Retrouvez ci-dessous la liste des règles d'automatisation disponibles selon votre abonnement. Ces règles s'appliquent à vos documents (factures, avoirs, commandes), à vos demandes d'achat et à vos transactions bancaires.
Les abonnements sont cumulatifs : l'abonnement Avancé inclut les règles de l'abonnement Essentiel, et l'abonnement Illimité inclut celles de l'abonnement Avancé.
Accédez directement à votre abonnement : Basique ou Essentiel, Avancé, Illimité.
Abonnement Basique ou Essentiel
Si vous avez souscrit à un plan Basique ou Essentiel, vous pouvez uniquement créer des règles qui dépendent de vos fournisseurs, qui concernent la pré-comptabilité ou du texte indiqué dans le document :
Fournisseur
Si fournisseur X alors compte comptable Y
Si fournisseur X alors code journal Y
Si fournisseur X alors catégorie Y
Si fournisseur X alors méthode de paiement Y
Si fournisseur X alors compte de TVA Y
Si fournisseur X alors TVA autoliquidée Y
Compte comptable
Si compte comptable X alors compte de TVA Y
Si compte comptable X alors TVA autoliquidée Y
Texte
Si texte contient X alors compte comptable Y
Si texte contient X alors catégories Y
Si texte contient X alors méthode de paiement Y
Si texte contient X alors compte de TVA Y
Si texte contient X alors TVA autoliquidée Y
Pour les règles sur le texte, si la case « Sensible à la casse » est cochée, la règle prend en compte les minuscules et majuscules du texte renseigné.
Exemple : Si vous cochez la case et que la règle indique que si le texte contient « Free Mobile » alors si dans la facture, il est indiqué « free mobile », la règle ne s'appliquera pas car il n'y a pas de majuscule sur le texte de la facture.
Utilisateur contrôlant le document
Si utilisateur contrôlant le document X alors compte comptable Y
Si utilisateur contrôlant le document X alors code journal Y
Si utilisateur contrôlant le document X alors catégories Y
Si utilisateur contrôlant le document X alors méthode de paiement Y
Si utilisateur contrôlant le document X alors compte de TVA Y
Si utilisateur contrôlant le document X alors TVA autoliquidée Y
Abonnement Avancé
Si vous avez souscrit à un plan Avancé, vous disposez de toutes les règles de l'abonnement Essentiel ci-dessus. S'ajoutent des règles qui déclenchent des circuits de validation, une règle sur la date de paiement, ainsi que des conditions sur le montant TTC et la catégorie.
Fournisseur
En plus des règles Essentiel, le fournisseur peut déclencher un circuit de validation :
Si fournisseur X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le montant TTC, la catégorie, le compte comptable ainsi que le texte.
Exemple : Si fournisseur X et montant TTC ≥ Y alors validation envoyée à Z
Montant
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors compte comptable Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors catégorie Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors méthode de paiement Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors compte de TVA Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors TVA autoliquidée Y
Si le montant est ≥, <> ou ≤ à X€ alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur ou la catégorie.
Exemple : Si montant ≤ 1000€ ET catégorie « Téléphonie » alors validation envoyée à X et Y.
Catégorie
Si la catégorie est X alors compte comptable Y
Si la catégorie X alors méthode de paiement Y
Si la catégorie X alors compte de TVA Y
Si la catégorie X alors TVA autoliquidée Y
Si la catégorie X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur ou le montant.
Exemple : Si catégorie « Téléphonie » ET Fournisseur « Free mobile » alors compte comptable Y.
Texte
En plus des règles Essentiel sur le texte, le texte peut déclencher un circuit de validation :
Si texte contient X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur.
Exemple : Si texte contient « jus de fruits » ET Fournisseur « France boissons » alors compte comptable Y.
Utilisateur contrôlant le document
En plus des règles Essentiel, l'utilisateur contrôlant le document peut déclencher :
Si utilisateur contrôlant le document X alors validation Y
Si utilisateur contrôlant le document X alors date d'échéance Y
Abonnement Illimité
Si vous avez souscrit à un plan Illimité, vous disposez de toutes les règles de l'abonnement Avancé ci-dessus. S'ajoutent les règles concernant l'analytique, ainsi que les règles sur les transactions bancaires (détaillées plus bas).
La section analytique devient disponible à la fois comme action et comme condition sur les règles précédentes : le fournisseur, le montant, la catégorie et le texte peuvent déclencher une section analytique (par exemple : Si fournisseur X alors section analytique Y), et une condition sur la section analytique peut être ajoutée aux règles de validation.
Analytique
Si section analytique X alors la validation est envoyée à X, Y et/ou Z
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur ou le montant.
Exemple : Si section analytique « Paris » ET Fournisseur « Free mobile » alors validation envoyée à X, Y et Z.
Compte comptable
En plus des règles Essentiel, le compte comptable peut déclencher :
Si compte comptable X alors catégorie Y
Si compte comptable X alors section analytique Y
Possibilité d'ajouter une condition sur le fournisseur.
Exemple : Si compte comptable X ET fournisseur Y alors section analytique Z
Utilisateur contrôlant le document
En plus des règles Avancé, l'utilisateur contrôlant le document peut déclencher une section analytique :
Si utilisateur contrôlant le document X alors section analytique Y
Règles disponibles sur les demandes d'achat
Créez une règle sur vos demandes d'achat afin d'automatiser le ou les validateur.s en fonction du fournisseur et/ou du montant ou de la section analytique.
Si fournisseur X alors validateur Y
Si montant TTC X alors validateur Y
Si section analytique X alors validateur Y (disponible uniquement sur l'abonnement Illimité)
Règles disponibles sur les transactions bancaires
Disponibles uniquement sur l'abonnement Illimité. Cliquez sur l'onglet Transactions bancaires depuis la page des automatisations pour ajouter une règle :
Si « Recherche de texte » est XX alors axe analytique YY et section analytique ZZ. Vous pouvez choisir le % à répartir sur chacune des sections.
Si « Recherche de texte » est XX alors ne pas rapprocher la transaction. Cela signifie que la transaction ne nécessite pas ou plus de rapprochement. Elle sera masquée et considérée comme « traitée ».
Pour les règles sur le texte, si la case « Sensible à la casse » est cochée, la règle prend en compte les minuscules et majuscules du texte renseigné.
Exemple : Si vous cochez la case et que la règle indique que si le texte contient « Free Mobile » alors, si dans la facture, il est indiqué « free mobile », la règle ne s'appliquera pas, car il n'y a pas de majuscule sur le texte de la facture.