Sur Libeo, vous pouvez créer autant de comptes que vous avez de sociétés. Vous pouvez ainsi créer des comptes Libeo pour chacune de vos sociétés et naviguez facilement d'un compte à l'autre.
11 pays sont disponibles pour la création du compte :
France
Royaume-Uni
Italie
Allemagne
Espagne
Pays-Bas
Suisse
Finlande
Belgique
Luxembourg
Norvège
À savoir
Des fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles pour certains pays. Si vous choisissez un autre pays que la France pour créer votre société, les fonctionnalités non disponibles seront affichées lors de la création.
Créer une nouvelle société
Cliquez sur le nom de votre société ;
Cliquez sur « Ajouter un compte » ou « Voir vue 360 » si vous possédez déjà plus d'une société sur Libeo puis « Ajouter un compte » ;
Renseignez votre entreprise en indiquant le pays puis son nom ou SIRET et cliquez sur « Suivant » ;
Choisissez l'abonnement souhaité pour votre société puis le mode de paiement de votre abonnement ;
Si vous administrez déjà une autre société sur Libeo, l'écran de pré-remplissage s'affiche juste après la souscription : choisissez la société source dont vous souhaitez reprendre la configuration. Cette étape est facultative. Si vous cliquez sur « Passer cette étape », elle ne vous sera plus proposée pour cette société ;
Le compte est créé, il ne reste plus qu'à le paramétrer (compte bancaire, utilisateurs, plan comptable etc.) et à démarrer la vérification de votre compte pour activer le paiement.
Pour obtenir de l'aide, n'hésitez pas à vous inscrire à une formation en cliquant sur le bouton « Besoin d'aide » en bas à gauche de votre compte et choisissez « Je souhaite une formation complémentaire » ou à contacter votre chargé.e de compte.
Pré-remplir la configuration d'une nouvelle société
Créer une nouvelle société ne veut plus dire tout reconfigurer à la main. Un administrateur peut reprendre la configuration d'une société qu'il administre déjà, de deux façons :
à la création, sur l'écran de pré-remplissage qui s'affiche juste après la souscription ;
sur un compte existant, depuis la vue 360 : cliquez sur « Copier une configuration » ou, dans le menu d'actions d'un compte, sur « Copier depuis un autre compte ».
Choisir les éléments à reprendre
Vous choisissez la société source, puis les éléments à reprendre. Chaque catégorie se coche et indique le nombre d'éléments sélectionnés. Le lien « Choisir » ouvre une fenêtre qui permet de sélectionner les éléments un par un, avec une recherche, « Tout sélectionner » et « Tout désélectionner » et des filtres rapides. Tout est coché par défaut.
Fournisseurs et clients : fiche, contacts, adresses, comptes auxiliaires et scénarios de relance. Vous pouvez limiter la reprise selon la date de la dernière facture (toute période, 3, 6, 12 ou 24 mois). Les fournisseurs et clients archivés sont exclus par défaut : cochez « Inclure les archivés » pour les reprendre ;
Comptabilité : plan comptable, journaux, modèles d'export, schémas d'autoliquidation, tags et préférences comptables ;
Analytique : axes et sections ;
Contacts internes ;
Règles d'automatisation ;
Utilisateurs : leur rôle est identique à celui de la société source par défaut, et vous pouvez le modifier.
Pendant et après la copie
La copie se fait en arrière-plan : vous pouvez utiliser Libeo immédiatement. Un bandeau s'affiche en haut de toutes les pages de la société, et « Voir l'avancement » ouvre le détail par catégorie. À la fin, le bandeau passe au vert et « Voir le récapitulatif » détaille ce qui a été repris, ce qui existait déjà et ce qui n'a pas été repris, avec la raison et l'action proposée pour corriger. Ce récapitulatif est aussi envoyé par e-mail à la personne qui a lancé la copie.
À savoir
Les éléments déjà présents sur la société cible ne sont jamais modifiés : ils sont conservés et comptés « déjà présents » dans le récapitulatif. Pour un fournisseur déjà présent, l'IBAN n'est pas modifié.
Une règle d'automatisation reprise impose les éléments qu'elle utilise (fournisseur, compte, contact interne, tag) : ils sont ajoutés automatiquement et ne peuvent pas être décochés tant que la règle est cochée. Une règle qui désigne un utilisateur non repris est ignorée et listée dans le récapitulatif.
Les fonctionnalités disponibles dépendent du plan de la société cible : une catégorie non incluse dans son plan est grisée, et seules les règles d'automatisation autorisées par ce plan sont copiées.
Les utilisateurs qui ont déjà un compte Libeo sont ajoutés directement et sont prévenus par e-mail. Les autres reçoivent une invitation. Aucun e-mail n'est envoyé aux contacts internes.
Ne sont jamais copiés : les factures, les créances, les paiements, les comptes bancaires, la connexion au logiciel comptable, l'export comptable programmé et les budgets analytiques. Ces quatre derniers éléments sont à configurer vous-même.
⚠️ Seuls les IBAN validés sont repris, et ils arrivent validés. Les IBAN en attente de validation ne sont pas repris.
⚠️ Un utilisateur dont les droits sont restreints est décoché par défaut si le plan de la société cible ne permet pas de restreindre les droits : il aurait un accès complet.
Naviguer entre mes sociétés
Cliquez sur le nom de votre société ;
Cliquez sur « Changer de société » ;
Cliquez sur la ligne de la société sur laquelle vous souhaitez vous connecter.