Avec Libeo, pas besoin de faire la saisie à la main, c'est notre OCR qui travaille ! Néanmoins, vous aurez à opérer une vérification des champs et au besoin vous pourrez rajouter des éléments.
Contrôler mon avoir
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Cliquez sur « Contrôler » au niveau de l'avoir de votre choix ;
Vous accédez au volet de contrôle du document.
⚠️ Si le document comporte plusieurs avoirs, il faudra procéder à un découpage en cliquant sur les pointillés avec les ciseaux qui se trouvent entre les différentes pages afin de scinder le document en plusieurs documents à contrôler.
Télécharger, convertir ou supprimer le document
Vous avez la possibilité dans le volet de contrôle en cliquant sur les 3 petits points à côté du type de document de :
Télécharger la facture, l'avoir ou la commande ;
Supprimer la facture, l'avoir ou la commande.
Fournisseur
Reconnaissance du fournisseur
L'OCR de Libeo identifie le fournisseur grâce au SIRET indiqué sur le document.
Si votre fournisseur n'a pas indiqué de SIRET sur le document, l'OCR de Libeo cherche le nom du fournisseur indiqué sur le document.
Ainsi, si votre fournisseur existe déjà sur votre compte, il sera indiqué « Déjà partenaire » à côté du nom du fournisseur.
Si votre fournisseur est un nouveau fournisseur, il sera indiqué « Nouveau partenaire ».
Mon fournisseur n'est pas reconnu
Si rien ne s'affiche, vous avez la possibilité de :
Chercher manuellement votre fournisseur dans la liste des fournisseurs enregistrés sur votre compte et puis sélectionnez-le.
Si malgré la recherche, vous avez un message « Aucun résultat pour ... », c'est que ce fournisseur n'est pas répertorié sur votre compte, dans ce cas cliquez sur « Voir les suggestions du réseau Libeo » ;
Si votre recherche n'aboutit pas ou que vous ne souhaitez pas utiliser la base de données proposée, cliquez sur « Créer le fournisseur » ;
Celui-ci apparaitra dans l'onglet « Fournisseurs ». Vous pourrez compléter ses informations si besoin : https://help.libeo.io/fr/articles/8061953-gerer-les-informations-de-mes-fournisseurs
Informations sur l'avoir
Libeo saisie la date de l'avoir, les totaux et la devise ;
Ajoutez le numéro de l'avoir ainsi qu'une description si besoin ;
Cochez la case « Cet avoir a déjà été utilisé » pour indiquer que le montant de l'avoir a déjà été déduit d'une facture.
Tous ces champs pourront être modifiés par la suite au besoin : https://intercom.help/libeo/fr/articles/5881124-modifier-ou-supprimer-une-facture.
Vérifier comptabilité et axes analytiques
Ventiler votre facture sur un ou plusieurs comptes d'achat, compte de TVA ou codes analytiques* (*Disponible sur certains abonnements uniquement).
A savoir
Un plan comptable est disponible par défaut sur Libeo, vous avez la possibilité d'importer votre propre plan : https://help.libeo.io/fr/articles/5880665-integrer-mon-plan-comptable
Par défaut, lors du contrôle d’un avoir tous les utilisateurs de votre compte peuvent voir et saisir les informations de comptabilité, mais cela est configurable : https://help.libeo.io/fr/articles/8058346-gerer-les-acces-et-les-droits-des-membres
Vous pouvez indiquer des montants négatifs dans vos comptes d'achat pour gérer les redevances, royalties ou commission par exemple : https://help.libeo.io/fr/articles/8333243-indiquer-des-montants-negatifs-sur-vos-comptes-d-achat-lors-du-controle-d-une-facture
Lorsqu'un utilisateur n’a pas le droit de « Voir la comptabilité » lors du contrôle d'un avoir, il ne pourra pas accéder à l'encart Vérifier comptabilité et axes analytiques.
Soit vous avez préalablement défini une règle d’automatisation sur les comptes comptables (achat, TVA, analytique) à appliquer sur ce fournisseur et dans ce cas, la facture sera ventilée sur les comptes prédéfinis.
Soit vous n'avez pas défini de règle d'automatisation et dans ce cas, la facture sera ventilée sur les comptes par défaut « Compte d'attente 471000 » et « TVA déductible 445660 »
Demander une validation
Il est possible de demander une validation à une ou plusieurs personnes, utilisatrices ou non de Libeo, afin de finaliser le contrôle de l'avoir : https://help.libeo.io/fr/articles/7253344-demander-une-validation-sur-un-avoir
Valider mon avoir
Une fois que vous avez fait toutes les vérifications, cliquez sur « Valider ».
Vous pourrez ainsi utiliser l'avoir sur une facture afin de le déduire sur une facture déjà contrôlé du même fournisseur ou d'indiquer l'avoir comme déjà utilisé.
Retrouvez l'intégralité de vos avoirs dans l'onglet « Achats » puis « Documents » et l'onglet « Avoirs »
A savoir
Si le montant de l’avoir est supérieur à la facture, vous pourrez utiliser le reste de l'avoir sur vos prochaines factures : le solde de votre avoir est alors indiqué sur la carte représentant l’avoir, et dans l'onglet « Avoirs », son statut deviendra « Partiellement utilisé ».