Fonctionnalité disponible uniquement sur l'abonnement Illimité.
Vous pouvez choisir de définir une période comptable afin de paramétrer le début de votre exercice et sa fréquence de clôture.
Configurer une période comptable
Pour définir votre période comptable :
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Puis sur le bouton « Configurer ».
Choisissez une date d'ouverture de l'exercice, par exemple le 1er du mois.
Choisissez la fréquence de clôture : Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle.
Choisissez, si besoin, un délai de sécurité après clôture.
Le délai de sécurité est le temps supplémentaire accordé à votre équipe pour importer les pièces sur la période comptable passée.
Si vous choisissez, par exemple, un délai de sécurité de 5 jours, tous les documents dont la date de facturation est antérieure au 1er du mois en cours auront, par défaut, une date de comptabilisation fixée au 1er du mois précédent, à condition d'être importés dans ce délai de 5 jours.
Cliquez sur « Enregistrer », votre période comptable est configurée !
Exemple :
Ici nous sommes le 7 mai et j'ai choisi une date d'ouverture au 1er du mois avec un délai de sécurité après clôture de 7 jours.
Si j'importe une facture dont la date de facturation est antérieure au mois d'avril, alors la date de comptabilisation de ma facture sera au 1er avril du fait que je sois dans le délai de 7 jours après clôture.
La date de facturation est au 25 mars alors la date de comptabilisation sera le 1er avril.
Si j'importe une facture dont la date de facturation est sur la période ouverte en cours (avril et mai) alors la date de facturation = la date de comptabilisation.
La date de facturation est au 20 avril alors la date de comptabilisation sera le 20 avril car je suis dans le délai de sécurité de 7 jours.
La date de facturation est au 3 mai alors la date de comptabilisation sera le 3 mai car je suis dans la période ouverte de mai.
Si je suis après expiration du délai de sécurité (ex. : le 8 mai), toutes les factures importées aujourd'hui dont la date de facturation est antérieure à mai seront comptabilisées sur la période ouverte soit au 1er du mois de mai. Pour les factures dont la date de facturation est au mois de mai ou date ultérieure (juin, juillet etc..) alors la date de comptabilisation = la date de facturation.
⚠️ Si vous faites un export comptable par API après le délai de sécurité, les documents dont la date de comptabilisation est antérieure au mois de mai rencontreront une erreur car ils ne sont plus dans l'exercice comptable ouvert.
👉 Vous pourrez retrouver les documents concernés en filtrant sur « Documents sur un exercice fermé ».
Gérer des documents sur exercice fermé
Si des documents se retrouvent sur un exercice fermé, voici comment les gérer.
Lorsque vous êtes dans l'onglet « Réviser » de la comptabilité, vous pouvez filtrer sur les « Documents sur un exercice fermé », vous retrouvez tous les documents dont la date de comptabilisation est sur un exercice comptable déjà clôturé.
Vous pouvez choisir de les « Déplacer sur la période ouverte » afin de modifier leur date de comptabilisation en masse afin de modifier la date de comptabilisation de tous ces documents sur le début de la période en cours et permettre l'export de ces derniers et qu'ils soient exportés sur l'exercice comptable en cours ou de les « Indiquer comme non exportable » afin de ne plus les voir dans l'onglet « Réviser ».