Pour gagner du temps, vous avez la possibilité de mettre en place des règles d'automatisations sur Libeo sur vos factures, vos avoirs, vos commandes et vos transactions bancaires.
Vous pouvez ainsi créer des règles sur vos fournisseurs, vos montants, vos comptes comptables ou vos catégories pour dire par exemple que si tel fournisseur alors telle méthode de paiement ou tel compte comptable.
Règles disponibles en fonction des abonnements
Essentiel ou Basique
Si vous avez souscrit à un plan Essentiel ou Basique, vous pouvez uniquement créer des règles qui dépendent de vos fournisseurs, vos comptes comptables et du texte indiqué dans le document et déclenchent des automatisations sur les comptes comptables, TVA, catégories et méthodes de paiement.
Avancé
Si vous avez souscrit à un plan Avancé, vous pouvez créer en plus des règles qui dépendent des catégories et montant TTC. Les règles peuvent en plus déclencher des automatisations sur des circuits de validation et une date d'échéance liée aux documents d'un fournisseur.
Illimité
Si vous avez souscrit à un plan Illimité, vous pouvez créer en plus des règles qui portent sur l’analytique (son affectation automatique) ou qui en dépendent (par exemple déclencher un circuit de validation) mais également des règles sur vos transactions bancaires.
Retrouvez le détail des règles disponibles : Créer mes règles d'automatisation.
Créer ou modifier mes règles en important mes fournisseurs
Créer mes règles via l'import de mes fournisseurs
Vous avez la possibilité de créer des règles en important l'ensemble de vos fournisseurs en une seule fois sur votre compte.
Modifier mes règles via l'import de mes fournisseurs
Si vos fournisseurs ont déjà été créés, vous pouvez les exporter afin de les importer de nouveau afin de mettre à jour toutes vos règles d'automatisation.
⚠️ Pour mettre en place des automatisations sur vos comptes comptables, pensez à importer vos comptes comptables avant d'importer vos fournisseurs.
Les règles concernants les montants ne peuvent être importées via le fichier fournisseur.
Modifier mes règles lors du contrôle
Vous avez la possibilité lors du contrôle d'un document de modifier les règles appliquées sur le document.
Cliquez sur l'onglet Automatisations afin de retrouver les règles qui s'appliquent au document ;
Cliquez sur le crayon afin d'éditer les règles.
Vous pouvez également modifier vos règles lors du contrôle de votre document, si vous modifiez la règle. Il vous sera proposé d'enregistrer ce changement comme une mise à jour de la règle. La mise à jour d'une règle ne peut se faire que sur les comptes comptables et la méthode de paiement.
À savoir
Les différents onglets du formulaire de contrôle sur lesquels s'appliquent les règles sont indiqués par liseré bleu.
Créer ou modifier mes règles depuis l'onglet Automatisations
Vous avez également la possibilité de créer ou de modifier vos règles depuis l'onglet « Automatisations ». Filtrez afin de retrouver l'ensemble des règles créées par fournisseur.
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Cliquez sur « Automatisations » ;
Ici il y a un récapitulatif des règles créées. Il est possible de filtrer par fournisseur pour retrouver l'ensemble des règles d'automatisation liées à votre fournisseur.
Vous pouvez ainsi les modifier ou les supprimer depuis les boutons affichés sur chaque règle et en ajouter en cliquant sur « Ajouter une règle » en haut à droite.
Vous pouvez également modifier vos règles une par une lors du contrôle de votre document, de l'édition ou lors de la révision.
Ainsi, si vous avez une règle établie sur le compte comptable ou la méthode de paiement, il vous sera proposé, si vous la changez, d'enregistrer ce changement comme une nouvelle règle.
À savoir
Lors du contrôle d'un 1er document d'un fournisseur, les catégories, comptes comptables et méthode de paiement renseignés créent automatiquement des règles d'automatisation et se retrouvent donc dans la liste de vos automatisations.
Vous avez la possibilité de mettre à jour les règles concernant le compte comptable ou la méthode de paiement directement via le formulaire de contrôle, l'édition du document ou l'onglet Réviser.
Détail des règles d'automatisation disponibles
Abonnement Basique ou Essentiel
Si vous avez souscrit à un plan Basique ou Essentiel, vous pouvez uniquement créer des règles qui dépendent de vos fournisseurs, qui concernent la pré-comptabilité ou du texte ainsi dans le document :
Fournisseur
Si fournisseur X alors compte comptable Y
Si fournisseur X alors catégorie Y
Si fournisseur X alors méthode de paiement Y
Si fournisseur X alors compte de TVA Y
Compte comptable
Si compte comptable X alors compte de TVA Y
Texte
Si texte contient X alors compte comptable Y
Si texte contient X alors catégories Y
Si texte contient X alors méthode de paiement Y
Si texte contient X alors compte de TVA Y
Pour les règles sur le texte, si la case « Sensible à la casse » est cochée, la règle prend en compte les minuscules et majuscules du texte renseigné.
Exemple : Si vous cochez la case et que la règle indique que si le texte contient « Free Mobile » alors si dans la facture, il est indiqué « free mobile », la règle ne s'appliquera pas car il n'y a pas de majuscule sur le texte de la facture.
Abonnement Avancé
Si vous avez souscrit à un plan Avancé, vous pouvez créer les règles du plan Essentiel ci-dessus et en plus des règles qui déclenchent des circuits de validation, ainsi qu'une règle sur la date de paiement :
Fournisseur
Si fournisseur X alors compte comptable Y
Si fournisseur X alors catégorie Y
Si fournisseur X alors méthode de paiement Y
Si fournisseur X alors compte de TVA
Si fournisseur X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le montant TTC, la catégorie, le compte comptable ainsi que le texte.
Exemple : Si fournisseur X et montant TTC ≥ Y alors validation envoyée à Z
Compte comptable
Si compte comptable X alors compte de TVA Y
Montant
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors compte comptable Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors catégorie Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors méthode de paiement Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors compte de TVA
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur ou la catégorie.
Exemple : Si montant ≤ 1000€ ET catégorie « Téléphonie » alors validation envoyée à X et Y.
Catégorie
Si la catégorie est X alors compte comptable Y
Si la catégorie X alors méthode de paiement Y
Si la catégorie X alors compte de TVA
Si la catégorie X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur ou le montant.
Exemple : Si catégorie « Téléphonie » ET Fournisseur « Free mobile » alors compte comptable Y.
Texte
Si texte contient X alors compte comptable Y
Si texte contient X alors catégorie Y
Si texte contient X alors méthode de paiement Y
Si texte contient X alors compte de TVA
Si texte contient X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur.
Exemple : Si texte contient « jus de fruits » ET Fournisseur « France boissons » alors compte comptable Y.
Pour les règles sur le texte, si la case « Sensible à la casse » est cochée, la règle prend en compte les minuscules et majuscules du texte renseigné.
Exemple : Si vous cochez la case et que la règle indique que si le texte contient « Free Mobile » alors, si dans la facture, il est indiqué « free mobile », la règle ne s'appliquera pas, car il n'y a pas de majuscule sur le texte de la facture.
Abonnement Illimité
Enfin, si vous avez souscrit à un plan Illimité, vous avez accès à toutes les règles précédentes, ainsi qu'aux règles concernant l’analytique :
Règles disponibles sur les factures
Fournisseur
Si fournisseur X alors compte comptable Y
Si fournisseur X alors catégorie Y
Si fournisseur X alors méthode de paiement Y
Si fournisseur X alors analytique Y
Si fournisseur X alors compte de TVA
Si fournisseur X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le montant TTC, la catégorie, le compte comptable, la section analytique ainsi que le texte.
Exemple : Si fournisseur X et montant TTC ≥ Y alors validation envoyée à Z
Compte comptable
Si compte comptable X alors compte de TVA Y
Si compte comptable X alors section analytique Y
Si compte comptable X alors catégorie Y
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur.
Exemple : Si compte comptable X ET fournisseur Y alors section analytique Z
Montant
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors compte comptable Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors catégorie Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors méthode de paiement Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors section analytique Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors compte de TVA
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur, la catégorie ou la section analytique.
Exemple : Si montant ≤ 1000€ ET section analytique « Paris » alors validation envoyée à X et Y.
Catégorie
Si la catégorie est X alors compte comptable Y
Si la catégorie X alors méthode de paiement Y
Si la catégorie X alors section analytique Y
Si la catégorie X alors compte de TVA
Si la catégorie X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur ou le montant.
Exemple : Si catégorie « Téléphonie » ET Fournisseur « Free mobile » alors compte comptable Y.
Analytique
Si section analytique X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur ou le montant.
Exemple : Si section analytique « Paris » ET Fournisseur « Free mobile » alors validation envoyée à X, Y et Z.
Texte
Si texte contient X alors compte comptable Y
Si texte contient X alors catégorie Y
Si texte contient X alors section analytique Y
Si texte contient X alors méthode de paiement Y
Si texte contient X alors compte de TVA
Si texte contient X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur.
Exemple : Si texte contient « jus de fruits » ET Fournisseur « France boissons » alors compte comptable Y.
Pour les règles sur le texte, si la case « Sensible à la casse » est cochée, la règle prend en compte les minuscules et majuscules du texte renseigné.
Exemple : Si vous cochez la case et que la règle indique que si le texte contient « Free Mobile » alors, si dans la facture, il est indiqué « free mobile », la règle ne s'appliquera pas, car il n'y a pas de majuscule sur le texte de la facture.
Règles disponibles sur les transactions bancaires
Cliquez sur l'onglet Transactions bancaires depuis la page des automatisations pour ajouter une règle :
Si « Recherche de texte » est XX alors axe analytique YY et section analytique ZZ. Vous pouvez choisir le % à répartir sur chacune des sections.
Si « Recherche de texte » est XX alors ne pas rapprocher la transaction. Cela signifie que la transaction ne nécessite pas ou plus de rapprochement. Elle sera masquée et considérée comme « traitée ».
Pour les règles sur le texte, si la case « Sensible à la casse » est cochée, la règle prend en compte les minuscules et majuscules du texte renseigné.
Exemple : Si vous cochez la case et que la règle indique que si le texte contient « Free Mobile » alors, si dans la facture, il est indiqué « free mobile », la règle ne s'appliquera pas, car il n'y a pas de majuscule sur le texte de la facture.
À savoir
Vous avez la possibilité de permettre la désactivation de la règle lors du contrôle afin d'autoriser un membre contrôlant la facture à mettre une autre donnée que la règle établie.
Cela n'aura pas pour conséquence de modifier vos règles. S'ils n'ont pas la possibilité de désactiver la règle, alors la case sera grisée et celle-ci s'appliquera par défaut.
En fonction de l'abonnement choisi, vous avez également la possibilité de donner le droit ou non aux membres de votre équipe de créer et d'éditer les règles d’automatisations.