Sur Libeo, vous pouvez donner accès à votre compte à autant d'utilisateurs que vous le souhaitez, ils seront ajoutés comme membre de votre équipe avec un rôle, des droits spécifiques et une carte de paiement si besoin.
À savoir
Seuls le propriétaire du compte ou les utilisateurs ayant des droits d’administration peuvent inviter, supprimer et gérer les droits des membres.
Le propriétaire du compte est la personne ayant créée la société dans Libeo.
Gérer les accès des membres
Envoyer une invitation
Suivez les étapes de l'article : Ajouter des membres à mon équipe
Renvoyer une invitation
Depuis la page Équipe, une section « Invitation en attente » apparait en haut de page. Cliquez sur le symbole en forme de flèche circulaire sur la ligne d’un utilisateur pour lui renvoyer une invitation.
Supprimer une invitation
Depuis la page Équipe, une section « Invitation en attente » apparait en haut de page. Cliquez sur le symbole poubelle sur la ligne d’un utilisateur pour supprimer l’invitation.
Supprimer l'accès à un membre
Pour supprimer l'accès à un utilisateur, un expert-comptable ou un utilisateur limité, cliquez sur « Gérer » au niveau du membre à supprimer, puis cliquez sur « Supprimer ce membre ». Celui-ci n'aura plus accès au compte.
⚠️ Si vous supprimez un membre de votre équipe, vous supprimez également la carte de paiement qui pourrait lui être associée.
Gérer les droits des membres
Pour accéder aux droits des membres de votre équipe :
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Cliquez sur l'encart « Équipe » ;
Cliquez sur « Gérer » au niveau du membre pour lequel vous souhaitez modifier les droits ;
Un volet s'ouvre à droite, sélectionnez les droits à accorder au membre ;
Si vous souhaitez donner des Droits sécurisés et carte de paiement, il faudra inviter l'utilisateur à vérifier son identité pour qu'il ait accès à ces droits spécifiques.
Une fois les droits ajoutés ou retirés, cliquez sur « Mettre à jour ».
À savoir
Vous pouvez également décider de changer le rôle d'un utilisateur ou d'un expert-comptable vers le rôle d'utilisateur limité ou inversement.
Les droits disponibles
Droits sécurisés et carte de paiement
Pour assurer la sécurité de votre compte et de vos informations sensibles, la réglementation PSD2 impose une vérification d’identité à tout membre ayant l’un des droits disponibles dans Droits sécurisés et carte de paiement (voir ci-dessous).
Si vous attribuez l’un de ces droits à un utilisateur, vous serez invité à renseigner son nom, prénom, date de naissance et numéro de téléphone. L'utilisateur sera alors invité à vérifier son identité.
Les informations entrées lors de l'invitation seront comparées à celles rentrées par l’utilisateur lors de son inscription sur Libeo et lors de sa vérification d’identité. Ce n’est qu’une fois la vérification d’identité validée que ces droits sécurisés s’activeront.
Activer les droits d'administration
Fonctionnalité disponible sur l'abonnement Avancé et Illimité.
Donnez les droits d'administrateur à un membre de l'équipe lui permettant d'inviter ou supprimer des membres, de modifier leurs droits ou de les supprimer.
A savoir
Les droits d'administration ainsi que les droits sécurisés et carte de paiement sont considérés comme des droits sensibles et demandent une sécurité supplémentaire via authentification à deux facteurs (2FA).
Donnez le droit à un membre de valider ou de refuser un IBAN via la fiche fournisseur lors de l'ajout d'un IBAN ou lors d'un 1ᵉʳ paiement lancé pour un fournisseur.
Donnez le droit à un membre d'exécuter des paiements préparés par un autre membre et donc de valider ou de refuser un paiement préparé.
Ce droit peut être affiné selon un montant : cliquez sur « Ajouter une condition » et remplissez les champs.
Gérer et voir les comptes bancaires et leurs soldes
Donnez le droit à un membre d'ajouter des comptes bancaires pour voir les relevés, activer le paiement Libeo, voir le solde des comptes bancaires, du compte Libeo instantané ainsi que les transactions.
Autres droits
Contrôler vos documents
Importer des documents (facture, avoir, commande) : donnez le droit au membre d'importer des documents.
Contrôler les documents : donnez les droits au membre de contrôler des documents importés.
A savoir
Les droits Importer des documents et Contrôler les documents ne peuvent être dissociés que si vous avez souscrit à un abonnement Avancé ou Illimité.
Consulter les documents et préparer les paiements
Voir tous les documents : donner le droit au membre de voir tous les documents présents sur Libeo. Si le membre n'a pas ce droit, il n'aura pas accès à l’onglet « Documents » depuis l'onglet « Achats ».
Le rôle « Utilisateur limité » vous permet de donner accès à un utilisateur à certains documents uniquement : ceux qu’il a importé, validé ou qui sont en attente de sa validation.
Si vous utilisez la comptabilité analytique, vous pouvez aussi donner à cet utilisateur au rôle « Utilisateur limité » la permission de consulter tous les documents en lien avec une section analytique (exemple : Marketing).
Pour les droits de l'utilisateur limité, consultez cet article : Ajouter un utilisateur limité
Préparer les paiements : donnez le droit à un membre de préparer des paiements (montant, date de paiement, choix du compte à débiter...) afin qu'un autre membre de l'équipe décide ou non de les exécuter.
À savoir
Les droits Préparer les paiements et Valider et payer les factures ne peuvent être dissociés que si vous avez souscrit à un abonnement Avancé ou Illimité.
Gérer vos flux de travail
Annuler une demande de validation sur un document : donnez le droit à un membre d'annuler une demande de validation demandée sur un document.
Gérer votre comptabilité
Voir la comptabilité : donnez le droit à un membre de voir la comptabilité lors du contrôle d'un document ou la page Réviser depuis l'onglet « Comptabilité ».
Lorsqu’un membre sans ce droit réalise le contrôle d'une facture, il ne verra pas la partie « Comptabilité » et le compte d'achat apposé sera celui précédemment choisi pour ce fournisseur ou par défaut le « Compte d'attente 471000 »
Configurer la comptabilité.
Exporter en comptabilité.
Configurer
Créer et éditer les règles d’automatisations : donnez le droit à un membre de créer et éditer des règles d'automatisations.
Créer et éditer des catégories : donnez le droit à un membre de créer et éditer des catégories.
Pour en savoir plus sur les mesures de sécurité mises en place ou à mettre en place : La sécurité chez Libeo