Pour gagner du temps, vous avez la possibilité de mettre en place des règles d'automatisations sur Libeo.
Vous pouvez ainsi créer des règles sur vos fournisseurs, vos montants ou vos catégories pour dire par exemple que si tel fournisseur alors telle méthode de paiement ou tel compte comptable.
Règles disponibles en fonction des abonnements
Si vous avez souscrit à un plan Essentials ou Basique, vous pouvez uniquement créer des règles qui dépendent de vos fournisseurs et qui concernent la pré-comptabilité.
Si vous avez souscrit à un plan Avancé, vous pouvez créer en plus des règles qui déclenchent des circuits de validation.
Si vous avez souscrit à un plan Illimité, vous pouvez créer en plus des règles qui portent sur l’analytique (son affectation automatique) ou qui en dépendent (par exemple déclencher un circuit de validation)
Retrouvez le détail des règles disponibles : Créer mes règles d'automatisation.
Créer ou modifier mes règles en important mes fournisseurs
Créer mes règles via l'import de mes fournisseurs
Vous avez la possibilité de créer toutes vos règles en important l'ensemble de vos fournisseurs en une seule fois sur votre compte.
Modifier mes règles via l'import de mes fournisseurs
Si vos fournisseurs ont déjà été créés, vous pouvez les exporter afin de les importer de nouveau afin de mettre à jour toutes vos règles d'automatisation.
⚠️ Pour mettre en place des automatisations sur vos comptes comptables, pensez à importer vos comptes comptables avant d'importer vos fournisseurs.
Les règles concernants les montants ne peuvent être importées via le fichier fournisseur.
Créer ou modifier mes règles depuis l'onglet Automatisations
Vous avez également la possibilité de créer ou de modifier vos règles depuis l'onglet « Automatisations ». Filtrez afin de retrouver l'ensemble des règles créées par fournisseur.
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Cliquez sur « Automatisations » ;
Ici il y a un récapitulatif des règles créées. Il est possible de filtrer par fournisseur pour retrouver l'ensemble des règles d'automatisation liées à votre fournisseur.
Vous pouvez ainsi les modifier ou les supprimer depuis les boutons affichés sur chaque règle et en ajouter en cliquant sur « Ajouter une règle » en haut à droite.
Vous pouvez également modifier vos règles une par une lors du contrôle de votre facture, de l'édition ou lors de la révision.
Ainsi, si vous avez une règle établie sur le compte d'achat ou la méthode de paiement, il vous sera proposé, si vous la changez, d'enregistrer ce changement comme une nouvelle règle.
A savoir
Lors du contrôle d'une 1ère facture d'un fournisseur, les catégories, comptes comptables et méthode de paiement renseignés créent automatiquement des règles d'automatisation et se retrouvent donc dans la liste de vos automatisations.
Vous avez la possibilité de mettre à jour les règles concernant le compte d'achat ou la méthode de paiement directement via le formulaire de contrôle, l'édition de la facture ou l'onglet Réviser.
⚠️ Les automatisations créées ne s'appliquent que pour les factures pour le moment.
Détail des règles d'automatisation disponibles
Abonnement Basique ou Essentiel
Si vous avez souscrit à un plan Basique ou Essentiel, vous pouvez uniquement créer des règles qui dépendent de vos fournisseurs et qui concernent la pré-comptabilité . :
Si fournisseur X alors méthode de paiement Y
Si fournisseur X alors catégorie Y
Si fournisseur X alors compte d’achat Y
Si compte d’achat X alors compte de TVA Y
Abonnement Avancé
Si vous avez souscrit à un plan Avancé, vous pouvez créer les règles du plan Essentials ci-dessus et en plus des règles qui déclenchent des circuits de validation, ainsi qu'une règle sur la date de paiement :
Si fournisseur X alors date d'échéance Y
Si fournisseur X alors validateurs X, Y et/ou Z
Si la catégorie est X alors les validateurs sont X, Y et/ou Z
Si le montant est ≥ X€ alors les validateurs sont X, Y et/ou Z
Si la catégorie est X ET si le fournisseur est A, alors les validateurs sont X, Y et/ou Z
Abonnement Illimité
Enfin, si vous avez souscrit à un plan Illimité, vous avez accès à toutes les règles précédentes, et à des règles qui concernent l’analytique :
Si le compte d’achat est X alors la section analytique est Y
Si le fournisseur est X et si le compte comptable est Y alors la section analytique est Z
Si la section analytique est X alors les approbateurs sont X, Y et/ou Z
Si la section analytique est X ET si le fournisseur est A, alors les approbateurs sont X, Y et/ou Z
Par ailleurs, pour les règles qui définissent des circuits de validation, vous pouvez les combiner avec une condition sur le montant. Cela permet de ne solliciter vos validateurs que pour les factures d’un certain montant, par exemple.
Règles disponibles en combinaison avec un montant :
Si le fournisseur est X et si le montant est ≥ 1000€ alors les approbateurs sont X, Y et/ou Z
Si la section analytique est X et si le montant est ≥ 1000€ alors les approbateurs sont X, Y et/ou Z
Si la catégorie est X et si le montant est ≥ 1000€ alors les approbateurs sont X, Y et/ou Z
A savoir
Vous avez la possibilité de permettre la désactivation de la règle lors du contrôle afin d'autoriser un membre contrôlant la facture à mettre une autre donnée que la règle établie.
Cela n'aura pas pour conséquence de modifier vos règles. S'ils n'ont pas la possibilité de désactiver la règle alors la case sera grisée et celle-ci s'appliquera par défaut.
En fonction de l'abonnement choisi, vous avez également la possibilité de donner le droit ou non aux membres de votre équipe de créer et d'éditer les règles d’automatisations.