Smart docs analyse les documents déposés dans votre GED, en extrait automatiquement les informations clés (dates, montants, conditions) et vous permet de programmer des rappels pour anticiper vos échéances contractuelles ou administratives.
Voir Module IA : Smart docs.
Accéder à la GED
La GED (gestion électronique de documents) est l'espace où déposer tout document qui n'est pas directement lié à un achat ou une vente. Vous y accédez depuis le menu GED.
Importer un document
Glissez-déposez votre fichier dans la zone d'import, ou cliquez pour le sélectionner.
Formats acceptés : jpeg, jpg, pdf, png, xls, doc, csv, dans la limite de 50 Mo.
Consulter les informations extraites par l'IA
Une fois le service Smart docs activé, l'extraction se lance automatiquement après l'import. Les données apparaissent dans le bloc « Les informations détectées par notre IA. »
Selon le document, l'IA peut extraire notamment :
Date du document, date de début et de fin de contrat, date de fin de validité, date limite de résiliation.
Fréquence de facturation, méthode de paiement, montant HT et montant TTC.
Services ou produits inclus, conditions de résiliation, conditions spéciales.
Nom du bénéficiaire, nom de l'assureur, nom de la banque, IBAN.
Vérifier ou compléter les informations
Cliquez sur l'icône crayon pour passer en mode édition.
Modifiez une valeur, ou ajoutez une donnée avec Ajouter une information (un champ personnalisé demande un Nom et une Valeur).
Enregistrez : un message confirme que « les informations ont bien été mises à jour. »
Programmer un rappel
Depuis le tableau de la GED, ouvrez le menu d'actions de la ligne et choisissez « Créer un rappel ». Dans la fenêtre :
Renseignez la Date de fin à laquelle vous souhaitez être rappelé (date future obligatoire).
Sélectionnez les Destinataires du rappel.
Ajoutez si besoin un Message.
Choisissez le canal : Envoyer par email et/ou Envoyer par SMS.
Cliquez sur Enregistrer.
À savoir
Les canaux email et SMS sont cochés par défaut. Si un destinataire n'a pas de numéro de téléphone renseigné, un message vous en avertit.
Suivre mes documents et mes échéances
Le tableau de la GED récapitule, pour chaque document : Nom du fichier, Type, Partenaire, Date de fin, Importé le et les Alertes.
La colonne Alertes signale l'état du document : Arrive à expiration, À renouveler, À renégocier ou Expiré. Lorsqu'un rappel est programmé, une infobulle indique la date prévue.
Retrouvez les autres modules IA disponibles :