Une fois votre société inscrite via votre plateforme agréée, vos factures fournisseurs électroniques arrivent automatiquement dans Libeo. Cet article explique ce qui change (et ce qui ne change pas) dans votre gestion des achats.
À savoir
Vos factures électroniques arrivent automatiquement dans Libeo et se traitent comme aujourd'hui. Vos circuits de validation, budgets et règles d'automatisation restent identiques.
Qu'est-ce qui change concrètement pour mes achats ?
Très peu de choses. Les factures électroniques arrivent automatiquement dans votre onglet de réception. À partir de là, vous les gérez exactement comme aujourd'hui : contrôle, validation, paiement, export comptable.
Le principal ajout est le cycle de vie de la facture (déposée, approuvée, en litige, encaissée…) et la gestion des litiges commerciaux directement dans Libeo.
Le cycle de vie d'une facture électronique
Contrairement à une facture papier ou PDF, une facture électronique porte un fichier attaché invisible, contenant toutes les informations de la facture, qui suit son parcours et qui, pour certains statuts, est transmis à l'administration. Les statuts principaux que vous rencontrerez : déposée, reçue, mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, en litige, suspendue, encaissée, refusée.
À savoir
Ces statuts dans Libeo correspondent à ceux imposés par l'État. Certains sont obligatoires et transmis automatiquement à l'administration, les autres sont recommandés pour un meilleur suivi.
Refuser une facture
Le refus est une action irréversible. La facture prend le statut « refusée », n'est plus éditable, et le fournisseur est notifié du refus. Elle reste consultable dans Documents, dans une vue dédiée aux factures refusées.
Vous pouvez refuser une facture au moment de la réception ou après contrôle, mais le refus intervient normalement dès le départ, avant traitement. Au moment du refus, vous choisissez un motif, saisissez un commentaire pour le fournisseur, éventuellement un commentaire interne, puis vous confirmez l'action.
Quelques exemples de motifs de refus : adresse de facturation électronique (code de routage) erronée, erreur de destinataire, facture en doublon, émetteur inconnu, montant total erroné, taux de TVA erroné, mention légale manquante, contrat terminé...
Bloquer une facture : litige, suspension ou mise en attente
Après contrôle, si vous ne souhaitez pas refuser définitivement la facture, vous pouvez la bloquer. Trois actions sont possibles :
Mettre en litige : contester la facture et demander une action au fournisseur. Vous précisez le motif du litige, l'action attendue du fournisseur et un commentaire pour le fournisseur. Exemples de motifs : problème de livraison, prix unitaires incorrects, quantité facturée incorrecte, montant total erroné, facture en doublon, taux de TVA erroné.
Suspendre : mettre la facture en pause en attente d'un justificatif ou d'une information. Vous indiquez un motif de suspension et un commentaire pour le fournisseur. Exemples de motifs : N° de commande incorrect ou manquant, erreur de coordonnées bancaires, justificatif absent ou insuffisant, Référence incorrecte.
Bloquer en attente d'information : mettre la facture en attente en interne dans Libeo, sans solliciter le fournisseur. Vous pouvez définir une date « en attente jusqu'au » et ajouter un commentaire.
Questions fréquentes
Le fournisseur est-il prévenu automatiquement du blocage ou du refus ?
Le fournisseur est-il prévenu automatiquement du blocage ou du refus ?
Oui. Lorsqu'une facture est mise en litige, suspendue ou refusée dans Libeo, le statut correspondant est remonté dans le cycle de vie de la facture et transmis via la plateforme, de sorte que le fournisseur en soit informé et puisse corriger. Le blocage en attente d'information, lui, reste interne à Libeo et ne sollicite pas le fournisseur.
Si une demande d'avoir est faite lors d'un blocage, est-ce transmis au fournisseur ou est-ce à mon initiative ?
Si une demande d'avoir est faite lors d'un blocage, est-ce transmis au fournisseur ou est-ce à mon initiative ?
La mise en litige renvoie la facture au fournisseur pour correction, c'est ensuite au fournisseur d'émettre l'avoir, que vous retrouverez et traiterez dans Libeo comme une facture classique. La demande part donc de votre action de litige, puis l'avoir est émis par le fournisseur.
Si seule une partie de la facture est erronée, faut-il la refuser en totalité ?
Si seule une partie de la facture est erronée, faut-il la refuser en totalité ?
Le refus étant une action irréversible, il est plutôt réservé aux cas où la facture ne doit pas être traitée (émetteur inconnu, doublon, erreur de destinataire…). Si seule une partie de la facture est erronée, privilégiez la mise en litige ou la suspension : la facture est renvoyée au fournisseur pour correction sans être définitivement refusée. La réforme prévoit d'ailleurs un statut « approuvée partiellement ».
Les utilisateurs paramétrés comme « limités » pourront-ils refuser une facture électronique ?
Les utilisateurs paramétrés comme « limités » pourront-ils refuser une facture électronique ?
Les actions sur les factures (dont le refus ou la mise en litige) restent régies par les droits et circuits de validation configurés dans votre compte, comme aujourd'hui. Un droit supplémentaire sera ajouté à Libeo afin de permettre à un utilisateur qu'il soit ou non limité de refuser ou mettre en litige une facture.
Puis-je extraire les données des champs renseignés automatiquement (numéro de facture, HT, TTC, échéance) ? Ils apparaissent grisés.
Puis-je extraire les données des champs renseignés automatiquement (numéro de facture, HT, TTC, échéance) ? Ils apparaissent grisés.
Sur une facture électronique, les données proviennent du fichier structuré transmis par le fournisseur : elles sont donc pré-remplies et affichées comme non modifiables pour garantir l'intégrité de la facture. Ces données restent exploitées par Libeo (comptabilité, export). La date d'échéance étant non modifiable, si vous avez configuré des dates d'échéance en fonction de vos fournisseurs, une date de paiement sera configurable au niveau du fournisseur afin de continuer à vous garantir la même flexibilité.
Y a-t-il un état récapitulatif des factures en attente, pour éviter d'aller dans « Documents » ?
Y a-t-il un état récapitulatif des factures en attente, pour éviter d'aller dans « Documents » ?
Libeo propose des vues et filtres pour suivre vos factures à traiter et leur statut.
Quel est le délai de validation des factures ?
Quel est le délai de validation des factures ?
Le délai de validation dépend de votre organisation et du circuit de validation que vous avez paramétré dans Libeo, il n'est pas imposé par la réforme. Le cycle de vie électronique permet simplement de tracer les étapes (réception, prise en charge, approbation…).
Les exports vers mon logiciel comptable vont-ils changer ?
Les exports vers mon logiciel comptable vont-ils changer ?
Non, aucun changement. Libeo continue d'exporter les factures vers votre logiciel comptable exactement comme aujourd'hui, avec la pièce comptable associée.
Ai-je encore besoin d'un outil type GetMyInvoice ou aspirateur de factures ?
Ai-je encore besoin d'un outil type GetMyInvoice ou aspirateur de factures ?
Pour les factures françaises couvertes par la réforme, l'utilité d'un tel outil diminue puisque les factures arriveront automatiquement dans Libeo. Pour les factures internationales (logiciels américains, fournisseurs hors France…), un collecteur de factures peut rester utile, car ces flux ne sont pas couverts par la réforme.
Pour les questions de paiement et de dates d'échéance, consultez Échéances, paiements et trésorerie.
Pour les factures hors périmètre (tickets, notes de frais, international), voir Cas particuliers et questions fréquentes.