Une facture électronique porte un fichier structuré qui suit son parcours d'une plateforme à l'autre. Chaque étape apparaît dans le fil d'activité (cycle de vie) de la facture. Cet article détaille la signification de chaque statut, selon que vous receviez la facture en tant que client (achats) ou que vous l'émettiez en tant que fournisseur (ventes).
À savoir
Le fil d'activité est le même pour les deux parties : la plupart des statuts sont des miroirs, c'est-à-dire le même événement vu depuis votre côté. Ces statuts correspondent à ceux imposés par l'État ; certains sont transmis automatiquement à l'administration, les autres servent au suivi.
Côté achats : quand vous recevez une facture d'un fournisseur
Déposée : votre fournisseur a déposé la facture sur sa plateforme. C'est la date de dépôt officielle.
Émise par la plateforme : la plateforme de votre fournisseur a expédié la facture.
Reçue de la plateforme : la facture est arrivée sur la plateforme de réception. Elle est dans le réseau, pas encore à traiter.
Mise à disposition : la facture est disponible dans votre compte Libeo, prête à être contrôlée.
Prise en charge : vous avez contrôlé la facture. Ce statut part automatiquement, sauf si la facture est déjà en litige ou suspendue.
Approuvée : vous avez accepté la facture. Automatique juste après la prise en charge s'il n'y a pas de circuit de validation, sinon à l'approbation du dernier valideur. Également émis quand un litige est levé par approbation.
Mise en litige : vous contestez la facture, avec un motif et l'action attendue du fournisseur. Bloque le paiement et les relances jusqu'à résolution.
Suspendue : vous mettez le traitement en pause, en attente d'une information du fournisseur. Bloquant.
Complétée : votre fournisseur a répondu au litige ou à la suspension. Lève le blocage.
Refusée : vous refusez la facture, avec un motif. Action définitive; le fournisseur doit réémettre.
Changement de compte à payer : votre fournisseur a changé le compte bancaire à payer. Le paiement est bloqué jusqu'à votre confirmation.
Affacturée / Affacturée confidentiel : votre fournisseur a cédé la facture à un factor. Le paiement est bloqué car les coordonnées bancaires vont changer. En confidentiel, l'affacturage n'est pas déclaré mais le paiement reste bloqué.
Non affacturée : l'affacturage a pris fin. Le paiement est de nouveau débloqué.
Paiement transmis : vous avez payé la facture dans Libeo. Le montant payé est indiqué.
Encaissée : votre fournisseur a confirmé avoir reçu les fonds.
Annulée : votre fournisseur a annulé la facture.
À savoir
Une facture rejetée (rejet technique avant d'atteindre le client, pour cause d'adresse erronée, de doublon ou de fichier non conforme) ne vous parvient pas.
Le rejet est à distinguer du refus, qui est une action de votre part.
Côté ventes : quand vous émettez une facture à un client
Voir article : Émettre mes factures de vente au format électronique
Déposée : vous avez déposé la facture sur votre plateforme. C'est la date de dépôt officielle.
Émise par la plateforme : votre plateforme a expédié la facture.
Reçue de la plateforme : la plateforme de votre client a reçu la facture.
Mise à disposition : la facture est mise à disposition de votre client. C'est votre preuve de remise.
Prise en charge : votre client a contrôlé la facture.
Approuvée : votre client a accepté la facture. Également affiché quand un litige est levé par approbation.
Approuvée partiellement : votre client n'accepte qu'une partie de la facture.
Mise en litige : votre client conteste la facture. Le motif et l'action attendue vous sont transmis; c'est à vous de corriger. Bloque le paiement jusqu'à résolution.
Suspendue : votre client a mis le traitement en pause, en attente d'une information de votre part. Bloquant.
Complétée : vous avez répondu au litige ou à la suspension. Lève le blocage.
Refusée : votre client a refusé la facture, avec un motif. Action définitive; vous devez réémettre sous un nouveau numéro.
Rejetée : votre facture a été rejetée avant d'atteindre le client (adresse erronée, doublon, fichier non conforme). Définitif, sauf erreur de routage, où elle est renvoyable sous le même numéro.
Changement de compte à payer : vous avez indiqué un nouveau compte bancaire de règlement. Le paiement est bloqué jusqu'à confirmation de votre client.
Affacturée / Affacturée confidentiel : vous avez cédé la facture à un factor, déclaré ou non. Le paiement est bloqué, les coordonnées bancaires changent.
Non affacturée : vous avez mis fin à l'affacturage. Le paiement est débloqué.
Paiement transmis : votre client a émis le paiement. Le montant transmis apparaît, pour vous signaler que l'argent part.
Encaissée : vous avez confirmé avoir reçu les fonds : saisie manuelle, rapprochement bancaire automatique, ou présomption à l'échéance. Le montant est ventilé par taux de TVA.
Décaissée : affichage Libeo lorsqu'un encaissement est annulé (encaissement négatif), par exemple un prélèvement rejeté. Ce n'est pas un statut réglementaire distinct.
Annulée : vous avez annulé la facture.
Pour le traitement complet des factures, voir Recevoir et traiter mes factures électroniques fournisseurs (achats) et Émettre mes factures de vente au format électronique.