Vous avez la possibilité de gérer les informations de vos fournisseurs depuis l'onglet « Fournisseurs » ou sur la fiche de votre fournisseur.
Ajouter, modifier ou supprimer des informations d'un fournisseur
Depuis l'onglet « Fournisseurs », cliquez sur la fiche du fournisseur pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier des informations.
Vous pouvez ainsi le renommer, lui associer un compte auxiliaire, un IBAN, des documents, des contacts et adresses.
A savoir
Si vous avez plusieurs comptes sur Libeo avec des fournisseurs en commun entre vos comptes, vous avez la possibilité d'appliquer une modification faite sur l'Iban de votre fournisseur, la méthode de paiement ou la date d'échéance par défaut sur un fournisseur commun à tous vos comptes : Modifier les informations d'un fournisseur sur toutes mes sociétés en une seule fois.
Modifier le nom d'un fournisseur
Choisissez la fiche fournisseur à renommer ;
Passez sur le nom et cliquez sur le bouton d'édition au niveau du nom de votre fournisseur ;
Modifiez le nom de celui-ci.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer, dès lors que vous cliquez en dehors du nom, celui-ci se met à jour. Cette action est rétroactive sur les factures contrôlées pour ce fournisseur.
Vous pouvez modifier ou supprimer l'adresse d'un contact en cliquant sur les 3 petits points de la fiche contact.
Modifier ou supprimer un compte auxiliaire
Vous pouvez modifier le compte auxiliaire d'un fournisseur en cliquant sur le compte auxiliaire depuis sa fiche ou directement depuis l'onglet « Comptabilité » puis « Configuration » puis cliquez sur la section « Comptes fournisseurs ».
Choisissez le compte auxiliaire à renommer ;
Passez sur le nom du compte et cliquez sur les 3 petits points et choisissez d'éditer ou de supprimer le compte ;
Pour chaque changement la mention « Le compte a été enregistré » s'affiche en bas de page.
Vous pouvez également choisir de modifier vos comptes auxiliaires en masse.
Ajouter ou supprimer des documents
Vous pouvez ajouter des documents relatifs à votre fournisseur, tel qu'un contrat, des conditions, un RIB, etc. Tous les documents ajoutés depuis la fiche fournisseur sont disponibles, modifiables et supprimables via vos documents GED.
Modifier les préférences de paiement
Vous pouvez choisir par quel moyen de paiement votre fournisseur doit être réglé dans Libeo, soit via Libeo ou en dehors de Libeo (CB, chèque...) en cliquant sur votre choix dans l'encart. Cette préférence s'appliquera sur toutes les nouvelles factures à contrôler de ce fournisseur.
Vous pouvez choisir d'importer cette information en masse lors de la création de vos fournisseurs.
Modifier la date d'échéance par défaut
Fonctionnalité disponible sur l'abonnement Illimité.
Vous pouvez choisir la date d'échéance par défaut que vous souhaitez pour les factures de votre fournisseur.
Par défaut « Aucune règle » est sélectionnée, cela signifie que la date choisie sera la date d'échéance indiquée sur la facture ou 30 jours après la date de facturation si aucune information de date d'échéance n'est indiquée sur la facture au moment du contrôle.
Si vous modifiez cette règle alors elle s'appliquera sur toutes les nouvelles factures à contrôler de ce fournisseur.
Vous pouvez choisir d'importer la date d'échéance par défaut à appliquer à votre fournisseur en masse lors de l'import de vos fournisseurs.
Archiver, supprimer ou fusionner mes fournisseurs
Archiver un fournisseur
Afin d'avoir une liste lisible de tous les fournisseurs avec lesquels vous travaillez, vous pouvez décider d'archiver un fournisseur.
Cliquez sur l'onglet « Fournisseurs » ;
Cliquez sur la case à côté du ou des fournisseurs à archiver ;
Tout en bas à droite, cliquez sur les 3 petits points et sélectionnez « Archiver »
Celui-ci disparaît de la liste de vos fournisseurs.
À savoir
Retrouvez la liste complète de vos fournisseurs actuels et archivés en cliquant sur « Afficher les fournisseurs archivés ».
Désarchivez un fournisseur en cliquant sur la case à côté de son nom puis les 3 petits points et « Désarchiver ».
Les fournisseurs archivés n'apparaitront plus dans les menus de sélection, mais resteront visibles sur les factures existantes et l'historique. Ils apparaitront en gris en bas de la liste et sont quand même sélectionnables si besoin.
Supprimer un fournisseur
Cliquez sur l'onglet « Fournisseurs » ;
Cliquez sur la case à côté du ou des fournisseurs à supprimer ;
Cliquez sur le menu déroulant du bouton vert en bas à droite puis cliquez sur supprimer.
⚠️ Vous ne pourrez pas supprimer un fournisseur pour lequel des factures qui lui sont associées ont été payées via Libeo.
Gérer les IBANs des fournisseurs
Ajouter un Iban
Cliquez sur « Fournisseurs » ;
Cliquez sur la fiche du fournisseur sur lequel vous souhaitez ajouter l'IBAN ;
Au niveau des coordonnées bancaires, cliquez sur Ajouter ;
Cliquez sur « Suivant » et ajouter l'IBAN de votre fournisseur ;
Cliquez sur « Enregistrer ».
⚠️ si l'ajout d'un IBAN se fait par un membre qui n'a pas les droits de validation des IBANs alors il faudra qu'un membre ayant ce droit aille valider l'IBAN.
À savoir
Chaque Iban fournisseur entré sur une fiche sera vérifié pour assurer la sécurité de vos paiements.