Dans Libeo, vous pouvez enregistrer des charges constatées d'avance.
Si vous recevez une facture à comptabiliser sur un mois différent du mois de facturation, ou bien une facture qui concerne plusieurs mois, vous pouvez indiquer une période de comptabilisation dans Libeo.
Par exemple, si vous recevez une facture d’assurance trimestrielle, vous pouvez lui affecter une période de 3 mois.
Indiquer une date ou une période de comptabilisation
Depuis le formulaire de contrôle ;
Retrouvez comment contrôler une facture : https://help.libeo.io/fr/articles/5880688-controler-une-facture
Dans l'encart « Vérifier comptabilité et axes analytiques » ;
Cochez « Date de comptabilisation différente de la date de facturation » :
Soit vous souhaitez lisser votre charge sur plusieurs mois (cas de la facture d’assurance trimestrielle), indiquez alors les dates de début et de fin qui figurent sur la facture ;
Soit vous souhaitez simplement comptabiliser la facture sur un mois différent du mois de facturation, sans forcément lisser la charge sur plusieurs mois (cas d’une facture fournisseur reçue en retard ou après la clôture d’un exercice comptable), dans ce cas indiquez une date de début et de fin égales ou sur le même mois.
A savoir
Par défaut, Libeo pré-remplit la date de début avec la date d’émission du document.
Retrouver l’information de la période
Vous retrouverez ensuite cette information de période dans plusieurs onglets, y compris en version mobile.
Depuis l'onglet « Achats »
Sur la page « Documents ».
Sur la page « En validation », si jamais vos validateurs doivent aussi vérifier cette info.
Depuis l'onglet « Comptabilité »
Sur la page « Réviser ».
Ecritures comptables des périodes de comptabilisation
La date de début de période que vous avez sélectionnée pour votre facture va déterminer si celle-ci sera exportée ou non, en fonction de la date de fin d’export que vous avez choisie.
Par exemple, si vous enregistrez une facture avec une période du 01/12/23 au 31/12/23 et que vous exportez en comptabilité avec date de fin au 08/11/23, cette facture-là ne sera pas exportée.
Ensuite, si une période est renseignée, elle apparaîtra dans le libellé d’écriture. Pour une facture d’assurance d’Allianz au numéro F12345 à comptabiliser du 1e avril au 30 juin, il aura cette apparence : CCA 20210401 20210630 - assurance - F12345 - allianz
Par exemple, ici on a une CCA du 01/04/21 au 30/06/21
A savoir
Sur les modèles suivants, l’information de période de début et de fin est automatiquement exportée dans le fichier et intégrée dans votre logiciel :
Cegid ;
Cegid avec documents ;
Cegid avec documents et analytique ;
Cegid Loop avec documents.
Si vous êtes connecté par API, notamment avec Cegid Loop, les champs « date de début » et « date de fin » seront également exportées automatiquement vers votre logiciel.
Enfin, si vous souhaitez aussi récupérer ces informations de « date de début » et « date de fin », vous pouvez créer un modèle d’export personnalisé et utiliser les 2 colonnes dédiées : « date de début » et « date de fin »