Depuis la vue 360, Libeo repère les fournisseurs qui semblent être un même fournisseur présent dans plusieurs de vos sociétés (même identifiant légal, même nom ou nom similaire). Vous pouvez ensuite les harmoniser : un même nom, un même compte auxiliaire, des informations légales et des coordonnées bancaires cohérents partout.
Qui peut harmoniser les fournisseurs ?
Vous devez avoir le droit de modifier les fournisseurs de chaque compte concerné. Un compte sur lequel vous n'avez pas ce droit s'affiche en lecture seule avec le message « Vous n'avez pas le droit de modifier les fournisseurs de ce compte ». Il ne peut alors pas être inclus dans l'harmonisation.
Repérer les doublons à harmoniser
Rendez-vous dans la vue 360, onglet « Fournisseurs ». Deux accès sont disponibles :
la carte « Harmonisez votre référentiel fournisseurs », avec le bouton « Examiner les doublons » ;
le filtre « Doublons potentiels » suivi du nombre de groupes à examiner.
Les fournisseurs concernés portent le badge « Doublon potentiel ». Survolez le badge pour voir avec quel autre fournisseur il correspond : même nom, même identifiant légal ou nom similaire.
Examiner un groupe de doublons
Un groupe regroupe les fiches d'un même fournisseur. Pour le traiter :
Cliquez sur « Examiner les doublons » ;
Vérifiez le groupe affiché (« Groupe 1 sur 3 » par exemple) : le nombre de comptes concernés et les dépenses des 12 derniers mois ;
Dans « Comptes concernés », vérifiez le nom, le compte auxiliaire, l'identifiant légal, les coordonnées bancaires et les dépenses de chaque compte ;
Décochez un compte si vous souhaitez garder sa fiche telle quelle : il ne sera plus proposé dans ce groupe ;
Dans « Valeurs à appliquer », choisissez les valeurs à reprendre. Libeo présélectionne la valeur la plus utilisée dans vos comptes ;
Cliquez sur « Harmoniser » suivi du nombre de comptes, puis confirmez l'harmonisation.
Une notification confirme le résultat, par exemple « Fournisseur harmonisé dans 3 comptes ». Le groupe suivant s'affiche ensuite.
À savoir
Les valeurs que vous pouvez appliquer sont les suivantes :
Nom : choisissez un nom existant dans vos comptes, ou saisissez-en un nouveau ;
Compte auxiliaire : choisissez un compte existant, ou saisissez-en un nouveau. Le nouveau compte s'applique aux prochains exports comptables ; les écritures déjà exportées ne sont pas modifiées ;
Informations légales : recherchez l'entreprise par son nom ou son SIREN pour rattacher son identifiant légal aux comptes qui n'en ont pas ;
Coordonnées bancaires : ajoutez un IBAN validé dans les comptes qui n'en ont pas.
⚠️ Les IBAN ajoutés sont créés « à valider » dans chaque compte : ils devront être validés avant de pouvoir payer le fournisseur. Les IBAN existants ne sont jamais remplacés.
Ce qui n'est jamais modifié
L'harmonisation ne modifie jamais les adresses ni les IBAN existants. Si les coordonnées bancaires diffèrent d'un compte à l'autre, Libeo l'indique dans le groupe : vérifiez-les dans chaque compte concerné.
En cas d'échec sur un compte
Si la modification n'aboutit pas sur un compte, le message indique la raison, par exemple :
un autre fournisseur de ce compte porte déjà ce nom ;
cette entreprise est déjà rattachée à un autre fournisseur de ce compte ;
la fiche fournisseur n'existe plus dans ce compte.
Corrigez la cause, puis cliquez sur « Réessayer » ou passez au groupe suivant. Les comptes déjà harmonisés restent modifiés et le groupe reste dans la file pour les comptes en échec.
Lorsque plusieurs fiches existent dans un même compte
Si un compte contient déjà plusieurs fiches de ce fournisseur, il est signalé et ne peut pas être harmonisé tant que ces fiches ne sont pas fusionnées. Cliquez sur « Fusionner dans ce compte », choisissez la fiche à conserver : les autres y seront fusionnées, puis supprimées. Les documents, règles d'automatisation et contacts sont conservés.
Passer ou ignorer un groupe
« Passer » vous permet de revenir à ce groupe plus tard ;
« Ignorer ce groupe » retire ces fiches de la liste des doublons. Aucune fiche n'est modifiée.
Voir aussi Comment fusionner deux fournisseurs ? et Tout savoir sur la vue 360.