Vous avez la possibilité de faire une demande de validation opérationnelle pour vos factures, afin de faire valider les informations contenues dans la facture par une ou plusieurs personnes, qu'elles aient ou non un accès à votre compte Libeo.
Cette personne, aussi appelée « validateur », a la possibilité de valider ou de renvoyer en révision la facture.
Il peut vous laisser un commentaire vous permettant de connaître les raisons de la validation ou du refus de votre demande.
À savoir
Si vous le souhaitez, vous pouvez inviter un validateur en tant que membre de votre équipe dans Libeo et lui attribuer un « rôle limité » afin qu'il n'ait accès qu'aux documents qui le concernent et puisse gérer ses demandes de validation directement depuis le compte.
Qu'il soit invité ou non sur votre compte Libeo, votre validateur reçoit les différentes demandes de validation par mail.
Vous retrouvez toutes les demandes envoyées quel que soit leur statut dans l'onglet « Achats » puis « En validation ».
Demander une validation
Ces demandes de validation peuvent se faire à deux endroits : depuis l'onglet « Réception » ou « Documents ».
Vous pouvez demander une validation pour votre facture à un ou plusieurs validateurs en même temps et/ou en plusieurs étapes si besoin.
Depuis l'onglet Réception
Cliquez sur l’onglet « Achats » ;
Cliquez sur l’onglet « Réception » ;
Cliquez sur la facture à contrôler ;
Cliquez sur l'encart « Demander une validation » ;
Ajoutez l'adresse mail du ou des validateurs devant valider les informations ou choisissez des mails déjà enregistrés ;
Si besoin, ajoutez plusieurs étapes de validation ;
Cliquez sur « Enregistrer » ;
Une fois toutes vos données saisies sur la facture, cliquez sur « Envoyer en validation ».
Depuis l'onglet Documents
Cliquez sur l’onglet « Achats » ;
Cliquez sur l’onglet « Documents » ;
Cliquez sur la facture pour laquelle vous souhaitez faire une demande de validation ;
En bas du volet de droite, cliquez sur la flèche à côté du bouton principal et cliquez sur « Demander une validation » ;
Ajoutez l'adresse mail du ou des validateurs devant valider les informations ou choisissez des mails déjà enregistrés ;
Si besoin, ajoutez plusieurs étapes de validation ;
Cliquez sur le bouton vert « Demander une validation ».
A savoir
Validation envoyée à plusieurs validateurs : La demande de validation sera envoyée à tous les validateurs simultanément.
Retrouvez l'ensemble des demandes de validation faites aux validateurs dans l'onglet « En validation ».
Si un refus est émis par un seul validateur, la facture ne sera plus accessible par les autres validateurs et vous la verrez apparaitre dans l'encart « En attente de corrections . Un email informatif vous sera envoyé.
Validation en plusieurs étapes à un ou plusieurs validateurs : Lorsque les validateurs de l’étape 1 valident tous la facture, alors la demande de validation sera envoyée aux validateurs de l’étape 2 et ainsi de suite.
Retrouvez l'ensemble des demandes de validation faites aux validateurs dans l'onglet « En validation ».
Si un refus est émis par un seul validateur, la facture ne sera plus accessible par les autres validateurs et vous la verrez apparaitre dans l'encart « En attente de corrections . Un email informatif vous sera envoyé.
Retrouvez l'ensemble des demandes de validation faites dans l'onglet « En validation ».
Retrouvez l'ensemble de vos documents à corriger ainsi que les commentaires laissés par le ou les validateurs pour correction en cliquant sur l'onglet « En validation » puis l'encart « En attente de corrections ».
Gérer mes demandes de validation
Si vous êtes validateur et que vous avez accès aux comptes Libeo vous demandant de valider des documents, vous pouvez gérer vos demandes de validation directement depuis votre compte Libeo en cliquant sur l'onglet « En validation ».
A savoir
Les demandes de validation peuvent être annulées uniquement par l'administrateur du compte ou par un membre de l'équipe ayant le droit d'annuler les validations.
Notifier mes validateurs
Pour éviter d’envoyer trop de notifications, Libeo regroupe les demandes de validation envoyées au validateur en un seul e-mail envoyé chaque jour à 17h.
Vous avez toujours la possibilité d’envoyer une notification immédiate au validateur :
Sur le formulaire de contrôle de la facture ;
Cliquez sur l'encart « demander une validation » ;
Sélectionnez « immédiatement » dans « notifier le validateur ».
Si vous souhaitez changer la configuration pour que, par défaut, ce soit « immédiatement » qui soit coché, cliquez sur « Configuration » puis dans l'encart « Notifications » et cochez « Envoyer par défaut immédiatement les e-mails de demande de validation ».
Choisissez également de recevoir un mail de confirmation, lorsque votre validateur a validé la demande, en cochant « Recevoir un e-mail quand la demande est validée ».
Il n'est pour l'heure pas possible d'envoyer des demandes de validation en masse.
A savoir
Pour gagner du temps, vous avez la possibilité de créer des règles d'automatisation sur les validateurs selon le fournisseur, le montant ou la catégorie.
Proposez à vos validateurs d'enregistrer le lien qu'ils ont reçu par mail dans les favoris de leur navigateur internet. Ainsi, il leur suffira de recharger la page pour retrouver toutes les factures en attente de validation envoyées, et cela, en temps réel.
⚠️ Le lien ne sera valable qu'un mois, si votre validateur clique sur le lien et que celui-ci a expiré, il aura la possibilité de demander un nouveau lien pour retrouver l'ensemble de ses demandes de validation.