Qu'est-ce que la GED ?
La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion des documents numériques. Ce système vise à stocker, organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques au sein d'une société.
Libeo vous propose désormais une solution de GED afin de stocker vos fichiers GED.
En plus de vos documents d’achat et de vente, Libeo vous propose donc de stocker vos :
Conditions
Contrats
Mercuriale
Rapport
RIB
Ou tout autre document.
Accéder à l'outil de GED de Libeo
Pour accéder à l’espace logiciel GED de Libeo, cliquez sur le nom de votre société en haut à gauche, puis Documents (GED).
Sur cette page sont présents tous vos documents importés dans la GED.
Vous pouvez rechercher par nom de fichier, ou filtrer par fournisseur, client ou type de document.
Pensez à donner un nom évocateur à votre fichier avant de l’importer, afin de le retrouver facilement grâce à la recherche.
Une fois qu’un document est importé, en cliquant dessus, vous pouvez facilement, changer son type, et indiquer à qui est associé ce document : votre société, un fournisseur, ou un client.
Si un fournisseur ou un client n’existe pas sur Libeo, vous pouvez le créer dans les espaces dédiés, sur les pages Fournisseur et Clients dans le menu principal.
⚠️ Pensez à cliquer sur Appliquer pour que vos modifications soient enregistrées.
Vous avez également accès au fil d’activité du document, pour être en mesure de connaître les étapes de vie et de modification du document dans la GED.
Visualisez un document en cliquant sur le nom du fichier dans la ligne du tableau, ou sur l’icône oeil du panneau latéral.
Supprimez un document de la GED, en cliquant sur les 3 points en bout de ligne du tableau, ou sur l’icône poubelle du panneau latéral.
Supprimez ou téléchargez les documents en masse, en sélectionnant les documents concernés, à gauche en bout de ligne, puis en cliquant sur les 2 points en dessous du tableau.
Importer un document dans la GED
Cliquez sur le bouton Importer une facture, ou glissez-déposez votre document dans Libeo depuis n’importe quelle page.
Sur la modale qui s’ouvre, choisissez Autres (GED), puis sélectionnez le type de document dans le menu déroulant, et cliquez sur Importer.
Ou directement depuis le GED, glissez-déposez, ou cliquez sur le bouton d’import, et suivez les étapes de la même manière.
Partager vos documents de GED
Partagez vos documents à votre expert comptable, ou tout autre contact en quelques clics.
Pour partager un document, cliquez sur les 3 points en bout de ligne, puis Partager.
Entrez l’adresse mail de votre contact puis cliquez sur Partager afin qu’il reçoive le document par email.
Ou
Copiez le lien de téléchargement du document, et envoyez-lui manuellement par le canal de votre choix.
Une icône Partager est également présente en haut à droite du panneau latéral.
⚠️ Le lien de téléchargement, contenu dans l’email ou envoyé manuellement, expire après 7 jours pour des raisons de sécurité.
Pour partager plusieurs documents d’un coup, sélectionnez-les en cochant les documents concernés à gauche en bout de ligne, et cliquez sur Partager en dessous du tableau.
Lorsque vous partagez un ou plusieurs documents par email, votre contact reçoit un email comme celui-ci :
