Au contrôle d'une facture, Libeo recherche les bons de commande correspondants et compare les lignes produits une à une, avec un score de confiance.
Association par IA d'une commande à une facture
Lors du contrôle d'une facture ;
Dans l'encart de droite, au niveau d'« Associer vos commandes, avoirs ou demandes d'achat », Libeo AI propose le bon de commande correspondant, validez l'association, ou ajustez‑la.
À savoir
Sans le module, Libeo peut déjà suggérer une commande via le numéro de document (OCR). Le module ajoute le rapprochement ligne à ligne. Vous pouvez aussi activer une règle d'automatisation pour associer automatiquement les commandes et avoirs reconnus sur une facture contrôlée.
Comparer les lignes produits de ma commande avec la facture
Depuis le document, basculez l'affichage sur Lignes produits pour voir la comparaison côte à côte (facture vs commande).
Libeo met en évidence les différences :
Ligne manquante dans l'un des deux documents
Quantité différente
Prix unitaire différent
Montant différent
Quand des écarts existent, l'onglet de comparaison signale une alerte (triangle jaune) ; sinon, tout concorde.
À savoir
Si un même produit apparaît sous deux libellés entre la commande et la facture, vous pouvez les fusionner directement depuis la comparaison pour fiabiliser le rapprochement.
Demander un avoir depuis la comparaison
Lorsqu'une ligne est facturée au-delà de votre bon de commande, vous pouvez demander un avoir à votre fournisseur sans quitter la comparaison.
Ouvrez la fenêtre « Comparer vos documents » : lors du contrôle, cliquez sur la ligne du bon de commande associé, ou depuis le détail d'un document, cliquez sur « Comparer les documents » ;
Dans l'onglet « Lignes produits », un triangle jaune s'affiche sur chaque ligne facturée au-delà de la commande ;
Survolez le triangle : l'infobulle indique l'écart, par exemple « Facturé 10 × 12,00 €, commandé 8 × 12,00 €, +24,00 € HT », ou « non commandé » si la ligne ne figure pas sur le bon de commande ;
Cliquez sur « Demander un avoir » ;
Vérifiez la demande pré-remplie puis confirmez.
Pour une facture classique (PDF)
La fenêtre « Demander un avoir » s'ouvre avec un message pré-rempli : « Merci d'émettre un avoir partiel de [montant] HT pour la facture [numéro], les montants facturés dépassant notre bon de commande : », suivi du détail des écarts ligne par ligne. Vérifiez les destinataires puis cliquez sur « Mettre en attente et envoyer » : la facture est bloquée en attente d'information et l'email part à votre fournisseur.
Pour une facture électronique
La fenêtre « Bloquer la facture » s'ouvre pour mettre la facture en litige, avec le motif « Prix unitaires incorrects », l'action attendue « Créer un avoir partiel » et le détail des écarts dans le « Commentaire pour le fournisseur ». Cliquez sur « Confirmer le blocage » : la facture est mise en litige et votre fournisseur en est informé via la plateforme de facturation électronique.
À savoir
Le bouton « Demander un avoir » est disponible avec les modules Rapprochement commande-facture et Catalogue produit, pour une facture à contrôler, en attente de validation, refusée en validation, en attente d'IBAN ou à payer, qui n'est pas déjà en attente.
Il faut avoir les droits de contrôler les documents et de bloquer une facture, ou pour une facture électronique le droit de mettre en litige une facture électronique.
La comparaison reste ouverte pendant la saisie de votre demande et se ferme une fois celle-ci confirmée.