laissez vides le SIRET, le numéro d'immatriculation et le numéro de TVA. Il ne peut pas non plus recevoir de facture électronique, laissez donc cette colonne vide.
À savoir
Si vous choisissez de relancer un client sans lui affecter un plan de relance, Libeo lui appliquera le plan de relance par défaut. Vous pourrez changer ce choix à tout moment depuis votre compte.
Créer un par un mes clients manuellement
Depuis l'onglet « Clients », cliquez sur « Ajouter un client » ;
Choisissez le type de client : « Professionnel » ou « Particulier » ;
Sélectionnez le pays du client ;
Pour un professionnel, recherchez l'entreprise par son nom ou son SIRET en France, ou renseignez son numéro d'immatriculation et son numéro de TVA intracommunautaire à l'étranger ;
Pour un particulier, indiquez uniquement son nom ;
Complétez la fiche client avec l'indication du compte auxiliaire, les options de traitement, relance et encaissement.
Si vous émettez vos factures au format électronique, renseignez le SIRET du client et son adresse électronique depuis l'onglet « Facturation et paiement » de sa fiche : c'est elle qui permet à Libeo d'identifier la plateforme de réception de votre client.
Créer un par un mes clients lors du contrôle d'une facture
Si le client d'une facture de vente n'est pas encore enregistré dans votre compte, Libeo vous invite à le créer avant de pouvoir contrôler le document :
Dans le volet de contrôle, cliquez sur « Ajouter les informations du client » ;
Dans la fenêtre « Créer un nouveau client », choisissez le type de client puis renseignez ses informations ;
Cliquez sur « Créer ».
Il sera créé automatiquement avec les préférences de traitement suivantes :
Envoyer et relancer ;
Plan de relance par défaut.