Vous avez la possibilité de payer un acompte, ou la totalité, sur une commande sans attendre de recevoir la facture de votre fournisseur. Libeo prépare alors un paiement de commande qui porte ce paiement. Dès que vous recevez la facture définitive, vous rattachez ce paiement à celle-ci.
Payer un acompte ou la totalité d'une commande
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Documents » ;
Depuis le menu du haut choisissez « Commandes » ;
Cliquez sur une commande ;
Dans le panneau de droite, cliquez sur le bandeau d'information vous proposant de payer un acompte ou la totalité de la commande ;
Entrez un montant partiel ou total puis choisissez une date de réception des fonds puis cliquez sur « Payer » ;
Suivez les étapes décrites dans Payer ma facture.
À savoir
Libeo génère à ce moment un paiement de commande, qui porte votre acompte. Ce n'est pas une facture : c'est un support qui conserve le paiement en attendant la facture de votre fournisseur. Il ne s'exporte pas en comptabilité comme une facture : une fois rattaché à la facture définitive, le paiement apparaît en comptabilité sur cette facture.
Vous retrouvez l'acompte avec la mention « Acompte planifié » ou « Acompte payé », accompagnée de son montant et de sa date.
Indiquer un paiement hors Libeo sur une commande
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Documents » ;
Depuis le menu du haut, choisissez « Commandes » ;
Cliquez sur une commande ;
Dans le panneau de droite, cliquez sur le bandeau d'information vous proposant de payer un acompte ou la totalité de la commande ;
Entrez un montant partiel ou total et choisissez une date de réception des fonds puis cliquez sur « Payer » ;
Dans le panneau de droite, cliquez la flèche pour revenir en arrière ;
Au niveau du bouton vert, cliquez sur la flèche pour choisir Indiquer un « Indiquer un paiement hors Libeo », remplissez les champs et cliquez sur « Valider ».
Au niveau de la commande, la colonne « Montant payé » n'est plus à 0€.
Rattacher le paiement de la commande à la facture définitive
Dès lors que vous recevez la facture définitive de votre fournisseur, rattachez-y le paiement de la commande. C'est alors la facture définitive qui porte le paiement et son historique. Deux parcours sont possibles selon que vous êtes en train de contrôler la facture ou que celle-ci est déjà dans Libeo.
Lors du contrôle de la facture définitive
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Cliquez sur la facture définitive à contrôler ;
Au niveau de l'encart « Associer vos commandes ou avoirs », repérez la commande sur laquelle vous avez payé un acompte : un badge « Acompte planifié » ou « Acompte payé » indique le montant et la date du paiement ;
Cliquez sur « Associer » : une fenêtre rappelle le paiement de la commande (numéro, montant réglé, état du paiement) et vous propose de choisir entre « Rattacher l'acompte à cette facture » et « Associer sans rattacher l'acompte » ;
Si la commande comporte plusieurs acomptes, choisissez celui à rattacher : les acomptes d'une même commande portent le numéro de la commande, ils se distinguent par leur montant et leur date de paiement ;
Terminez le contrôle de la facture : le rattachement s'effectue à la validation du contrôle.
Depuis le paiement de la commande
Utilisez ce parcours si la facture définitive est déjà dans Libeo.
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Documents » ;
Dans l'onglet « Factures », cliquez sur le paiement de la commande ou allez dans « Commandes », cliquez sur la commande puis sur le paiement de commande associé ;
Cliquez sur le bandeau d'information qui vous invite à rattacher l'acompte à la facture définitive du fournisseur ;
Dans le panneau qui s'ouvre, choisissez « Choisir une facture déjà dans Libeo » : les factures liées à la commande et celles du même montant que l'acompte sont proposées en premier, vous pouvez aussi rechercher une autre facture du fournisseur par son numéro, sa date ou son montant ;
Cliquez sur « Rattacher » en face de la facture définitive ;
Vérifiez le récapitulatif et « Ce qui va se passer », puis confirmez en cliquant sur « Rattacher l'acompte » ;
Vous êtes redirigé vers la facture définitive, qui porte désormais le paiement.
Si la facture de votre fournisseur n'est pas encore dans Libeo, vous pouvez à la place utiliser l'option « Importer le PDF de la facture » du même panneau. Quand votre fournisseur envoie des factures électroniques, privilégiez le rattachement à une facture déjà présente dans Libeo.
Si vous n'aviez réglé qu'un acompte sur votre commande, il vous est alors possible de régler le reste dû sur la facture définitive ;
Dans le volet de droite de votre facture, vous pouvez visualiser la commande associée dans l'encart « Commandes associées ».
À savoir
Seules sont proposées les factures du même fournisseur, dans la même devise, déjà contrôlées, qui ne sont pas des paiements de commande et dont le solde restant est supérieur à 0 €. Une facture déjà partiellement payée reste proposée.
Si la facture choisie n'est pas encore associée à la commande, elle l'est en même temps que le rattachement.
Un seul acompte est rattaché à la fois. Les autres se rattachent ensuite depuis leur propre bandeau, tant que la facture définitive a un solde restant.
Le rattachement est impossible dans certains cas, signalés avant la confirmation : paiement par carte, paiement Fintecture en cours ou acompte supérieur au solde restant de la facture. Vous pouvez alors choisir une autre facture ou associer la commande sans rattacher l'acompte.
Si la facture définitive est en validation ou va l'être, un avertissement s'affiche : un paiement planifié s'exécute à sa date, même si la validation n'est pas terminée.
Un paiement en cours au moment du rattachement s'exécute normalement et est rattaché à la facture définitive.
Le solde de la facture définitive tient compte des paiements rattachés. Dans son fil d'activité, retrouvez la mention « Paiements de l'acompte transférés » avec le numéro du paiement de commande.
⚠️ Le rattachement supprime la facture de paiement de commande, c'est-à-dire le document généré par Libeo, et non le paiement : celui-ci est repris sur la facture définitive. Aucun de vos documents d'origine n'est supprimé.
⚠️ Si une écriture de banque a déjà été exportée avant le rattachement, elle conserve le numéro de la commande : le lettrage se fait alors manuellement dans votre logiciel comptable.