Il est possible que vous ne soyez pas prêt à payer une facture car il vous manque des informations de la part de votre fournisseur comme un avoir à déduire ou une incompréhension sur votre facture.
Dans ce cas, vous avez la possibilité de la mettre en attente jusqu'à une date en ajoutant un commentaire pour vous ou vos collaborateurs afin d'indiquer la raison du blocage de cette facture.
Mettre en attente ma facture
Lors du contrôle de ma facture
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Contrôlez votre facture ;
Pour la valider et la bloquer directement après validation, cliquez sur la flèche du bouton « Valider » et choisissez « Valider et bloquer en attente d'information » ;
Vous pouvez ensuite choisir la date jusqu'à laquelle vous souhaitez mettre la facture en attente et mettre un commentaire.
Depuis l'onglet Documents
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Documents » ;
Cliquez sur la facture que vous souhaitez mettre en attente ;
Cliquez sur la flèche verte du bouton vert et choisissez « Bloquer en attente d'information » ;
Renseignez une date de fin, un commentaire et cliquez sur « Bloquer en attente d'information » ;
Mettre en attente ma facture et demander un avoir à mon fournisseur
Si votre facture comporte une erreur (prix, quantité, produit non commandé…), vous pouvez la mettre en attente et envoyer en une seule action une demande d'avoir par email à votre fournisseur, directement depuis Libeo.
Lors du contrôle de ma facture
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Contrôlez votre facture ;
Cliquez sur la flèche du bouton « Valider » et choisissez « Mettre en attente et demander un avoir » ;
Dans la fenêtre « Demander un avoir », vérifiez les « Destinataires », la « Copie », l'« Objet » et le « Message » ;
Si besoin, renseignez la date « Mettre en attente jusqu'au » ;
Cliquez sur « Mettre en attente et envoyer ».
La facture est validée, mise en attente d'information, et l'email de demande d'avoir est envoyé à votre fournisseur. Vous passez ensuite au document suivant à contrôler.
Depuis la comparaison avec mon bon de commande ou mes prix négociés
Si vous utilisez le rapprochement commande-facture ou le contrôle des prix d'achat par rapport à vos contrats, le bouton « Demander un avoir » est aussi disponible depuis l'alerte affichée sur les lignes facturées au-delà de la commande ou du prix négocié. Le message est alors pré-rempli avec le montant de l'avoir partiel et le détail des écarts ligne par ligne.
À savoir
Les destinataires sont pré-remplis avec les contacts par défaut de la fiche fournisseur, ou à défaut avec les contacts qui vous envoient ses factures. Votre adresse email est ajoutée en copie. Au moins un destinataire est obligatoire.
L'objet est pré-rempli avec « Demande d'avoir — facture » suivi du numéro de facture, et le message avec « Merci d'émettre un avoir pour la facture » suivi du numéro. Vous pouvez les modifier avant l'envoi.
L'email est envoyé au nom de votre société « via Libeo ». Les réponses de votre fournisseur arrivent directement dans votre boîte mail.
Dans le fil d'activité de la facture, l'événement « Facture mise en attente » indique « Demande d'avoir envoyée par email à » suivi des destinataires. Le lien « Voir le message » permet de relire l'email envoyé.
Pour faire cette demande, vous devez avoir les droits de contrôler les documents et de bloquer une facture. L'option n'est pas proposée si une demande de validation est en cours de saisie sur la facture.
À réception de l'avoir, annulez l'attente d'information de la facture puis associez-lui l'avoir.
⚠️ La demande d'avoir par email concerne les factures classiques (PDF). Pour une facture électronique, cliquez sur la flèche du bouton « Valider » et choisissez « Valider et bloquer la facture » afin de la mettre en litige avec l'action attendue « Créer un avoir partiel » : votre fournisseur est informé via la plateforme de facturation électronique.
Gérer mes factures mise en attente
La facture aura alors le statut « Informations requises ».
Vous avez identifié cette facture comme nécessitant des informations complémentaires avant la réalisation du paiement.
Un commentaire apparaîtra dans le fil d'activité de la facture avec comme mention Facture mise en attente et le commentaire rempli précédemment ainsi que la date sélectionnée.
Vous pouvez retrouver toutes les factures bloquées en attente depuis l'onglet « En validation » et tout en bas « Documents bloqués » ainsi que toutes les informations et la possibilité de débloquer la facture.
À savoir
Une fois la date choisie précédemment passée, la facture passera en statut « À payer » et apparaîtra donc dans la liste des paiements À traiter de l'onglet « Paiements »
Vous avez la possibilité d'annuler l'action en cliquant sur la flèche du bouton vert « Annuler l'attente d'information », la facture passera en statut « À payer » et apparaîtra donc dans la liste des paiements À traiter de l'onglet « Paiements »
Si vous souhaitez bloquer ou annuler un paiement : Annuler ou éditer un paiement.