Lorsque vous faites un export comptable, que ce soit par un modèle prédéfini ou par API, vous pouvez indiquer qu'un document ne doit pas être exporté ou décider de n'exporter que certains documents.
Ainsi, si par exemple, un document a été importé alors que l'exercice comptable est clôturé, vous pouvez indiquer de ne pas exporter ce document.
Indiquer un document comme non exportable
Depuis l’onglet « Réviser », cochez le document que vous ne souhaitez pas exporter et cliquez en bas sur « Indiquer comme non exportable ».
Le document disparaît alors de l'onglet « Réviser » et ne sera pas exporté en comptabilité lors du prochain export comptable généré.
Il restera disponible dans la page documents avec la mention dans le fil d'activité « Document indiqué comme non exportable ».
Remettre un document comme exportable
Pour rendre un document à nouveau exportable et que celui-ci soit comptabilisé dans votre prochain export :
Cliquez sur l'onglet « Achats » ou « Ventes », puis sélectionnez « Documents » ;
Trouvez le document que vous aviez marqué comme non exportable et cliquez dessus ;
Cliquez sur l'option « Annuler » à côté de « Document indiqué comme non exportable ».
Le document réapparaîtra alors dans l'onglet « Comptabilité » > « Réviser », et sera exportable lors du prochain export.
Choisir les documents à exporter
Lors de la phase de révision, vous pouvez sélectionner uniquement les documents pertinents à exporter, ce qui vous offre une plus grande flexibilité par rapport à l'export de l'ensemble des documents.
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Dans la section « Réviser », cochez les cases à gauche du nom du fournisseur pour choisir les documents à exporter.
Exporter ou non les documents en cours de validation
Un export comptable peut contenir des documents en attente de validation ou refusés. Vous pouvez décider une fois pour toutes s'ils doivent être exportés ou non, sans avoir à faire ce choix à chaque export.
Ce réglage s'applique à tous vos exports comptables, qu'ils soient générés manuellement depuis Libeo ou automatiquement par API.
Définir ma préférence
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » puis sur « Exports » ;
Ouvrez la section « Préférences d'export » ;
Dans le champ « Documents en cours de validation », sélectionnez l'option souhaitée.
Trois options sont disponibles :
« Demander à chaque export » : c'est l'option par défaut. À chaque export contenant des documents en attente de validation ou refusés, Libeo vous demande si vous souhaitez « Tout exporter » ou exporter « Uniquement les valides » ;
« Toujours les inclure » : les documents en attente de validation et les documents refusés sont exportés, sans que la question vous soit posée ;
« Toujours les exclure » : seuls les documents validés sont exportés. Les documents en attente de validation et les documents refusés restent dans l'onglet « Réviser » et seront exportés lors d'un prochain export, une fois validés.
À savoir
Cette préférence ne s'applique pas à l'export d'une sélection de documents. Lorsque vous cochez vous-même les documents à exporter depuis l'onglet « Réviser », les documents sélectionnés sont exportés tels quels, même s'ils sont en attente de validation ou refusés.
Si vous avez activé l'export automatique des écritures comptables, la case relative aux documents en cours de validation de cette configuration est pré-remplie à partir de votre préférence, mais reste modifiable indépendamment.