Gérer et justifier les dépenses de votre entreprise est essentiel pour un suivi financier optimal. Libeo simplifie ce processus en vous permettant d'importer facilement des justificatifs de dépense. Suivez ce guide pour savoir comment procéder, que vous soyez sur mobile ou ordinateur.
Réception du mail de demande de justificatif
Dès qu’une dépense par carte bancaire (CB) est effectuée, un mail est automatiquement envoyé pour vous inviter à justifier cette dépense. Vous pouvez ouvrir ce mail depuis votre téléphone ou votre ordinateur.
Importer un justificatif depuis un mobile
Vous n'avez pas besoin de vous connecter à votre compte Libeo pour importer un justificatif depuis votre mobile. Le lien dans le mail vous redirige vers une page dédiée où vous pouvez :
Importer un justificatif existant
Prendre une photo du justificatif sur le moment
Ajouter un commentaire si nécessaire
Importer un justificatif depuis un ordinateur
En cliquant sur le lien depuis le mail sur votre ordinateur, vous serez directement redirigé vers l'onglet Transactions de votre compte Libeo, plus précisément vers la dépense à justifier. Pour importer votre justificatif :
Ajoutez une facture en recherchant et sélectionnant le document depuis votre ordinateur
Associez une facture déjà importer et/ou contrôlée dans Libeo
⚠️ Nous affichons toutes les factures :
qui ne sont pas dans ces statuts : payé, en attente d’IBAN, partiellement payé, planifié
dont le total est inférieur à celui du paiement (par défaut, mais modifiable en décochant le filtre)
de mêmes devises que le paiement
de manière ordonnée par le total en décroissant
Gestion des dépenses en attente pour les administrateurs
Si vous êtes administrateur du compte, vous avez une vue d'ensemble des dépenses en attente de justificatif pour tous vos collaborateurs. Cela vous permet de vérifier et de valider les justificatifs de manière centralisée.
Gestion des dépenses pour les détenteurs de carte Libeo
Si vous êtes détenteur d’une carte Libeo, vous ne verrez que vos propres dépenses à justifier dans l'onglet Transactions. Cela simplifie la gestion individuelle des justificatifs.
Association et contrôle des justificatifs
Une fois le justificatif importé et associé à la dépense, vous pouvez :
Contrôler et vérifier le document
Ajouter des informations supplémentaires telles que le fournisseur, la comptabilité et/ou l’analytique
Ajouter un commentaire si besoin
L’importation et la gestion des justificatifs de dépense sont ainsi fluides et accessibles, vous permettant de maintenir une comptabilité précise et à jour.