Vous avez la possibilité de demander une approbation sur une facture, afin de faire valider les informations de la facture par la ou les personnes (approbateur) à questionner qu'elles aient ou non un compte Libeo.
Ces demandes d'approbation peuvent se faire à deux endroits, dans les onglets « Contrôler » et « Payer ».
Vous pouvez retrouver l'ensemble des approbations demandées quelque soit le type de documents (factures, avoirs ou commandes) dans l'onglet « En approbation » dans l'encart « En attente de réponse des approbateurs ».
Demander une approbation en une seule étape
Depuis l'onglet Contrôler
Cliquez sur l'onglet « Contrôler » ;
Cliquez sur la facture à traiter, puis en bas du formulaire de contrôle cliquez sur « Demande d’approbation » ;
Ajoutez l'adresse mail de la personne devant donner son approbation ou choisissez un mail déjà enregistré ;
Cliquez sur « Enregistrer » ;
Une fois toutes vos données saisies pour la facture, cliquez sur « Valider et envoyer en approbation » ;
La facture aura le statut « En approbation ».
Depuis l'onglet Payer
Cliquez sur l'onglet « Payer » ;
Cliquez sur la facture à traiter. En bas du volet de droite, cliquez sur la flèche à côté du bouton principal. Enfin, cliquez sur « Demander une approbation ».
Ajoutez l'adresse mail de la personne devant donner son approbation ou choisissez un mail déjà enregistré ;
Cliquez sur le bouton vert « Demander une approbation » ;
La facture aura le statut « En approbation ».
Demander une approbation à plusieurs approbateurs en même temps (plan Expert)
Si vous avez souscrit à un plan Expert, vous pouvez envoyer une approbation à plusieurs adresses mail en même temps.
La demande d'approbation sera envoyée à tous les approbateurs simultanément.
Si l’ensemble des approbateurs valident la facture, alors le statut de la facture passera en statut « A payer » dans l'onglet « Payer ». Si votre ou vos approbateurs ont laissés un commentaire, vous pourrez le retrouver dans le fil d'activité de la facture.
Si un refus est émis par un seul approbateur, alors elle ne sera plus accessible par les autres approbateurs et aura le statut « Approbation refusée ».
Un email informatif vous sera envoyé.
Retrouvez l'ensemble de vos documents à corriger ainsi que les commentaires laissés par le ou les approbateurs pour correction en cliquant sur l'onglet « En approbation » puis l'encart « En attente de corrections ».
Demander une approbation ordonnée (plan Expert)
Si vous avez souscrit à un plan Expert, vous pouvez envoyer une approbation en plusieurs étapes à un ou plusieurs approbateurs.
La demande d'approbation sera envoyée aux approbateurs de l'étape 1 puis s'ils valident, elle sera envoyée aux approbateurs de l'étape 2 et ainsi de suite.
Dans « Etape d’approbation 1 », ajoutez le ou les emails des premiers approbateurs ;
Cliquez sur « Ajouter une étape d’approbation » ;
Dans « Etape d’approbation 2 », ajoutez dans la même case le ou les emails des seconds approbateurs ;
A refaire selon le nombre d’étape à mettre en place ;
Cliquez sur « Valider et envoyer en approbation » depuis l'onglet « Contrôler » ou sur « Demander une approbation » depuis l'onglet « Payer » ;
La facture aura le statut « En approbation ».
Lorsque les approbateurs de l’étape 1 valident tous la facture, alors la demande d’approbation sera envoyée aux approbateurs de l’étape 2 et ainsi de suite.
Si l’ensemble des approbateurs valident la facture, alors le statut de la facture passera en statut « A payer » dans l'onglet « Payer ». Si votre ou vos approbateurs ont laissés un commentaire, vous pourrez le retrouver dans le fil d'activité de la facture.
Si un refus est émis, la facture ne sera plus accessible par les autres approbateurs de l’étape, le demande d’approbation ne sera pas envoyée aux approbateurs de l’étape suivante et la facture aura le statut « Approbation refusée » dans Libeo. Un email informatif vous sera envoyé.
Retrouvez l'ensemble de vos documents à corriger ainsi que les commentaires laissés par le ou les approbateurs pour correction en cliquant sur l'onglet « En approbation » puis l'encart « En attente de corrections ».
Gérer mes demandes d'approbation
Si vous êtes approbateur et que vous avez accès aux comptes Libeo vous demandant d'approuver des documents, vous pouvez gérer vos demandes d'approbation directement depuis votre compte Libeo en cliquant sur l'onglet « En approbation ».
Modifier ou supprimer un approbateur
Annuler une demande d'approbation
Les demandes d'approbation peuvent être annulées uniquement par l'administrateur du compte ou par un membre de l'équipe ayant le droit d'annuler les approbations.
Donnez ce droit à un ou plusieurs membre de votre équipe : https://help.libeo.io/fr/articles/8058346-gerer-les-acces-et-les-droits-des-membres.
A savoir
Pour gagner du temps, vous avez la possibilité de créer des règles d'automatisation sur les approbations selon le fournisseur, le montant ou la catégorie : https://help.libeo.io/fr/articles/5880668-mes-automatisations.
Proposez à vos approbateurs d'enregistrer le lien qu'ils ont reçu par mail dans les favoris de leur navigateur internet. Ainsi, il suffira simplement de recharger la page pour retrouver toutes les factures en attente d'approbation envoyées et cela, en temps réel.
⚠️ Le lien ne sera valable qu'un mois, si votre approbateur clique sur le lien et que celui-ci a expiré, il aura la possibilité de demander un nouveau lien pour retrouver l'ensemble de ses demandes d'approbation.
Pour éviter d’envoyer trop de notifications, Libeo regroupe les demandes d’un approbateur en un seul e-mail envoyé chaque jour à 17h :
Vous avez toujours la possibilité d’envoyer une notification immédiate à l’approbateur
sur le formulaire de contrôle de la facture
cliquez sur la lame « demander une approbation »
sélectionnez « immédiatement » dans « notifier l’approbateur »
Il n'est pour l'heure pas possible d'envoyer des demandes d'approbation en masse.
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