Pour gagner du temps, vous avez la possibilité de mettre en place des règles d'automatisations sur Libeo sur vos factures, vos avoirs, vos commandes et vos transactions bancaires.
Vous pouvez ainsi créer des règles sur vos fournisseurs, vos montants, vos comptes comptables ou vos catégories pour dire par exemple que si tel fournisseur alors telle méthode de paiement ou tel compte comptable.
Règles disponibles en fonction des abonnements
Essentiel ou Basique
Si vous avez souscrit à un plan Essentiel ou Basique, vous pouvez uniquement créer des règles qui dépendent de vos fournisseurs, vos comptes comptables et du texte indiqué dans le document et déclenchent des automatisations sur les comptes comptables, TVA, catégories et méthodes de paiement.
Avancé
Si vous avez souscrit à un plan Avancé, vous pouvez créer en plus des règles qui dépendent des catégories et montant TTC. Les règles peuvent en plus déclencher des automatisations sur des circuits de validation et une date d'échéance liée aux documents d'un fournisseur.
Illimité
Si vous avez souscrit à un plan Illimité, vous pouvez créer en plus des règles qui portent sur l’analytique (son affectation automatique) ou qui en dépendent (par exemple déclencher un circuit de validation) mais également des règles sur vos transactions bancaires.
Retrouvez le détail de toutes les règles disponibles selon votre abonnement dans l'article : Toutes les règles d'automatisation disponibles selon mon abonnement.
Créer ou modifier mes règles en important mes fournisseurs
Créer mes règles via l'import de mes fournisseurs
Vous avez la possibilité de créer des règles en important l'ensemble de vos fournisseurs en une seule fois sur votre compte.
Modifier mes règles via l'import de mes fournisseurs
Si vos fournisseurs ont déjà été créés, vous pouvez les exporter afin de les importer de nouveau afin de mettre à jour toutes vos règles d'automatisation.
⚠️ Pour mettre en place des automatisations sur vos comptes comptables, pensez à importer vos comptes comptables avant d'importer vos fournisseurs.
Les règles concernants les montants ne peuvent être importées via le fichier fournisseur.
Modifier mes règles lors du contrôle
Vous avez la possibilité lors du contrôle d'un document de modifier les règles appliquées sur le document.
Cliquez sur l'onglet Automatisations afin de retrouver les règles qui s'appliquent au document ;
Cliquez sur le crayon afin d'éditer les règles.
Vous pouvez également modifier vos règles lors du contrôle de votre document, si vous modifiez la règle. Il vous sera proposé d'enregistrer ce changement comme une mise à jour de la règle. La mise à jour d'une règle ne peut se faire que sur les comptes comptables et la méthode de paiement.
À savoir
Les différents onglets du formulaire de contrôle sur lesquels s'appliquent les règles sont indiqués par liseré bleu.
Créer ou modifier mes règles depuis l'onglet Automatisations
Vous avez également la possibilité de créer ou de modifier vos règles depuis l'onglet « Automatisations ». Vous pouvez créer des règles sur vos documents (facture, avoir, commande), vos demandes d'achat et vos transactions bancaires (disponible uniquement sur l'abonnement Illimité).
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Cliquez sur « Automatisations » ;
Ici il y a un récapitulatif des règles créées. Il est possible de filtrer par fournisseur, type de document, condition ou action pour retrouver l'ensemble des règles d'automatisation.
Vous pouvez ainsi les modifier ou les supprimer depuis les boutons affichés sur chaque règle et en ajouter en cliquant sur « Ajouter une règle » en haut à droite.
Vous pouvez également modifier vos règles une par une lors du contrôle de votre document, de l'édition ou lors de la révision.
Ainsi, si vous avez une règle établie sur le compte comptable ou la méthode de paiement, il vous sera proposé, si vous la changez, d'enregistrer ce changement comme une nouvelle règle.
À savoir
Lors du contrôle d'un 1er document d'un fournisseur, les catégories, comptes comptables et méthode de paiement renseignés créent automatiquement des règles d'automatisation et se retrouvent donc dans la liste de vos automatisations.
Vous avez la possibilité de mettre à jour les règles concernant le compte comptable ou la méthode de paiement directement via le formulaire de contrôle, l'édition du document ou l'onglet Réviser.
À savoir
Vous avez la possibilité de permettre la désactivation de la règle lors du contrôle afin d'autoriser un membre contrôlant la facture à mettre une autre donnée que la règle établie.
Cela n'aura pas pour conséquence de modifier vos règles. S'ils n'ont pas la possibilité de désactiver la règle, alors la case sera grisée et celle-ci s'appliquera par défaut.
En fonction de l'abonnement choisi, vous avez également la possibilité de donner le droit ou non aux membres de votre équipe de créer et d'éditer les règles d’automatisations.