La Ventilation comptable automatique affecte à chaque ligne produit son compte d'achat, en apprenant de vos imputations passées. Au contrôle, vous validez ou corrigez la proposition en un clic.
Activer la ventilation pour mes fournisseurs
La ventilation s'active fournisseur par fournisseur :
À la souscription du module, sélectionnez les fournisseurs concernés (Tout sélectionner est disponible) et, si vous le souhaitez, cochez Activer automatiquement cette fonctionnalité pour les nouveaux fournisseurs.
Depuis l'onglet Fournisseurs, via le menu d'actions d'un fournisseur : Activer la ventilation comptable automatique (ou Désactiver la ventilation comptable automatique), y compris en action groupée sur une sélection.
Valider ou corriger le compte d'achat au contrôle
Au contrôle d'une facture, le tableau des lignes produits (sous le document) affiche une colonne Compte d'achat pour les fournisseurs où le module est activé.
Pour chaque ligne :
Le menu déroulant est pré-rempli avec le compte d'achat proposé par l'IA.
Pour corriger, ouvrez le menu et choisissez un autre compte.
Pour valider, cliquez sur la coche : elle passe au vert. Tant qu'un compte n'est pas validé, il reste signalé comme à vérifier.
À savoir
L'infobulle de la coche précise : « L'affectation de ce compte d'achat au produit a été trouvée par IA et n'a pas encore été validée ». Après validation, elle indique que « ce compte d'achat a été vérifié manuellement ».
Mémoriser mes imputations comptables
Lorsque vous validez le compte d'un produit, Libeo le mémorise et le réapplique automatiquement aux prochaines factures contenant ce produit.
Après un contrôle, Libeo peut aussi vous proposer d'appliquer ce(s) compte(s) d'achat aux prochaines factures du fournisseur : vous créez ainsi une règle d'automatisation. Si les comptes utilisés diffèrent de l'historique, Libeo le signale (compte d'achat modifié au moins une fois sur les trois dernières factures).
Retrouver le compte d'achat dans le catalogue produit
Depuis la fiche fournisseur, ouvrez Voir le catalogue produit. La colonne Compte d'achat reprend le même fonctionnement qu'au contrôle : menu déroulant de sélection et coche de validation.
Une modification affiche « Compte d'achat mis à jour avec succès ».
Une validation affiche « Compte d'achat vérifié avec succès ».
À savoir
Si le module n'est pas activé pour un fournisseur, la mention « Cette fonctionnalité n'est pas activée pour ce fournisseur » s'affiche.
Corriger le compte d'achat en masse
Depuis la page Réviser, la colonne Compte d'achat permet une mise à jour groupée via Mettre à jour le compte d'achat.
À savoir
La mise à jour en masse ne concerne que les documents ayant un seul compte d'achat ou aucune section analytique. Par ailleurs, si une règle obligatoire a été définie pour un fournisseur, le compte d'achat ne peut pas être modifié au contrôle.
Retrouvez les autres modules IA disponibles :