Qu'est-ce qu'un code journal et pourquoi est-il important ?
Un code journal est un identifiant unique pour chaque journal comptable utilisé pour suivre les transactions financières. Dans Libeo, vous pouvez paramétrer plusieurs journaux d’achats et chaque compte bancaire a un journal de banque associé, ce qui permet de garder un enregistrement clair de toutes les opérations liées à ce compte.
Ajouter des journaux d’achat
Accéder à l’onglet « Comptabilité » puis « Configuration » puis cliquez sur « Codes journaux » ;
Un journal d’achat est créé par défaut et vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton « Ajouter » en haut à droite du tableau ;
Remplissez un code et un label et cliquez sur « Valider ».
Appliquer le bon journal d’achat sur une facture
Lors du contrôle des factures
Lorsque vous contrôlez une facture dans la section « Réception », vous pouvez appliquer un journal d'achat spécifique à cette facture ;
Dans l'encart « Vérifier comptabilité et axes analytiques », le menu déroulant « Modifier le compte général ou le journal d'achat » vous permet de sélectionner le journal d'achat correspondant à la nature de la dépense.
Depuis la page « Réviser »
Avant de valider ou de modifier une facture, vous avez la possibilité de vérifier et de modifier le journal d'achat qui lui est associé. Cela permet d'assurer que chaque facture est correctement classée avant export.
Cliquez sur le petit crayon en bout de ligne pour modifier le journal choisi au contrôle.
À savoir
Votre code d’achat par défaut sera toujours pré-sélectionné. L’encart dédié dans le formulaire de contrôle de la facture est uniquement disponible pour modifier le journal d’achat par défaut.
Si vous souhaitez utiliser le journal ACH pour 90% de vos factures, et que c’est votre journal d’achat par défaut, vous n’aurez à modifier l’encart que pour 10% de vos factures d’achats restantes.
Ajouter des journaux de banque
Création automatique : Pour chaque compte bancaire que vous ajoutez dans Libeo, un journal de banque est créé automatiquement. Cependant, un seul journal d’achat est créé automatiquement pour tous les achats.
Journal pour le compte Libeo : Dès que votre compte Libeo est créé, un journal de banque est également créé et associé à ce compte.
Gestion des journaux : La suppression d’un journal associé à un compte bancaire n’est pas possible, car chaque journal est essentiel pour la traçabilité comptable.
Retrouver le journal de banque associé à mon compte bancaire
Vous pouvez retrouver le journal de banque associé à votre compte bancaire depuis l'onglet « Services de paiement ».
Vous retrouvez tous vos comptes bancaires avec, dans la colonne « Comptabilité », les journaux de banque liés à ces comptes bancaires.
Cliquez sur la ligne correspondant à votre compte bancaire ;
Dans la section « Comptabilité » du volet qui s’ouvre, vous verrez toutes les informations comptables, y compris le journal associé ;
C’est dans cette section que vous pouvez modifier le compte comptable associé pour l’export du journal de banque.
Modifier un code journal
La modification du code ou du label du journal se fait en suivant ces étapes simples :
Cliquez sur l’onglet « Comptabilité » ;
Cliquez sur l'onglet « Configuration » ;
Sélectionnez l’encart « Codes journaux » ;
Cliquez sur les 3 petits points au bout de la ligne du journal à modifier et sélectionnez l’action « Éditer » ;
Effectuez les modifications nécessaires puis validez.
Comment fonctionne l'export des journaux dans Libeo ?
Libeo vous permet de configurer l’export de vos journaux de différentes manières selon vos besoins comptables.
Lors de l’export comptable, vous pouvez choisir quels journaux vous souhaitez exporter, offrant ainsi une plus grande flexibilité dans la gestion de vos données comptables.