Avec Libeo, pas besoin de faire la saisie à la main, c'est notre OCR qui travaille ! Néanmoins, vous aurez à opérer une vérification des champs et au besoin vous pourrez rajouter des éléments.
Contrôler ma commande
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Cliquez sur « Contrôler » au niveau de la commande de votre choix ;
Vous accédez au volet de contrôle du document.
⚠️ Si le document comporte plusieurs factures, il faudra procéder à un découpage en cliquant sur les pointillés avec les ciseaux qui se trouvent entre les différentes pages afin de scinder le document en plusieurs documents à contrôler.
Télécharger, convertir ou supprimer ma commande
Vous avez la possibilité dans le volet de contrôle en cliquant sur les 3 petits points à côté du type de document de :
Télécharger la commande ;
Déplacer dans la GED ;
Supprimer la commande.
Convertir une commande en facture ou avoir
Cliquez sur l'avoir et au niveau du type de document en haut à droite, cliquez sur les 3 petits points pour convertir en facture ou avoir.
1. Fournisseur
Reconnaissance du fournisseur
Reconnaissance du fournisseur
L'OCR (reconnaissance optique de caractères) identifie le fournisseur grâce au SIRET indiqué sur le document.
Si votre fournisseur n'a pas indiqué de SIRET sur le document, l'OCR de Libeo cherche le nom du fournisseur indiqué sur le document.
Ainsi, si votre fournisseur existe déjà sur votre compte, il sera indiqué « Déjà partenaire » à côté du nom du fournisseur.
Si votre fournisseur est un nouveau fournisseur, il sera indiqué « Nouveau partenaire ».
Mon fournisseur n'est pas reconnu
Mon fournisseur n'est pas reconnu
Si rien ne s'affiche, vous avez la possibilité de :
Chercher manuellement votre fournisseur dans la liste des fournisseurs enregistrés sur votre compte et puis sélectionnez-le.
Si malgré la recherche, vous avez un message « Aucun résultat pour ... », c'est que ce fournisseur n'est pas répertorié sur votre compte, dans ce cas cliquez sur « Voir les suggestions du réseau Libeo » ;
Si votre recherche n'aboutit pas ou que vous ne souhaitez pas utiliser la base de données proposée, cliquez sur « Créer le fournisseur ».
Celui-ci apparaitra dans l'onglet « Fournisseurs ». Vous pourrez compléter ses informations si besoin.
À savoir
Vous pouvez mettre à jour le compte auxiliaire de votre fournisseur lors du contrôle.
Vous pouvez également mettre à jour l'IBAN de votre fournisseur ou le renseigner.
IBAN en vert : L'IBAN trouvé sur le document et celui du fournisseur sont identiques.
IBAN en orange : L'IBAN détecté sur le document (FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXX) est différent de celui du fournisseur.
IBAN en rouge : L'IBAN reconnu sur le document sera ajouté au fournisseur (nouveau partenaire). Si vous n'avez pas le droit de valider les IBANs, il faudra qu'un membre de l'équipe ayant ce droit le valide pour l'ajouter.
IBAN en noir : L'IBAN est enregistré sur le fournisseur (déjà partenaire) mais aucun IBAN n'est indiqué sur le document.
2. Informations
Libeo saisie la date de commande, le numéro de commande, les totaux HT et TTC et la devise.
3. Demander une validation
Il est possible de demander une validation à une ou plusieurs personnes, utilisatrices ou non de Libeo, afin de finaliser le contrôle de la commande.
4. Analytique
Si vous utilisez la comptabilité analytique, vous avez la possibilité de renseigner un axe ainsi qu'une section analytique sur votre commande afin suivre vos dépenses à venir.
5. Commentaire interne
Vous pouvez mettre un commentaire en interne qui sera vu par les autres membres de l'équipe et apparaîtra dans le fil d'activité de la commande une fois contrôlée.
6. Valider ma commande
Une fois que vous avez fait toutes les vérifications, cliquez sur « Valider ».
Une fois validée, la commande sera proposée à l'association lors du contrôle d'une facture du même fournisseur.
Vous pourrez également associer votre commande à une ou plusieurs factures déjà contrôlées du même fournisseur ou payer un acompte ou la totalité de votre commande.