Une fois votre facture de vente importée, il faudra contrôler votre facture afin de pouvoir l'envoyer à votre client.
Contrôler ma facture de vente
Cliquez sur l'onglet « Ventes » ;
Choisissez l'encart « Émission » dans le menu du haut ;
Cliquez sur « Contrôler » au niveau de la facture de vente de votre choix ;
Vous accédez au volet de contrôle du document.
1. Reconnaissance du client
L'OCR de Libeo identifie le client grâce au SIRET indiqué sur votre facture.
Si votre client n'a pas indiqué de SIRET, l'OCR de Libeo cherche le nom du client indiqué sur la facture dans la base de donnée.
Ainsi, si votre client est un nouveau client, il sera indiqué « Nouveau partenaire ».
Mon client n'est pas reconnu
Si rien ne s'affiche, vous avez la possibilité de :
Cherchez manuellement votre client dans la liste des clients enregistrés sur votre compte et puis sélectionnez-le.
Si malgré la recherche, vous avez un message « Aucun résultat pour ... », c'est que ce client n'est pas répertorié sur votre compte, dans ce cas cliquez sur « Voir les suggestions du réseau Libeo » ;
Si votre recherche n'aboutit pas ou que vous ne souhaitez pas utiliser la base de données proposée, cliquez sur « Créer le client » ;
Une fois le client créé, entrez son adresse email ainsi qu'un message à lui adresser si besoin.
À savoir
Vous pouvez créer vos clients dans votre espace, ou les importer en masse via un fichier Excel : Créer mes clients dans Libeo.
2. Informations
Libeo saisit :
la date d'émission,
la date d'échéance,
les totaux,
la devise,
le numéro de facture
le numéro de commande.
Vérifiez les champs pré-remplis et modifiez-les au besoin.
3. Vérifier comptabilité et axes analytiques
Modifiez le compte général ou le journal de vente si besoin et ventilez votre facture sur un ou plusieurs comptes produit, compte de TVA ou codes analytiques ainsi qu'une période et date de comptabilisation.
À savoir
Un plan comptable est disponible par défaut sur Libeo, vous avez la possibilité d'importer votre propre plan ou d'ajouter des comptes un par un.
Lors du contrôle d’une facture, tous les utilisateurs de votre compte peuvent voir et saisir les informations de comptabilité, mais cela est configurable.
Vous pouvez indiquer des montants négatifs dans vos comptes produits pour gérer les redevances, royalties ou commission.
Vous pouvez ajouter un compte de consigne/déconsigne.
Lorsqu'un utilisateur n’a pas le droit de « Voir la comptabilité » lors du contrôle d'une facture, il ne pourra pas accéder à l'encart Vérifier comptabilité et axes analytiques.
Soit vous avez préalablement défini une règle d’automatisation sur les comptes comptables (achat, produit, TVA, analytique) à appliquer sur ce fournisseur et dans ce cas, la facture sera ventilée sur les comptes prédéfinis.
Soit vous n'avez pas défini de règle d'automatisation et dans ce cas, la facture sera ventilée sur les comptes par défaut « Compte d'attente 471000 » et « TVA déductible 445660 »
4. Anticipez vos relances
Au niveau de l'encart « Anticipez vos relances », choisissez le plan de relance à affecter au client si besoin. Cela modifiera la configuration pour ce client.
Vous pouvez aussi décider pour une facture donnée de « Demander le paiement, sans relancer via Libeo » ou « Valider sans demander le paiement ». Pour cela, cliquez sur la flèche et choisissez l'une des options.
Seule cette facture sera concernée, cela n’aura pas d’impact sur la configuration générale de votre client.
Notifications envoyées à mon client
Votre client va recevoir un email de la part de Libeo lui indiquant que vous souhaitez être réglé. Dans ce mail figurent les informations suivantes :
Les informations principales de la facture : numéro de facture, le montant et la date d'échéance ;
La facture à télécharger ;
Vos coordonnées bancaires depuis « Programmer le paiement » ;
La possibilité de régler sa facture grâce à une authentification depuis sa banque depuis « Programmer le paiement », cela sans avoir besoin de s'inscrire sur Libeo.
Vous pouvez personnaliser le contenu de cet email et des emails de relance, plan de relance par plan de relance, depuis la page « Configuration » puis « Relances clients & services d'encaissement ».
Retrouvez le mail envoyé à votre client depuis le fil d'activité de la facture de vente.
À savoir
Les mails sont envoyés avec l’adresse suivante : [email protected].
Par défaut, si votre client répond au mail, les réponses de vos clients sont envoyées au propriétaire de votre compte.
Vous pouvez personnaliser cet e-mail depuis la page « Configuration » puis « Relances clients & services d'encaissement ».
Vous pouvez personnaliser votre logo d'entreprise sur les mails envoyés.
Cliquez sur le nom de votre société puis « voir ma Société » ; Au niveau d'« Informations marketing », dans « Site Internet », entrez votre url d'entreprise.
Ou bien, depuis la page « Configuration » puis « Relances clients & services d'encaissement ».
Votre logo se mettra à jour automatiquement sur Libeo et sera utilisé dans les mails envoyés. Il permettra à vos clients d’être rassurés sur la provenance de vos factures.