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Suivre ses encaissements et gérer les relances
Suivre ses encaissements et gérer les relances

Comprendre où en sont les règlements de ses factures de vente et découvrir le cycle de relances mis en place par Libeo jusqu'à encaissement

Noémie Auclerc avatar
Écrit par Noémie Auclerc
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Retrouvez toutes les factures envoyées à vos clients et vérifiez leur statut. Pour cela, cliquez sur « Se Faire Payer » depuis le menu de gauche.

Suivre ses encaissements :

Depuis la colonne « Statut » vous pourrez voir le statut de vos factures de vente.

  • Non échue : avant que la date d'échéance soit dépassée ;

  • À encaisser : une fois la date d'échéance dépassée ;

  • Planifié : un paiement a été planifié ;

  • Solde à encaisser : une partie de la facture a été payée ;

  • Encaissée : une fois que la facture a été payée.

Pour indiquer que la facture est encaissée cliquez sur « Signaler un paiement ». La facture aura le statut « Encaissée » et les relances seront suspendues.

Pour les factures QuickBooks, lorsque qu'un encaissement est indiqué dans Libeo alors le statut de la facture se met à jour automatiquement dans QuickBooks et inversement.

Filtrer vos factures :

Vous pouvez naviguer entre les factures de ventes à rapprocher ou toutes vos factures grâce au menu en haut de page.

Pour préciser l'affichage vous pouvez filtrer les factures par :

  • Statut ;

  • Client ;

  • Numéro de facture, texte inscrit sur la facture ;

  • Factures avec un paiement détecté, soit les factures à rapprocher.

Gérer ses relances :

Depuis la colonne « Prochaine étape » vous pourrez connaître la prochaine étape de relance prévue ainsi que sa date.

Pour afficher les relances déjà transmises à votre client cliquez sur la facture et regardez dans le fil d'activité.

Pour arrêter les relances cliquez sur « Suspendre ». Elles seront ainsi suspendues pour la facture choisie, mais attention cette suspension est définitive.

En savoir plus sur les relances :

Le système de relances dépend à la fois de la date d'échéance de la facture et de la date à laquelle elle a été envoyée au client. Trois cas de figure :

1/ Une facture envoyée en avance (au moins 4 jours avant sa date d'échéance). Le client recevra les mails suivants dans cet ordre :

  • Un mail d'émission de facture ;

  • Une première relance à la moitié du délai entre l'envoi et l'échéance ;

  • Un deuxième relance à échéance de la facture ;

  • Puis trois relances à sévérité croissante envoyées à cinq jours ouvrés d'intervalles les unes des des autres, la première partant 5 jours ouvrés après échéance.

2/ Une facture envoyée peu de temps avant échéance (moins de 3 jours avant son échéance). Le client recevra les mails suivants dans cet ordre :

  • Le client recevra les mails suivants dans cet ordre :

  • Un mail d'émission de facture ;

  • Puis trois relances à sévérité croissante envoyées à cinq jours ouvrés d'intervalles les unes des des autres, la première partant 5 jours ouvrés après le mail d'émission de facture.

3/ Une facture envoyée après échéance (le jour de l'échéance ou après). Le client recevra les mails suivants dans cet ordre :

  • Un mail d'émission de facture ;

  • Une première relance six jours ouvrés après le mail d'émission de facture ;

  • Puis trois relances à sévérité croissante envoyées à cinq jours ouvrés d'intervalles les unes des des autres, la première partant 5 jours ouvrés après le premier mail de relance.

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