Si une facture fournisseur comporte une erreur (prix, quantité, produit non commandé…), vous pouvez la mettre en attente et envoyer en une seule action une demande d'avoir à votre fournisseur, directement depuis Libeo, sans quitter votre facture.
Les 3 façons de demander un avoir
Lors du contrôle de la facture : depuis la flèche du bouton « Valider ».
Depuis la comparaison avec votre bon de commande : lorsqu'une ligne est facturée au-delà de la commande, Module IA : Rapprochement commande-facture.
Depuis l'alerte de prix négocié : lorsqu'une ligne dépasse le prix de votre contrat, Module IA : Contrôle des prix vs. contrat.
⚠️ La demande d'avoir par email concerne les factures classiques (PDF). Pour une facture électronique, la demande passe par la mise en litige de la facture : voir la partie « Cas d'une facture électronique » ci-dessous.
Demander un avoir lors du contrôle de ma facture
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Contrôlez votre facture ;
Cliquez sur la flèche du bouton « Valider » et choisissez « Mettre en attente et demander un avoir » ;
Dans la fenêtre « Demander un avoir », vérifiez les
« Destinataires »
la « Copie »
l'« Objet »
« Message »
Si besoin, renseignez la date « Mettre en attente jusqu'au » ;
Cliquez sur « Mettre en attente et envoyer ».
La facture est mise « en attente d'information », et l'email de demande d'avoir est envoyé à votre fournisseur. Vous passez ensuite au document suivant à contrôler.
Demander un avoir depuis la comparaison avec ma commande
Lorsqu'une ligne est facturée au-delà de votre bon de commande, vous pouvez demander un avoir sans quitter la comparaison.
Ouvrez la fenêtre « Comparer vos documents » : lors du contrôle, cliquez sur la ligne du bon de commande associé, ou depuis le détail d'un document, cliquez sur « Comparer les documents » ;
Dans l'onglet « Lignes produits », un triangle jaune s'affiche sur chaque ligne facturée au-delà de la commande ;
Survolez le triangle : l'infobulle indique l'écart, ou « non commandé » si la ligne ne figure pas sur le bon de commande ;
Cliquez sur « Demander un avoir » ;
Vérifiez la demande pré-remplie puis confirmez.
Pour une facture classique (PDF), le message est pré-rempli : « Merci d'émettre un avoir partiel de [montant] HT pour la facture [numéro], les montants facturés dépassant notre bon de commande : », suivi du détail des écarts ligne par ligne. Cliquez sur « Mettre en attente et envoyer ».
À savoir
Le bouton « Demander un avoir » de la comparaison est disponible avec le module Rapprochement commande-facture pour une facture à contrôler, en attente de validation, refusée en validation, en attente d'IBAN ou à payer, qui n'est pas déjà en attente.
La comparaison reste ouverte pendant la saisie de votre demande et se ferme une fois celle-ci confirmée.
Demander un avoir depuis l'alerte de prix négocié
Le bouton « Demander un avoir » de la comparaison est disponible avec le module IA Contrôle des prix d'achat vs. contrat.
Lors du contrôle d'une facture, l'alerte des lignes produits indique le nombre de lignes et le montant concernés, par exemple « 2 lignes dépassent le prix négocié · +36,00 € HT ».
Survolez l'alerte et cliquez sur « Demander un avoir » ;
Dans la fenêtre « Demander un avoir », le message est pré-rempli : « Merci d'émettre un avoir partiel de [montant] HT pour la facture [numéro], les montants facturés dépassant nos prix négociés : », suivi du détail des écarts ligne par ligne ;
Vérifiez les destinataires, l'objet et le message ;
Cliquez sur « Mettre en attente et envoyer ».
L'email envoyé à mon fournisseur
À savoir
Les destinataires sont pré-remplis avec les contacts par défaut de la fiche fournisseur, ou à défaut avec les contacts qui vous envoient ses factures. Votre adresse email est ajoutée en copie. Au moins un destinataire est obligatoire.
L'objet est pré-rempli avec « Demande d'avoir — facture » suivi du numéro de facture, et le message avec « Merci d'émettre un avoir pour la facture » suivi du numéro. Vous pouvez les modifier avant l'envoi.
L'email est envoyé au nom de votre société « via Libeo ». Les réponses de votre fournisseur arrivent directement dans votre boîte mail.
Suivre ma demande d'avoir
La facture passe au statut « Informations requises ». Dans le fil d'activité, l'événement « Facture mise en attente » indique « Demande d'avoir envoyée par email à » suivi des destinataires. Le lien « Voir le message » permet de relire l'email envoyé.
Vous retrouvez toutes les factures bloquées depuis l'onglet « En validation », tout en bas dans « Documents bloqués ».
À réception de l'avoir, annulez l'attente d'information de la facture, puis associez-lui l'avoir.
À savoir
Une fois la date « Mettre en attente jusqu'au » passée, la facture passe en statut « À payer » et apparaît dans la liste des paiements à traiter de l'onglet « Paiements ».
Cas d'une facture électronique
Pour une facture électronique, la demande d'avoir se fait par la mise en litige de la facture : votre fournisseur est informé via la plateforme de facturation électronique.
Lors du contrôle, cliquez sur la flèche du bouton « Valider » et choisissez « Valider et bloquer la facture » avec l'action attendue « Créer un avoir partiel » ;
Depuis la comparaison avec votre commande, cliquez sur « Demander un avoir » : la fenêtre « Bloquer la facture » s'ouvre avec le motif « Prix unitaires incorrects », l'action attendue « Créer un avoir partiel » et le détail des écarts dans le « Commentaire pour le fournisseur » ;
Cliquez sur « Confirmer le blocage ».
Droits nécessaires
À savoir
Pour demander un avoir par email, vous devez avoir les droits de contrôler les documents et de bloquer une facture.
Pour une facture électronique, il faut le droit de mettre en litige une facture électronique.
L'option « Mettre en attente et demander un avoir » n'est pas proposée si une demande de validation est en cours de saisie sur la facture.