Le Contrôle des prix d'achat compare chaque ligne de vos factures au prix négocié détecté dans vos contrats, mercuriales ou catalogues, et vous alerte dès qu'un prix facturé dépasse ce prix de référence.
Activer le contrôle des prix pour mes fournisseurs
Le contrôle des prix s'active fournisseur par fournisseur. Vous disposez de trois moyens :
À la souscription du module : une fenêtre vous invite à sélectionner les fournisseurs concernés (champ Fournisseurs, Rechercher un fournisseur, Tout sélectionner), puis à cliquer sur Activer.
Depuis l'onglet Fournisseurs : une colonne Contrôle des prix permet d'Activer ou de Désactiver le contrôle des prix pour un fournisseur, ou pour une sélection (action en masse).
Depuis la fiche d'un fournisseur, via le bouton d'activation dédié.
À savoir
Vous pouvez cocher Activer automatiquement cette fonctionnalité pour les nouveaux fournisseurs à la souscription, ou activer le réglage Activer automatiquement le contrôle des prix par contrat pour les nouveaux fournisseurs depuis les paramètres d'activité, pour que chaque nouveau fournisseur soit couvert sans action de votre part.
Renseigner mes prix négociés
Le prix de référence (Prix négocié) peut être obtenu de deux façons.
Automatiquement par l'IA
Déposez vos contrats, mercuriales ou catalogues dans la GED du fournisseur : l'IA en extrait les prix et alimente la colonne Prix négocié du catalogue produit.
À savoir
Notre IA extrait les informations de prix des documents contenus dans la GED lorsque le fournisseur est indiqué.
Manuellement
Dans le catalogue produit du fournisseur, la cellule Prix négocié est éditable.
Vous choisissez le type de prix : Prix fixe, Fourchette de prix, Prix par tranche, Prix par lot, Gratuit, Basé sur l'historique de paiement ou Aucun prix renseigné.
Un message confirme que « les informations de prix ont été mises à jour. »
Le catalogue produit est accessible depuis l'onglet Fournisseurs, puis la fiche du fournisseur.
Repérer les dépassements de prix
À chaque facture contrôlée, Libeo compare chaque ligne au prix négocié et signale les dépassements à deux endroits.
Sur la facture, au contrôle
Un bandeau indique : « Certains produits ont un prix supérieur au prix négocié. »
Sur la ligne produit concernée, une alerte affiche l'écart : « Le prix est supérieur au prix négocié de [montant] ([variation]) », soit l'écart en euros et en pourcentage.
Dans le catalogue produit
La colonne Prix négocié affiche une alerte dont l'infobulle cumule le total des dépassements sur la période. Le filtre Uniquement les produits avec incohérence de montant (via Plus de filtres) vous aide à les isoler.
À savoir
L'alerte se déclenche dès que le prix facturé est strictement supérieur au prix négocié : il n'y a pas de seuil de tolérance. La comparaison se fait ligne à ligne.
Désactiver le module
Vous pouvez désactiver le contrôle des prix depuis la liste ou la fiche fournisseur. Vos factures ne seront alors plus automatiquement comparées à vos contrats fournisseurs.
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