Sur Libeo, il est possible de gérer les notes de frais de vos salariés afin de pouvoir rembourser vos salariés. Vous pouvez également choisir de créer une carte de paiement Libeo à votre salarié si celui-ci est membre de votre compte Libeo.
Créer une fiche pour votre salarié
Commencez par enregistrer votre salarié sur Libeo :
Dans l’onglet « Fournisseurs » cliquez sur « Ajouter un fournisseur » ;
Puis, tapez le nom de votre salarié et cliquez sur « Créer » et « Enregistrer » :
Mettre à disposition un formulaire de notes de frais à vos salariés
Conseils pour votre formulaire
Nous vous conseillons de mettre un formulaire à disposition de vos salariés pour qu’il ne manque aucune information essentielle, et aussi pour garantir la fluidité.
Les informations essentielles à demander sur le formulaire sont les suivantes :
les factures (pièces justificatives),
les montants (TTC/HT)
le nom du salarié
l’IBAN du salarié
⚠️ Les factures, elles, doivent être listées, en pièce jointe, lisibles, et au nom de la société en cas de contrôle.
Exemple de formulaire à télécharger
C’est avec plaisir que nous mettons à votre disposition ce formulaire : ici.
Ce formulaire est à mettre à disposition de vos équipes, qui le remplissent, le mettent en PDF, et le soumettent sur Libeo.
Votre chargé de compte est également disponible pour vous aider à construire votre propre formulaire, sur Excel ou sur d’autres formats.
Soumettre les notes de frais sur Libeo
Vous avez plusieurs moyens d’importer les notes de frais sur Libeo.
Par e-mail
Vos salariés peuvent vous envoyer directement les notes de frais dans Libeo en passant par votre adresse Libeo.
Vous trouverez celle-ci :
Cliquez sur le nom de votre société ;
Cliquez sur voir votre société au niveau du nom de votre société ;
Votre adresse mail se trouve au niveau de Transférez vos factures d'achat à l'adresse suivante.
Depuis l’application web
Vous pouvez importer la note de frais en vous connectant sur Libeo depuis un ordinateur :
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Appuyez ensuite sur « Importer une facture »;
Enfin, sélectionnez votre fichier.
Depuis l’application mobile
Installez l’application Libeo sur votre mobile, connectez-vous, puis :
Cliquez sur le logo « + ».
Appuyez ensuite sur le type de fichier voulu, vous pouvez sélectionner un fichier, une photo ou prendre une photo.
Enfin, sélectionnez votre fichier.
Contrôlez la note de frais
Cliquez sur l'onglet « Achats » ;
Cliquez sur l'onglet « Réception » ;
Cliquez sur la note de frais à contrôler ;
Suivez les étapes de contrôle d'une facture ;
Dans la section « Fournisseur » veillez à mettre le nom du salarié que vous venez de créer ;
Cliquez ensuite sur « Valider ».
Rembourser la note de frais
Une fois votre note de frais contrôlée et validée. Elle sera enregistrée sous l’intitulé « Facture ». Vous la retrouverez dans l'onglet « Documents ».
Procéder au paiement
Plusieurs options de paiement Libeo s'offrent à vous.
Envoyer les données en comptabilité
Comme pour les factures, après validation et contrôle, les données sont envoyées en comptabilité, et il sera possible de les exporter via un export comptable.
À savoir
Nous travaillons à rendre ce processus plus natif et sommes intéressés de collecter vos retours, n'hésitez pas à nous en faire par depuis « Aide et actualité » en bas à gauche puis « Nous contacter » et choisissez « J’aimerais qu’une nouvelle fonctionnalité soit disponible ».
Une connexion avec Expensya, logiciel spécialisé sur le sujet, est également en cours de mise en place.