Ajoutez vos fournisseurs, centralisez leurs informations et établissez des règles d'automatisation pour la saisie et le règlement de leurs factures.
Vous pouvez décider de créer vos fournisseurs au fur et à mesure lors du contrôle de vos factures, les créer un par un ou alors les importer en une fois.
Créer mes fournisseurs lors du contrôle d'un document
Vous pouvez décider de créer un fournisseur lorsque vous recevez une première facture de celui-ci et que vous la contrôlez.
A savoir
Lors du contrôle d'une 1er facture d'un fournisseur, les catégories et comptes comptables renseignés sont gardés en mémoire pour qu'au prochain contrôle de facture. Vous n'ayez pas à les re-renseigner. Une règle d'automatisation sera donc créée sur le fournisseur que vous pourrez retrouver dans l'onglet « Automatisations »
Créer mes fournisseurs depuis l'onglet Fournisseurs
Créer un par un mes fournisseurs
Cliquez sur « Ajouter un fournisseur » en haut à droite ;
Recherchez le fournisseur par son nom ou son SIRET ;
Cliquez sur « Enregistrer ».
Importer l'ensemble de mes fournisseurs en une fois
Cliquez sur la flèche en haut à droite puis « Importer vos fournisseurs » ;
Téléchargez le modèle, remplissez le et enregistrez le au format XLS.
Liste des champs disponibles
Seul le nom du fournisseur est obligatoire, néanmoins il est possible de créer des règles d'automatisation en remplissant les différents champs disponibles dans le modèle mis à disposition :
Le nom du fournisseur ;
Le SIRET ;
L'IBAN ;
Le compte auxiliaire ;
Le moyen de paiement par défaut ;
Les numéros des comptes d'achat à associer au fournisseur ;
⚠️ si vous entrez des informations dans la colonne « numéro du compte d'achat », il faut avoir intégré au préalable votre plan comptable.
La catégorie à affecter au fournisseur ;
Si vous souhaitez affecter plusieurs catégories à un même fournisseur, listez simplement vos catégories dans la colonne dédiée du fichier, en les séparant par une “,” ;
Le ou les validateurs devant valider les factures du fournisseur ;
Si vous souhaitez affecter plusieurs validateur à un même fournisseur, listez simplement les validateurs dans la colonne dédiée du fichier, en les séparant par une “,” ;
Si vous indiquez dans les colonnes des emails de validateur ou des catégories qui n’existent pas dans Libeo, les informations seront créées au moment de l’import fichier fournisseur, en même temps que vos règles d’automatisation.
En cas d’erreur (ex : email erroné), vous verrez une modale d’erreur qui vous invite à modifier le format de l’email et à importer à nouveau le fichier .
Champs supplémentaires disponibles sur pour les clients en abonnement Illimité :
Une règle de date d'échéance ;
Les codes analytiques.
⚠️ Si vous entrez des informations dans les colonnes « codes analytiques », pensez à intégrer au préalable votre comptabilité analytique.
A savoir
Si vous entrez le numéro de Siret ainsi que l'Iban de vos fournisseurs, alors Libeo sera en mesure de vérifier si l'Iban correspond à votre fournisseur.
Une fois rempli, importez le fichier
Cliquez sur « Importer vos fournisseurs » en haut à droite ;
Cliquez sur « Importer le document » et sélectionnez le fichier créé au préalable ;
Vos fournisseurs s'importeront sous quelques minutes.
⚠️ Merci de respecter le format ainsi que les colonnes affichées dans le modèle sinon votre fichier ne pourra pas être importé.
Créer mes fournisseurs depuis la vue 360
Si vous avez plusieurs comptes sur Libeo, vous pouvez créer un fournisseur avec toutes les informations (SIREN, IBAN, compte auxiliaires, etc.) depuis la vue 360 afin qu'il apparaisse sur tous vos comptes.
Création des règles d'automatisations
Lors de l’import du fichier fournisseurs, si vous avez rempli ces colonnes, des règles d’automatisations seront créées et affectées au fournisseur. Vous avez la possibilité de les modifier, de les supprimer ou d'en ajouter en cliquant sur le nom de votre société puis l'onglet « Automatisations ».
Gérer les informations de mes fournisseurs
Si vous souhaitez ajouter, modifier, fusionner ou supprimer des informations relatives à vos fournisseurs : Gérer les informations relatives aux fournisseurs.