Envoyer une facture de vente à mon client

Contrôlez vos factures de vente et envoyez-les à vos clients par email. Découvrez l'email et les informations reçus par vos clients.

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Écrit par Noémie Auclerc
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Une fois importée, il faudra contrôler votre facture de vente afin de pouvoir l'envoyer à votre client.

Contrôler ma facture de vente

  • Cliquez sur l'onglet « Ventes » ;

  • Choisissez l'encart « Émission » dans le menu du haut ;

  • Cliquez sur « Contrôler » au niveau de la facture de vente de votre choix ;

  • Vous accédez au volet de contrôle du document.

Les données du formulaire

Reconnaissance du client

L'OCR de Libeo identifie le client grâce au SIRET indiqué sur votre facture.

Si votre client n'a pas indiqué de SIRET, l'OCR de Libeo cherche le nom du client indiqué sur la facture dans la base de donnée.

Ainsi, si votre client est un nouveau client, il sera indiqué « Nouveau partenaire ».

Votre client n'est pas reconnu

Si rien ne s'affiche, vous avez la possibilité de :

  • Cherchez manuellement votre client dans la liste des clients enregistrés sur votre compte et puis sélectionnez-le.

  • Si malgré la recherche, vous avez un message « Aucun résultat pour ... », c'est que ce client n'est pas répertorié sur votre compte, dans ce cas cliquez sur « Voir les suggestions du réseau Libeo » ;

  • Si votre recherche n'aboutit pas ou que vous ne souhaitez pas utiliser la base de données proposée, cliquez sur « Créer le client » ;

  • Une fois le client créé, entrez son adresse email ainsi qu'un message à lui adresser si besoin.

À savoir

Vous pouvez créer vos clients dans votre espace, ou les importer en masse via un fichier Excel : Créer mes clients dans Libeo.

Activer ou non les relances

Cliquez sur « Options de relance » en haut à gauche pour modifier la configuration de ce client, si besoin.

Sinon, pour une facture donnée, vous pouvez aussi décider de ne pas lancer les relances. pour cela, cochez la case « Ne pas relancer le client pour cette facture ». Seule cette facture sera concernée, cela n’aura pas d’impact sur la configuration générale de votre client.

Informations

Libeo saisit :

  • la date d'émission,

  • la date d'échéance,

  • les totaux,

  • la devise,

  • le numéro de facture

  • le numéro de commande.

Vérifiez les champs pré-remplis et modifiez-les au besoin ;

Enfin, cliquez sur « Demander le paiement » pour envoyer la facture à votre client.

Notifications envoyées à mon client

Votre client va recevoir un email de la part de Libeo lui indiquant que vous souhaitez être réglé. Dans ce mail figurent les informations suivantes :

  • Les informations principales de la facture : numéro de facture, le montant et la date d'échéance ;

  • La facture à télécharger ;

  • Vos coordonnées bancaires depuis « Programmer le paiement » ;

  • La possibilité de régler sa facture en 1 clic grâce à une authentification depuis sa banque depuis « Programmer le paiement », cela sans avoir besoin de s'inscrire sur Libeo.

Vous pouvez personnaliser le contenu de cet email et des emails de relance, plan de relance par plan de relance, depuis la page Configuration > Relances clients.

Voici à quoi ressemblent les emails envoyés à vos clients. Vous pouvez personnaliser votre logo d’entreprise et le contenu texte qui y figure.

À savoir

Les mails sont envoyés avec l’adresse suivante : [email protected]. En cas de réponses de vos clients, l’email qui sera mis en destinataire en cliquant sur Répondre est celui de l’administrateur de l’organisation.

Vous pouvez personnaliser votre logo d'entreprise sur les mails envoyés.

  • Cliquez sur le nom de votre société puis « voir ma Société » ; Au niveau d'« Informations marketing », dans « Site Internet », entrez votre url d'entreprise.

  • Ou bien, depuis Configuration > Relances clients

Votre logo se mettra à jour automatiquement sur Libeo et sera utilisé dans les mails envoyés. Il permettra à vos clients d’être rassurés sur la provenance de vos factures.

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