Avec l’intégration Libeo x Yokitup, récupérez vos bons de livraisons sous forme de bons de commandes directement dans Libeo.

Vos documents sont proposés comme document associable aux factures lors du contrôle de vos documents.

Connecter Yokitup à Libeo

Depuis Libeo

Cliquez sur l’onglet « Configuration » ;
Cliquez sur l'onglet « Intégrations » ;
Dans l'encart Yokitup, copiez la clé API ;

Un mapping de vos fournisseurs est nécessaire :

Le système suggère les fournisseurs ayant un nom très similaire entre Yokitup et Libeo.
S'il y a une erreur lors de l’envoi, alors une nouvelle tentative est automatiquement faite plus tard.

Fonctionnement de l'intégration

Création automatique des fournisseurs

Au moment de la réception d’une commande Yokitup, l’outil vérifie si le fournisseur Yokitup est déjà lié à un fournisseur Libeo :

Si c’est le cas, la réception est transmise sur Libeo et associée à ce fournisseur ;
Sinon Yokitup crée le fournisseur sur Libeo, et de même la réception est transmise sur Libeo et associée à ce fournisseur.

La création automatique du fournisseur est une option à activer sur votre compte Yokitup, mais elle n’est pas spécialement recommandée.

En effet lors du scan d’une facture sur Libeo, le nom du fournisseur peut différer de celui qui est sur Yokitup, ce qui entraine la création d’un doublon fournisseur sur Libeo.

La facture est alors rattachée au fournisseur A, et la réception transmise par Yokitup au fournisseur B.

⚠️ Si cela vous arrive, vous pouvez fusionner les deux fournisseurs sur Libeo (Comment fusionner deux fournisseurs ?), en faisant attention de garder le fournisseur présent sur Yokitup, afin de ne pas perdre l’association de fournisseur entre Yokitup et Libeo.

Création manuelle des fournisseurs

Lorsque la création automatique de fournisseur n’est pas activée, pour chaque nouveau fournisseur :

Créez le fournisseur dans Libeo, ou bien, faites-le au moment de la réception de la première facture de ce fournisseur sur Libeo ;
Allez dans l’onglet « Fournisseurs » sur la page d’intégration Yokitup et associez manuellement le fournisseur Yokitup au fournisseur Libeo en cliquant sur « À traiter », puis recherchez le fournisseur Libeo à associer.
Si des commandes sont réceptionnées, et que vous n’êtes pas en création automatique de fournisseur, ou bien s’il y a une erreur, les réceptions non transmises seront disponibles dans « Bons de livraisons ».

A savoir

Un nouvel essai automatique aura lieu tous les jours et un bouton pour le relancer manuellement est également disponible.

Les bons de livraison sont envoyés en tant que bon de commande, sur le endpoint /purchase-order dans l’onglet **PAYER** de Libeo

Les champs suivants sont remplis

supplierId
total
totalWithoutTax
purchaseOrderDate (date de livraison et non la date de commande, souvent la date de la facture correspond à la date de la livraison)
customPurchaseOrderNumber (notre numéro de bon de commande, pas celui du fournisseur, c’est pratique pour les clients pour retrouver la commande sur Yokitup)
currency
imageLink (nous générons le PDF du bon de livraison avec les informations que nous avons), voici un exemple (c’est un vrai bon de livraison client) https://api.stock.yokitup.com/pdf/delivery_notes_fixed/85acb348-39a9-40db-9304-8ba93f4bfe20

Sur le PDF il y a plus d’informations : détails par produit, quantité / prix, numéro de client, adresse.