Pour générer un export comptable, vous avez la possibilité de partir d'un modèle pré-défini selon votre logiciel de production comptable.
Générer un export comptable
Cliquez sur l'onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur « Exporter en comptabilité » en haut à droite ;
Choisissez un modèle en fonction de votre logiciel comptable ;
Choisissez :
la date de fin d'export : cette date correspond à la date de facturation de vos documents ;
les journaux à exporter : si vous choisissez d'exporter tous les journaux ou les journaux de banque, alors seuls les paiements faits via Libeo seront exportés ;
le prochain numéro d'écriture ;
le format du libellé d’écriture ;
Cliquez sur « Exporter ».
À savoir
La date de début d'export correspond à la date de fin du dernier export, si vous n'avez jamais fait d'export, dans ce cas, votre export contiendra l'intégralité des documents jusqu'à la date de fin choisie.
Des intégrations par API sont disponibles pour connecter Libeo et certains logiciels comptables.
L’export peut prendre un peu de temps, il est variable en fonction de la quantité de données à exporter.
Si un export est déjà en cours au moment où vous préparez le suivant, un bandeau vous l'indique : « Un export est déjà en cours », avec le nombre de documents en attente et le lien « Voir cet export ». Vous pouvez tout de même lancer votre export. Si l'export en cours semble bloqué depuis longtemps, contactez le support.
Exporter l'intégralité des documents ou uniquement les documents valides
Vous pouvez choisir d'exporter l'intégralité des documents ou uniquement les documents valides, c'est-à-dire tous les documents, à l'exception des documents en statut « Validation refusée » ou « En validation ».
Lorsque votre export est prêt, vous serez alerté par email et vous le retrouverez sur l'onglet « Comptabilité » puis « Export Comptable ».
Retrouvez tous les modèles d'export proposés ainsi que les méthodes pour exporter et intégrer vos écritures dans votre logiciel comptable.
Consulter le détail d'un export
Depuis l'onglet « Comptabilité » puis « Export Comptable », chaque export affiche la date de génération, la date de fin d'export, les journaux exportés, le modèle ou logiciel utilisé, le type d'export (fichier ou « API ») et son contenu. Sous la date, vous retrouvez qui a lancé l'export, sa durée et sa progression.
Dans la colonne « Contenu », cliquez sur « Voir le détail » ;
La fenêtre « Détail de l'export » affiche la date de lancement, la durée, l'auteur et le nombre de documents « Envoyés », « Rejetés », « En attente d'export » et « Non transmis » ;
Cliquez sur un compteur pour filtrer la liste, ou recherchez un numéro de document, un fournisseur ou un client ;
Cliquez sur « Ouvrir » pour accéder au document.
Le menu d'actions de chaque export permet de « Télécharger le fichier » ou d'« Annuler cet export ».
À savoir
Le statut d'export de chaque document est affiché dans la fenêtre de détail. Survolez un document « Rejeté » pour lire le motif du rejet.
Si vous êtes connecté à votre logiciel comptable par API et que l'export contient des documents rejetés, le bouton « Relancer tous les rejetés » renvoie ces documents après correction. Il est réservé aux membres ayant le droit d'exporter la comptabilité.
Un export envoyé par API ne génère aucun fichier à télécharger.
Seul le dernier export peut être annulé, une fois terminé. Un export en échec ou envoyé à votre logiciel comptable par API ne peut pas être annulé : ses écritures y sont déjà.
⚠️ Si vous annulez un export comptable, alors toutes les pièces exportées dans l'export annulé apparaîtront dans votre prochain export.
Ne pas exporter certains documents
Depuis l'onglet Réviser, vous pouvez indiquer qu'un document ne doit pas être exporté. Le document disparaîtra de la page Réviser et ne sera plus exporté en comptabilité. Il restera toutefois disponible dans la page Documents.
Exporter uniquement les documents choisis
Depuis l'onglet Réviser, vous pouvez cocher et choisir les documents à exporter. Seuls ceux cochés seront exportés.
À savoir
Si rien ne s'exporte, c'est qu'il n'y a pas de nouvelles lignes à exporter, la page « Réviser » est vide. Si vous avez des lignes dans la page « Réviser » et qu'elles ne s'exportent pas, référez-vous à l'article : Pourquoi certaines factures n'apparaissent pas dans mon export comptable ?
Une facture ne peut être exportée qu'une seule fois, ainsi, elle ne sera pas présente sur deux exports comptables.
Les lignes exportées dépendent de la date de fin d’export indiquée. Ainsi, l'écriture comptable d'une facture n'est jamais exportée en double.
Depuis l'onglet « Achats » puis « Documents », toute facture exportée porte le marquage « Document exporté en comptabilité le XX/XX/XXX ». Vous pouvez filtrer les factures selon leur « Statut d'export » (Envoyé, En attente d'export, Rejeté, Non transmis, Non exporté, Exclu des exports) depuis « + de filtres ».
Des factures n'apparaissent pas dans mon export
Retrouvez toutes les raisons pour lesquelles, vos factures peuvent ne pas s'exporter lors de l'export comptable : Pourquoi certaines factures n'apparaissent pas dans mon export comptable ?