Gérer et justifier les dépenses de votre entreprise est essentiel pour un suivi financier optimal.
Libeo simplifie ce processus en vous permettant d'importer facilement des justificatifs de dépense.
Suivez ce guide pour savoir comment procéder, que vous soyez sur mobile ou ordinateur.
Où justifier une dépense ?
Vous pouvez justifier une dépense depuis plusieurs endroits, selon que vous ayez fait la dépense ou que vous gériez le compte.
Vous avez fait la dépense (détenteur de la carte)
depuis le mail de demande de justificatif, sur votre téléphone ou votre ordinateur ;
depuis l'application mobile, grâce à la notification reçue à chaque dépense ;
depuis l'onglet Transactions puis Dépenses par carte : vous n'y voyez que vos propres dépenses.
Vous gérez le compte (administrateur)
depuis l'onglet Transactions puis Dépenses par carte : vous voyez les dépenses en attente de justificatif de tous les détenteurs de carte et pouvez ajouter la facture à leur place. La facture est importée, elle est à contrôler et elle est automatiquement reliée au paiement par carte ;
en important la facture dans l'onglet « Achats » : si elle correspond à une dépense par carte Libeo, elle y est automatiquement associée ;
en relançant le détenteur de la carte : Comment relancer un détenteur de carte pour obtenir un justificatif ?
Réception du mail de demande de justificatif
Dès qu’une dépense par carte bancaire Libeo est effectuée, un mail est automatiquement envoyé pour vous inviter à justifier cette dépense.
Vous pouvez ouvrir ce mail depuis votre téléphone ou votre ordinateur pour ajouter le justificatif.
Importer un justificatif depuis un mobile
Choisissez de télécharger notre application mobile et recevez une notification à chaque dépense faite par carte de paiement Libeo afin de justifier directement vos dépenses par carte.
Vous avez ainsi la possibilité de :
Scanner un ou plusieurs documents
Choisir un document depuis votre téléphone
Déclarer comme perdu
Importer un justificatif depuis un ordinateur
En cliquant sur le lien depuis le mail sur votre ordinateur, vous serez directement redirigé vers l'onglet Transactions de votre compte Libeo, plus précisément vers la dépense à justifier. Vous pouvez aussi ouvrir la dépense depuis l'onglet Transactions puis Dépenses par carte.
Pour importer votre justificatif :
Pour ajouter une nouvelle facture, cliquez sur la zone d'import pour rechercher et sélectionner le document sur votre ordinateur, ou glissez-déposez le document dans cette zone ;
Cliquez ensuite sur « Importer et associer ».
Le bouton « Importer et associer » reste grisé tant qu'aucun fichier n'est sélectionné : choisissez d'abord votre document. Si un commentaire est obligatoire sur la carte, renseignez-le également.
Vous pouvez aussi associer une facture déjà importée et/ou contrôlée dans Libeo en la sélectionnant dans la liste proposée.
⚠️ Nous affichons toutes les factures :
qui ne sont pas dans ces statuts : payé, en attente d’IBAN, partiellement payé, planifié
dont le total est inférieur à celui du paiement (par défaut, mais modifiable en décochant le filtre)
de mêmes devises que le paiement
de manière ordonnée par le total en décroissant
Association et contrôle des justificatifs
Tout import d'une nouvelle facture ayant une dépense par carte bancaire Libeo sera automatiquement associée à la dépense par carte.
Une fois le justificatif importé et associé à la dépense, vous pouvez :
Contrôler et vérifier le document
Ajouter des informations supplémentaires telles que le fournisseur, la comptabilité et/ou l’analytique
Ajouter un commentaire si besoin
L’import et la gestion des justificatifs de dépense sont ainsi fluides et accessibles, vous permettant de maintenir une comptabilité précise et à jour.
À savoir
La date de paiement sera pré-remplie automatiquement lors de l'import d'un justificatif CB ainsi que les informations liées à la dépense.