Voici les étapes à suivre:
1- Créer une fiche pour le salarié.
2- Mettre à disposition un template (formulaire) de notes de frais.
a. Conseils pour votre formulaire.
b.Exemple de formulaire à Télécharger.
3 - Soumettre la note de frais dans Libeo.
a. Par e-mail .
b. Depuis l’application web.
c. Depuis l’application mobile.
4. Contrôler la note de frais.
5. Rembourser la note de frais.
6. Transmettre la note de frais en comptabilité.
1- Créer une fiche pour le salarié
Commencez par enregistrer votre salarié sur Libeo :
rendez-vous dans l’onglet “Contact”, puis “Ajouter un fournisseur” :
Puis, tapez le nom de votre salarié et cliquez sur “Créer” et “Enregistrer”:
2- Mettre à disposition un formulaire de notes de frais à vos salariés
a- Conseils pour votre formulaire
Nous vous conseillons de mettre un formulaire à disposition de vos salariés pour qu’il ne manque aucune information essentielle, et aussi pour garantir la fluidité.
Les informations essentielles à demander sur le formulaire sont les suivantes :
les factures (pièces justificatives),
les montants (TTC/HT)
le nom du salarié
l’IBAN du salarié
Note: les factures elles doivent être listées, en pièce jointe, lisibles, et au nom de la société en cas de contrôle.
b- Exemple de formulaire à télécharger
C’est avec plaisir que nous mettons à votre disposition ce formulaire : ici.
Ce formulaire est à mettre à disposition de vos équipes, qui le remplissent, le mettent en PDF, et le soumettent sur Libeo.
Votre chargé de compte est également disponible pour vous aider à construire votre propre formulaire, sur excel ou sur d’autres formats.
3- Soumettre les notes de frais sur Libeo
Vous avez plusieurs moyens d’importer les notes de frais sur Libeo :
a- Par e-mail
Vos salariés peuvent vous envoyer directement les notes de frais dans Libeo en passant par votre adresse Libeo.
Vous trouverez celle-ci dans l’onglet “Contrôler”, en cliquant sur le bouton “Importer une facture” :
b- Depuis l’application web
Vous pouvez importer la note de frais en vous connectant sur Libeo depuis un ordinateur:
Cliquez sur “Contrôler”.
Appuyez ensuite sur “Importer une facture”.
Enfin, sélectionnez votre fichier.
c- Depuis l’application mobile
Installez l’application Libeo sur votre mobile, connectez-vous, puis :
Cliquez sur le logo “+”.
Appuyez ensuite sur le type de fichier voulu, vous pouvez sélectionner un fichier, une photo ou prendre une photo .
Enfin, sélectionnez votre fichier.
4- Contrôlez la note de frais
Rendez-vous sur la note de frais dans l’onglet “Contrôler”.
Remplissez les champs affichés (section “Informations” et “Comptabilité”).
Dans la section “Partenaire” veillez à mettre le nom du salarié que vous venez de créer.
Cliquez ensuite sur “Valider”.
5- Rembourser la note de frais
Une fois votre note de frais contrôlée et validée. Elle sera enregistrée sous l’intitulé “Facture”.
Vous pourrez ensuite procéder au paiement de la même manière qu’une facture:
Pour en savoir plus sur comment payer une facture dans sa totalité : https://help.libeo.io/fr/articles/5881088-payer-la-totalite-de-la-facture-sur-libeo
Pour en savoir plus sur comment payer une facture partiellement : https://help.libeo.io/fr/articles/5881090-payer-un-acompte-sur-libeo
6- Envoyer les données en comptabilité
Comme pour les factures, après validation et contrôle, les données sont envoyées en comptabilité, et il sera possible de les exporter via un export comptable : https://help.libeo.io/fr/articles/5881144-exporter-ma-comptabilite-a-partir-d-un-modele-pre-defini
⚠️ Cette fonctionnalité est en cours de développement donc n’’hésitez pas à nous faire des retours. Si vous souhaitez que l’équipe Produit développe ou améliore cette fonctionnalité, cliquez sur « Besoin d'aide » en bas à gauche puis choisissez « J’aimerais qu’une nouvelle fonctionnalité soit disponible ».
Autres informations:
Nous travaillons à rendre ce processus plus natif et sommes intéressés de collecter vos feedbacks.
Une connexion avec Expensya, logiciel spécialisé sur le sujet, est également en cours de mise en place.