Validation rapide et contrôle automatique : quelle différence ?
Libeo évalue chaque document dès son arrivée en Réception, à partir de l'historique du fournisseur, du score de reconnaissance de l'OCR et de vos règles d'automatisation. Quand un document réunit les conditions nécessaires, il peut être contrôlé sans être consulté. Deux traitements sont alors possibles :
Validation rapide : le document apparaît dans l'encart « Validation rapide » de l'onglet Achats > Réception, accompagné des tags qui expliquent la recommandation. Vous gardez la main : cochez les documents et validez-les en bloc, sans les ouvrir.
Contrôle automatique : Libeo contrôle le document à votre place. Il n'apparaît pas dans l'encart « Validation rapide », il est déjà contrôlé lorsque vous le retrouvez. Le fil d'activité du document indique que le contrôle a été réalisé par Libeo.
Le contrôle automatique s'appuie sur les mêmes tags que la validation rapide, à ceci près que vous choisissez lesquels sont obligatoires et sur quels fournisseurs il s'applique. Un fournisseur pour lequel le contrôle automatique n'est pas activé continue de passer par la validation rapide.
Les critères de factures pour une validation rapide
Pour qu’une facture soit considérée comme validable sans la consulter, il faut que :
La facture appartienne à un fournisseur ayant au moins 3 factures déjà contrôlées sur Libeo par le passé ;
Le compte de TVA et le compte d'achat ainsi que les catégories soient les mêmes à chaque fois ;
L'OCR ait trouvé les bonnes valeurs pour tous les champs ;
La comptabilité soit équilibrée ;
Des règles d’automatisation pertinentes soient appliquées.
Comprendre les recommandations IA en Réception
Dès la Réception, des tags vous aident à prioriser vos documents. Ces mêmes tags servent de critères au contrôle automatique. Voici ce que chacun signifie :
Abonnement : le document a été identifié comme une facture d'abonnement.
Récurrent : au moins 3 documents similaires de ce fournisseur, d'un montant proche à 10 % près, ont déjà été contrôlés sur les 12 derniers mois.
Payée : un paiement a déjà été détecté (carte Libeo, paiement enregistré hors Libeo, facture marquée comme payée, ou mention de paiement sur le document).
IBAN vérifié : l'IBAN par défaut du fournisseur a été confirmé comme étant bien associé à son SIREN.
Montant faible : le montant total du document est inférieur ou égal au seuil de faible montant.
Les bons de commande ne portent que les tags Récurrent et Montant faible. Les avoirs ne portent pas de recommandation.
Seuil de faible montant
Ce seuil détermine les documents identifiés comme « Montant faible » dans la liste des documents à contrôler, et sert de référence au critère « Montant faible » du contrôle automatique.
Configurez ce seuil au niveau de la société ou au niveau d'un fournisseur :
Au niveau de la société : onglet Configuration > Personnalisation > Contrôle > Montant faible. Le seuil est de 100 € par défaut.
Au niveau d'un fournisseur : fiche fournisseur > onglet Automatisation > Contrôle > Seuil de faible montant. Laissez le champ vide pour utiliser le seuil de la société.
Un document reçoit le tag lorsque son montant total est inférieur ou égal au seuil applicable. Si aucun seuil n'est défini, ni sur le fournisseur ni sur la société, aucun document ne reçoit ce tag.
Activer le contrôle automatique
Le contrôle automatique est disponible avec les offres Avancé et Illimité
Il se règle en deux temps : les critères requis au niveau de la société, puis l'activation fournisseur par fournisseur.
Seuls les utilisateurs autorisés à contrôler les documents et non limités par la confidentialité peuvent modifier ces paramètres.
Choisir les critères au niveau de la société
Rendez-vous dans l'onglet Configuration > Personnalisation > Contrôle > Contrôle automatique et sélectionnez les critères qu'un document doit tous réunir pour être contrôlé automatiquement par Libeo.
⚠️ Si aucun critère n'est sélectionné, tous les documents éligibles des fournisseurs concernés seront contrôlés automatiquement par Libeo.
Activer la fonctionnalité sur un fournisseur
Ouvrez la fiche du fournisseur, puis l'onglet Automatisation, section Contrôle, et activez l'option « Activer le contrôle automatique pour ce fournisseur ».
Les documents de ce fournisseur qui apparaissent normalement dans l'encart « Validation rapide » sont alors directement contrôlés automatiquement par Libeo et ne nécessitent plus aucune action de votre part.
Personnaliser les critères d'un fournisseur
Par défaut, le fournisseur reprend les critères de la société. Modifiez un critère depuis la section « Critères » requis pour le personnaliser sur ce fournisseur : les critères du fournisseur remplacent alors entièrement ceux de la société, ils ne s'additionnent pas.
Pour revenir aux critères de la société, désélectionnez tous les critères du fournisseur.
Les cas où le contrôle n'est pas automatique
Dans les cas suivants, la facture n’apparaîtra pas dans l'encart « Validation rapide » , car on considère qu’une vérification de votre part est nécessaire :
Un des critères requis n'est pas rempli sur le document ;
Présence d’une période de comptabilisation (CCA) ;
Présence de sections analytiques ;
Présence de comptes consigne ou déconsigne.