Une fois votre société inscrite via votre plateforme agréée, vos factures fournisseurs électroniques arrivent automatiquement dans Libeo. Cet article explique ce qui change (et ce qui ne change pas) dans votre gestion des achats, et détaille le traitement d'une facture électronique étape par étape.
À savoir
Vos factures électroniques arrivent automatiquement dans Libeo et se traitent comme aujourd'hui. Vos circuits de validation, budgets et règles d'automatisation restent identiques.
Qu'est-ce qui change concrètement pour mes achats ?
Très peu de choses. Les factures électroniques arrivent automatiquement dans votre onglet de réception. À partir de là, vous les gérez exactement comme aujourd'hui : contrôle, validation, paiement, export comptable.
Les principaux ajouts sont le cycle de vie de la facture (déposée, approuvée, en litige, encaissée…), la gestion des litiges commerciaux directement dans Libeo, et des données pré-remplies issues du fichier structuré envoyé par votre fournisseur.
Les formats que Libeo reçoit pour vous
Une facture électronique n'est pas un simple PDF : c'est un fichier structuré, lisible par les machines, transmis de plateforme à plateforme. Trois formats sont autorisés par la réforme :
Factur-X (format hybride) : un PDF/A-3 lisible par l'humain auquel est attaché un fichier XML lisible par les machines. C'est le format le plus répandu entre TPE et PME.
UBL (Universal Business Language) : format structuré XML, très utilisé à l'international, notamment via le réseau européen PEPPOL.
CII (Cross Industry Invoice) : format structuré XML, précis et détaillé, privilégié par les grands groupes et l'industrie.
Libeo reçoit ces trois formats. Quel que soit celui utilisé par votre fournisseur, vous retrouvez dans Libeo la facture affichée normalement, accompagnée des données issues du fichier structuré : identité du fournisseur, numéro de facture, dates, montants, taux de TVA, références de commande.
Les données issues du fichier structuré sont pré-remplies et affichées comme non modifiables, afin de garantir l'intégrité de la facture. Elles restent exploitées normalement par Libeo pour la comptabilité et les exports.
Avant de commencer : vérifier mes paramètres de réception
Mes adresses électroniques de réception
Depuis l'onglet « Configuration », cliquez sur la carte « Facture électronique » puis sur les « Paramètres de réception ». Vous y retrouvez la liste des adresses électroniques de votre entreprise, c'est-à-dire les points d'entrée par lesquels vos fournisseurs vous adressent leurs factures, ainsi que le compte dans lequel elles sont classées.
Chaque adresse affiche son statut dans l'annuaire national :
Inscrite : l'adresse est publiée, vos fournisseurs peuvent vous adresser leurs factures.
En attente : la publication de l'adresse est en cours.
Anomalie : l'adresse présente un problème susceptible d'empêcher la réception.
Reprise par une autre plateforme : l'adresse a été revendiquée par une autre plateforme agréée.
Trois anomalies peuvent apparaître, chacune accompagnée de sa conséquence concrète sur l'arrivée de vos factures : adresse revendiquée par une autre plateforme, publication non confirmée dans les délais, adresse qui n'est plus publiée.
C'est ici que se joue la bonne arrivée de vos factures. Si vos factures cessent d'arriver, ou si un fournisseur vous signale que sa facture n'a pas pu vous être remise, c'est le premier écran à consulter. Si vous recevez bien les factures électroniques, ce sera alors à votre fournisseur de vérifier le statut de la facture qu'il vous a envoyé auprès de sa plateforme agréée.
Les droits de mon équipe
Mettre en litige, suspendre ou refuser une facture n'est pas une action interne : le statut est transmis officiellement à votre fournisseur via la plateforme et tracé dans le cycle de vie. Trois droits dédiés encadrent donc ces actions.
Rendez-vous dans « Configuration », onglet « Équipe », puis modifiez un membre pour lui accorder ou lui retirer :
Mettre en litige une facture électronique : contester la facture et demander une action au fournisseur.
Suspendre une facture électronique : mettre la facture en pause en attendant un justificatif ou une information.
Refuser une facture électronique : refuser définitivement la facture et en informer le fournisseur.
À savoir
Ces trois droits s'ajoutent aux droits et circuits de validation déjà configurés dans votre compte. Un utilisateur paramétré comme limité peut donc se voir accorder le droit de refuser ou de mettre en litige une facture, indépendamment de ses autres permissions.
Traiter une facture électronique, étape par étape
Une fois la réception en place, le traitement suit le même parcours que vos autres documents. Voici les étapes, de l'arrivée de la facture jusqu'à son encaissement par le fournisseur.
La facture arrive dans votre réception : depuis l'onglet « Achat », page « Réception », la facture apparaît automatiquement, sans import de votre part et sans démarche auprès du fournisseur. Elle est identifiée comme électronique et prend le statut Mise à disposition dans son cycle de vie.
Ouvrez le document : le formulaire de contrôle s'affiche à côté de l'aperçu de la facture : informations générales, comptabilité et analytique, demande de validation, options de paiement, documents à associer, lignes produits.
Les champs issus du fichier structuré (fournisseur, numéro de facture, dates, montants HT, TVA et TTC, échéance) sont déjà renseignés et apparaissent grisés. Si une information est erronée, n'hésitez pas à bloquer la facture afin de la mettre en litige.
Vérifiez les points d'attention : Libeo signale avant contrôle les éléments à regarder, par exemple un doublon détecté, un IBAN différent de celui enregistré sur la fiche fournisseur, une période comptable clôturée ou un avoir disponible non déduit. Pour un doublon, une fenêtre de comparaison affiche les deux documents côte à côte afin de trancher rapidement.
Complétez l'imputation : renseignez ce que la facture ne porte pas, à savoir les comptes de charge, l'analytique, la description destinée à l'écriture comptable et, si besoin, un commentaire interne. Vos règles d'automatisation s'appliquent exactement comme sur un document importé.
Associez vos commandes et vos avoirs : depuis le panneau « Associer vos commandes ou avoirs », rattachez le bon de commande correspondant. Les avoirs reconnus sur la facture sont proposés automatiquement, avec leur numéro et leur montant, et viennent réduire le montant à payer.
Validez le contrôle : la facture passe au statut Prise en charge, information transmise à votre fournisseur. Vous enchaînez ensuite sur l'action de votre choix : préparer le paiement, envoyer en validation, bloquer la facture (litige, suspension ou mise en attente) ou la refuser.
Faites valider si nécessaire : votre circuit de validation reste inchangé. Lorsque le ou les valideurs ont donné leur accord, ou dès le contrôle si aucun circuit de validation n'est configuré, la facture passe au statut Approuvée.
Payez la facture : le paiement s'effectue comme aujourd'hui. Au moment où les fonds sont engagés, la facture passe au statut Paiement transmis. Dans le cas d'un paiement planifié, le statut n'est transmis qu'une fois le paiement devenu non annulable.
Suivez la fin du parcours : lorsque votre fournisseur confirme avoir reçu les fonds, la facture passe au statut Encaissée. Vous disposez ainsi d'une trace complète, de la réception au règlement.
Le cycle de vie d'une facture électronique
Contrairement à une facture papier ou PDF, une facture électronique porte un fichier attaché invisible, contenant toutes les informations de la facture, qui suit son parcours et qui, pour certains statuts, est transmis à l'administration.
Depuis le détail d'un document, l'onglet « Cycle de vie e-facture » retrace tous les statuts officiels traversés par la facture, avec pour chacun sa date, son auteur et le montant concerné le cas échéant. Les pièces jointes échangées au fil du cycle de vie sont accessibles depuis ce même onglet. Vous disposez ainsi d'une preuve horodatée, opposable en cas de litige avec un fournisseur.
Pour la signification détaillée de chaque statut, selon que vous receviez ou émettiez la facture, voir Comprendre les statuts du fil d'activité.
À savoir
Ces statuts dans Libeo correspondent à ceux imposés par l'État. Certains sont obligatoires et transmis automatiquement à l'administration, les autres sont recommandés pour un meilleur suivi.
Refuser une facture
Le refus est une action irréversible. Il remplace la suppression : une facture électronique ne se supprime plus, elle se refuse. La facture prend le statut « refusée », n'est plus éditable, sort définitivement du circuit de paiement, et le fournisseur est notifié du refus. Elle reste consultable dans Documents, dans une vue dédiée aux factures refusées.
Depuis le détail de la facture, cliquez sur « Refuser la facture ». Vous choisissez un motif normalisé, saisissez un commentaire pour le fournisseur, éventuellement un commentaire interne, puis confirmez l'action. Une confirmation explicite est demandée, car elle ne peut pas être annulée.
Vous pouvez refuser une facture au moment de la réception ou après contrôle, mais le refus intervient normalement dès le départ, avant traitement, et n'est plus possible une fois la facture approuvée.
Quelques exemples de motifs de refus : adresse de facturation électronique (code de routage) erronée, erreur de destinataire, facture en doublon, émetteur inconnu, montant total erroné, taux de TVA erroné, erreur de calcul, mention légale manquante, numéro de commande incorrect ou manquant, référence contractuelle manquante, contrat terminé, transaction inconnue.
Bloquer une facture : litige, suspension ou mise en attente
Après contrôle, si vous ne souhaitez pas refuser définitivement la facture, vous pouvez la bloquer depuis son détail, avec le bouton « Bloquer la facture ». Trois actions sont possibles :
Mettre en litige : contester la facture et demander une action au fournisseur. Vous précisez le motif du litige, l'action attendue du fournisseur (facture rectificative, avoir total ou partiel, remboursement), un commentaire pour le fournisseur et, si besoin, un commentaire interne. Exemples de motifs : problème de livraison, prix unitaires incorrects, quantité facturée incorrecte, montant total erroné, erreur de calcul, facture en doublon, taux de TVA erroné.
Suspendre : mettre la facture en pause en attente d'un justificatif ou d'une information. Vous indiquez un motif de suspension et un commentaire pour le fournisseur. Exemples de motifs : N° de commande incorrect ou manquant, erreur de coordonnées bancaires, justificatif absent ou insuffisant, SIRET incorrect, référence contractuelle manquante.
Bloquer en attente d'information : mettre la facture en attente en interne dans Libeo, sans solliciter le fournisseur. Vous pouvez définir une date « en attente jusqu'au » et ajouter un commentaire.
Une facture suspendue ou mise en litige ne peut pas être payée tant que le blocage n'est pas levé. Lorsque votre fournisseur a répondu, la facture passe au statut Complétée : c'est à vous de l'approuver ou de la refuser. Les factures suspendues et en litige sont regroupées dans un tableau dédié de la page validation.
Les avoirs électroniques reçus
Les avoirs de vos fournisseurs arrivent par le même canal que les factures et se traitent de la même manière. Lorsqu'un avoir fait référence à une facture présente dans Libeo, il lui est automatiquement associé si cette facture a encore un solde supérieur au montant de l'avoir. Le montant à payer est alors réduit d'autant.
Si plusieurs avoirs sont détectés, Libeo le signale et vous laisse choisir. Une alerte vous prévient également lorsqu'un avoir disponible n'a pas été déduit d'une facture que vous vous apprêtez à payer. L'ensemble de vos avoirs et leur utilisation se suivent depuis la liste des avoirs, dans l'onglet « Achat »
Retrouver et exporter mes factures électroniques
Depuis l'onglet « Achat », page « Documents », les filtres avancés vous permettent d'isoler les documents reçus au format électronique et de distinguer les factures en litige des factures suspendues. Les factures refusées disposent de leur propre vue.
L'export de vos documents d'achat comporte une colonne indiquant si le document a été reçu au format électronique, afin de suivre la montée en charge de la réforme chez vos fournisseurs.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un « rejet » par la plateforme et un « refus » par le client ?
Quelle différence entre un « rejet » par la plateforme et un « refus » par le client ?
Ce sont deux choses distinctes.
Le rejet est une anomalie technique de transmission ou de contrôle (format incorrect, donnée obligatoire manquante, identification ou routage erroné) : la facture n'a pas pu être transmise par Docaposte ou validée par la plateforme de réception.
Le refus est un statut de cycle de vie par lequel le client refuse la facture, uniquement pour les motifs prévus par la norme (non-conformité réglementaire non détectée, facture mal adressée, condition contractuelle empêchant le traitement). Le refus ne doit pas servir à régler un simple litige commercial : pour cela, privilégiez la mise en litige.
Une facture m'est parvenue en dehors du circuit électronique attendu. Puis-je quand même la traiter ?
Une facture m'est parvenue en dehors du circuit électronique attendu. Puis-je quand même la traiter ?
Oui. Une facture reçue par mail, PDF ou papier ne doit pas être écartée au seul motif qu'elle n'a pas suivi le circuit électronique. Si elle correspond à une opération réelle et comporte les mentions nécessaires, vous pouvez la contrôler, la payer et déduire la TVA normalement. Vous pouvez demander au fournisseur (s'il est soumis à l'obligation d'émission) de la régulariser par le circuit électronique, mais ce n'est pas une condition de traitement ni de paiement.
Le fournisseur est-il prévenu automatiquement du blocage ou du refus ?
Le fournisseur est-il prévenu automatiquement du blocage ou du refus ?
Oui. Lorsqu'une facture est mise en litige, suspendue ou refusée dans Libeo, le statut correspondant est remonté dans le cycle de vie de la facture et transmis via la plateforme, de sorte que le fournisseur en soit informé et puisse corriger. Le blocage en attente d'information, lui, reste interne à Libeo et ne sollicite pas le fournisseur.
Si une demande d'avoir est faite lors d'un blocage, est-ce transmis au fournisseur ou est-ce à mon initiative ?
Si une demande d'avoir est faite lors d'un blocage, est-ce transmis au fournisseur ou est-ce à mon initiative ?
La mise en litige renvoie la facture au fournisseur pour correction, c'est ensuite au fournisseur d'émettre l'avoir, que vous retrouverez et traiterez dans Libeo comme une facture classique. La demande part donc de votre action de litige, puis l'avoir est émis par le fournisseur.
Si seule une partie de la facture est erronée, faut-il la refuser en totalité ?
Si seule une partie de la facture est erronée, faut-il la refuser en totalité ?
Le refus étant une action irréversible, il est plutôt réservé aux cas où la facture ne doit pas être traitée (émetteur inconnu, doublon, erreur de destinataire…). Si seule une partie de la facture est erronée, privilégiez la mise en litige ou la suspension : la facture est renvoyée au fournisseur pour correction sans être définitivement refusée. La réforme prévoit d'ailleurs un statut « approuvée partiellement ».
Les utilisateurs paramétrés comme « limités » pourront-ils refuser une facture électronique ?
Les utilisateurs paramétrés comme « limités » pourront-ils refuser une facture électronique ?
Les actions sur les factures (dont le refus ou la mise en litige) restent régies par les droits et circuits de validation configurés dans votre compte, comme aujourd'hui. Un droit supplémentaire sera ajouté à Libeo afin de permettre à un utilisateur qu'il soit ou non limité de refuser ou mettre en litige une facture.
Puis-je extraire les données des champs renseignés automatiquement (numéro de facture, HT, TTC, échéance) ? Ils apparaissent grisés.
Puis-je extraire les données des champs renseignés automatiquement (numéro de facture, HT, TTC, échéance) ? Ils apparaissent grisés.
Sur une facture électronique, les données proviennent du fichier structuré transmis par le fournisseur : elles sont donc pré-remplies et affichées comme non modifiables pour garantir l'intégrité de la facture. Ces données restent exploitées par Libeo (comptabilité, export). La date d'échéance étant non modifiable, si vous avez configuré des dates d'échéance en fonction de vos fournisseurs, une date de paiement sera configurable au niveau du fournisseur afin de continuer à vous garantir la même flexibilité.
Y a-t-il un état récapitulatif des factures en attente, pour éviter d'aller dans « Documents » ?
Y a-t-il un état récapitulatif des factures en attente, pour éviter d'aller dans « Documents » ?
Libeo propose des vues et filtres pour suivre vos factures à traiter et leur statut.
Quel est le délai de validation des factures ?
Quel est le délai de validation des factures ?
Le délai de validation dépend de votre organisation et du circuit de validation que vous avez paramétré dans Libeo, il n'est pas imposé par la réforme. Le cycle de vie électronique permet simplement de tracer les étapes (réception, prise en charge, approbation…).
Les exports vers mon logiciel comptable vont-ils changer ?
Les exports vers mon logiciel comptable vont-ils changer ?
Non, aucun changement. Libeo continue d'exporter les factures vers votre logiciel comptable exactement comme aujourd'hui, avec la pièce comptable associée.
Ai-je encore besoin d'un outil type GetMyInvoice ou aspirateur de factures ?
Ai-je encore besoin d'un outil type GetMyInvoice ou aspirateur de factures ?
Pour les factures françaises couvertes par la réforme, l'utilité d'un tel outil diminue puisque les factures arriveront automatiquement dans Libeo. Pour les factures internationales (logiciels américains, fournisseurs hors France…), un collecteur de factures peut rester utile, car ces flux ne sont pas couverts par la réforme.
Pour les questions de paiement et de dates d'échéance, consultez Échéances, paiements et trésorerie.
Pour les factures hors périmètre (tickets, notes de frais, international), voir Cas particuliers et questions fréquentes. Pour les incidents de démarrage et la régularisation, voir Démarrage, difficultés et régularisation.